Стандартные нормативы времени на выполнение работ по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в государственных (муниципальных) учреждениях. КОД 14.08.01 (утверждено ФГБУ НИИ ТСС Минтруда России 07.03.2014 года №003)

Подсчет времени работы — важный инструмент для выявления способов повышения производительности и оптимизации бизнес-процессов.

Вам помогут документы и бланки:

• Определение подсчета времени работы
• Этапы проведения подсчета времени работы
• Сбор данных для подсчета времени
• Анализ результатов подсчета времени
• Заключение

Определение подсчета времени работы

Хронометраж используется для анализа продолжительности циклических трудовых процессов, особенно вручную или с частичной механизацией. Операция делится на отдельные элементы или приемы труда.

В ходе хронометража решаются следующие задачи:

• Выявление нерациональных приемов труда;
• Разработка наиболее эффективных рабочих процессов;
• Установление норм выработки.

Итогом является установление норм рабочего времени для конкретной технологической операции.

Этапы проведения хронометража

Как и другие методы исследования рабочего времени, хронометраж проводится в несколько последовательных этапов. Для проведения хронометражных исследований необходимо:

• изучить порядок проведения обследуемой операции, рабочие места, где она проводится;
• выбрать сотрудников, за которыми будет проводиться наблюдение;
• подготовить бланк для сбора данных;
• провести замеры;
• проанализировать полученные результаты и внести при необходимости корректировки.

Часто перед началом хронометража производится фотографирование рабочего дня. Это помогает определить перечень выполняемых сотрудниками участка технологических операций, их последовательность и уровень повторяемости.

Эксперты КонсультантПлюс поделились советами по организации фотографирования рабочего дня. Воспользуйтесь бесплатным пробным доступом к системе и приступайте к изучению рекомендаций.

После того, как процесс работы был спланирован и его компоненты определены, выбираются сотрудники, которые будут наблюдаться. Если целью является выявление свободного времени, то выбираются опытные сотрудники. В случае, если необходимо разработать стандарты, наблюдаемыми становятся работники со средней скоростью работы. Новички или персонал с низкой производительностью исключаются из хронометража.

Процесс сбора данных для хронометража

Хронометражные измерения лучше проводить на работах, которые требуют регулярного повторения одних и тех же действий, которые могут быть разделены на отдельные элементы.

Процесс сгибания одной заготовки на станке можно разбить на следующие этапы:

1. Вытянуть руку к контейнеру с заготовками.
2. Взять заготовку.
3. Переместить заготовку на станок.
4. Закрепить заготовку.
5. Вытянуть руку к кнопке и нажать на нее.
6. Взять готовое изделие.
7. Поместить готовое изделие в контейнер.

Во время хронометража измеряется длительность каждой операции. Проводится несколько измерений, результаты суммируются, и выводится средняя длительность всего процесса. Для определения количества измерений в зависимости от характера работы и общей длительности процесса рекомендуется использовать таблицу:

Количество измерений в зависимости от продолжительности операции, мин

Работа на автоматизированных станках и оборудовании

Процессы выполнения работ на станках и оборудовании с привлечением ручного труда требуют особого внимания.

Когда операции занимают до 6-8 секунд, применяется цикловой хронометраж. В этом методе измеряются последовательности действий в трудовом процессе, после чего вычисляется время каждого движения.

Для удобства проведения хронометража разрабатывается специальная таблица. В ней указываются названия действий в левой части, затем создаются колонки для замеров каждого движения. По окончании измерений подсчитывается коэффициент устойчивости хроноряда, который позволяет оценить правильность проведенных измерений.

Для вычисления коэффициента устойчивости хроноряда используется специальная формула.

MAXz — это максимальное значение замера элемента;

MINz — это минимальное значение замера.

Для определения соответствия нормативному значению необходимо проанализировать данные, представленные в таблице:

Коэффициент устойчивости времени выполнения операции, превышающей 15 секунд

Если коэффициент превышает указанное значение, то замер считается некорректным. В таком случае либо проводится повторное измерение, либо данные, значительно отклоняющиеся от среднего более чем на 10-15%, исключаются.

Форма для записей хронометража:

Как производится интерпретация хронометража

Анализ данных хронометража осуществляется через:

• визуализацию статистики действий сотрудника;
• построение уравнений зависимости производства от различных факторов;
• сопоставления фактической эффективности сотрудников с плановой, стандартной;
• выявления неоптимальных действий сотрудника при выполнении операций;

Часто все эти методы анализа данных хронометража проводятся либо самим сотрудником, либо его компетентным коллегой. Главной целью является установление норматива рабочего времени на определенную операцию.

На основе данных, полученных в ходе хронометража, а также их анализа, на предприятии принимаются кадровые решения, разрабатываются методические рекомендации по оптимизации последовательности трудовых движений, размещению инструментов, оборудования, изменению численности работников на участке, улучшению производственного процесса в общем.

Проведя измерения времени выполнения операции по изготовлению гнутого профиля, было установлено, что изготовление одной детали длиной в 1 метр занимает 39 секунд. Таким образом, можно определить, сколько времени понадобится для изготовления партии из 1000 деталей: 1000 х 39 = 39 000 секунд, что соответствует 10,83 часам рабочего времени.

Имея планы на производство продукции на определенный период, можно не только рассчитать необходимое количество квалифицированных сотрудников, но и эффективно планировать другие аспекты работы. Например, зная время превращения материалов, поступающих на производство, в готовую продукцию, можно оптимизировать логистику закупок материалов и их оптимальный запас.

Наша команда специалистов разработала образец хронометража рабочего времени, включающий измерение продолжительности рабочих движений сотрудника:

Выводы

Учет рабочего времени — инструмент, который помогает оптимизировать процессы внутри компании. Правильно веденный учет предоставляет информацию, необходимую для эффективного управления не только рабочим временем, но и другими бизнес-процессами, такими как логистика. На практике учет времени комбинируется с другими методами, такими как фотографирование рабочего процесса.

«Стандартные нормативы времени на выполнение работ по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в государственных (муниципальных) учреждениях. КОД 14.08.01» (утверждено ФГБУ «НИИ ТСС» Минтруда России 07.03.2014 года №003)

Уникальные нормативные документы предназначены для расчета необходимых трудозатрат и определения численности сотрудников, занимающихся бухгалтерским учетом и финансовой деятельностью государственных (муниципальных) организаций, учитывая порученные им функции.

Данные уникальные нормативные документы основаны на исследованиях, проведенных Институтом труда в 2012-2013 годах, а также на прежде утвержденных сборниках и ориентированы на рекомендации. При необходимости рекомендуется использовать другие нормативные акты или разрабатывать местные нормативы, учитывая особенности организаций.

1.1. Стандартные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности рекомендуются для использования в государственных (муниципальных) учреждениях при расчете трудозатрат, определении численности сотрудников, установлении их должностных обязанностей и распределении рабочих обязанностей между исполнителями.

1.2. Основой для разработки типовых нормативов времени послужили:

собственные фотографии рабочего времени, проведение хронометражных наблюдений и экспертная оценка;

изучение существующих методов организации труда и передовых подходов в бухгалтерском деле;

информация из оперативного учета и отчетности.

1.3. В сборнике предусмотрено использование документов по бухгалтерскому учету и отчетности.

Сборник включает в себя нормативы времени в минутах на единицу измерения объема работы.

1.4. Нормативы времени были разработаны для следующих видов бухгалтерских работ:

Осуществление учета основных средств, материальных запасов, малоценных и быстро изнашивающихся предметов, затрат на производство и других целей, денежных средств, внутриведомственных расчетов по финансированию, расчетов денежных и кредитных операций, расходов, финансирования из бюджета, фондов и средств целевого назначения, реализации продукции, доходов, краткосрочных ссуд из бюджета, средств, переданных и полученных, результатов исполнения бюджета, забалансовых счетов, кассовых операций, а также составление отчетности.

Работы, которые выполняются единовременно и не охвачены нормами времени, оцениваются с коэффициентом К = 1,05 к трудоемкости работ, определенной по установленным нормам.

1.5. Временные стандарты для бухгалтерского учета охватывают все виды бухгалтерских работ, выполняемых с использованием специализированных программных продуктов.

1.6. Названия должностей в данном сборнике указаны в соответствии с действующим тарифно-квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Выполнение работ исполнителями другой должности не может привести к изменениям во временных стандартах.

1.7. Установленные в нормативной части сборника временные нормативы учитывают оптимальные организационно-технические условия выполнения работ по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности.

1.8. При выполнении работ, которые не охвачены нормами сборника, а также при внедрении более эффективных методов организации труда, нормы времени должны разрабатываться с применением технического нормирования и вводиться в установленном порядке, соответствующем более высокой производительности.

1.9. Расчет общей трудоемкости работ, выполняемых сотрудниками в бухгалтерии и финансовых подразделениях, производится по направлениям их деятельности по формуле:

где То — общая трудоемкость работ в бухгалтерии, финансовом отделе;

Тр — затраты времени на соответствующее направление деятельности, учтенные в нормативах;

n — количество видов работ, выполняемых;

К — коэффициент, отражающий трудоемкость работ, не включенных в нормативы и имеющих разовый характер.

1.1. Расходы времени на соответствующий вид нормируемых работ определяются по следующей формуле:

Vi — количество работы i-го типа, выполненное в течение года.

1.2. Количество сотрудников определяется по формуле:

где Фn — фонд рабочего времени одного сотрудника за год, устанавливается ежегодно;

Кн — коэффициент, учитывающий невыходы сотрудников по уважительным причинам, как средний показатель за последние 2 года, определяется по формуле:

где % невыходов — невыходы сотрудников по уважительным причинам, как средний показатель за последние 2 года, определяется по данным бухгалтерского учета.

1.3. При расчете количества сотрудников рекомендуется округлять только итоговое количество.

Пример расчета количества сотрудников приведен в Приложении.

Обязанности, которые поручаются сотрудникам бухгалтерии, определены инструкциями по должностям и стандартами.

Каждому сотруднику или группе сотрудников назначается определенная часть бухгалтерского учета в зависимости от объема работы (учет ОС, материальных запасов, производственных затрат и т. д.).

При распределении обязанностей между исполнителями учитывается их квалификация, опыт работы и деловые качества для более быстрого выполнения задач.

Помещение для бухгалтерии должно иметь специальное оборудование. Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, следует ограничить доступ к рабочему материалу лиц, не являющихся сотрудниками бухгалтерии.

Для бухгалтерии необходимо обеспечить оптимальное пространство в соответствии с санитарными требованиями, учитывая освещенность, вентиляцию и температуру. Эти параметры должны соответствовать установленным нормам.

Рабочий стол должен содержать минимум документов для эффективной работы в течение дня.

Для хранения литературы и документов рекомендуется использовать шкафы.

Согласно правилам кассовых операций, помещение для кассы должно быть закрытым, с металлическими решетками на окнах и внутренним замком на двери во время рабочего дня.

Место работы кассира обычно оснащается столом и стулом. Для хранения наличных денег и других ценностей в кассовом помещении устанавливается металлический сейф.

Сотрудники отдела бухгалтерии регулярно проводят обучение материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности средств и материальных ценностей, находящихся под их ответственным контролем.

Для удобства посетителей целесообразно разработать график работы бухгалтерии, предусматривающий их прием утром и перед окончанием рабочего дня.

Режим работы и отдыха сотрудников бухгалтерии устанавливается исходя из графика дня, учитывая все необходимые задачи и приоритетное выполнение наиболее сложных из них в первой половине дня, когда у работников наивысшая концентрация и эффективность.

Проведение инвентаризации основных средств включает в себя учет их наличия;

учет движения основных средств;

учет фонда в основных средствах;

учет операций по выбытию и перемещению основных средств;

Нормативы времени представлены в таблице 1.

Измерение времени работы

В некоторых случаях организация решает проанализировать время работы и зафиксировать время выполнения рабочих операций. Этот метод называется измерением времени работы. Обычно его проводят на различных производствах для работников, которые выполняют повторяющиеся операции вручную или с использованием техники (механизмов). Все результаты замеров записываются в документ, чтобы определить, сколько времени требуется на каждую операцию. Рассмотрим, какие основные задачи решает этот метод и как оформить измерение времени работы документально.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Цель проведения хронометража рабочего времени

Главная задача проведения измерений времени и составления хронометража заключается в том, чтобы максимально оптимизировать рабочие процессы. Для этого устанавливают определенные временные нормы, при которых выполнение рабочих операций будет происходить с необходимой скоростью. Чаще всего такая процедура проводится на предприятиях, применяющих систему поточного производства.

Помимо вышеперечисленного, преследуются следующие цели:

• Определить, сколько времени занимает каждая рабочая операция, на что тратится время работника помимо непосредственно труда, были ли нерациональные временные потери и т.д.
• Оценить, соответствуют ли действующие нормы требованиям к качеству выполненной работы.
• Разработка эффективных схем выполнения трудовых обязанностей работниками.
• Анализ причин невыполнения установленного плана руководством и разработка методов решения проблемы.
• Внедрение новых методов производства.

Обратите внимание! Определение хронометража рабочего времени проводится исключительно по желанию работодателя. Это не является обязанностью работодателя, такая процедура выполняется только при необходимости. Перед началом измерений руководство должно выдать приказ о проведении хронометража рабочего времени. Приказ составляется в произвольной форме. Сотрудник, чья работа будет измеряться, должен быть извещен о приказе и процедуре измерений.

При проведении анализируют психологическое состояние сотрудника, организацию его рабочего места и даже мелкие детали. Это важно, например, для выявления причины неэффективности работы.

Возможно измерять время всего рабочего процесса или только отдельных операций, всё зависит, повторим, от цели, с которой он проводится.

Кто осуществляет измерение времени и формирует документацию

Записи наблюдает специалист, имеющий необходимые знания и навыки, который должен быть знаком с рабочим процессом и трудовой организацией.

Это могут быть профессиональные нормировщики или специалисты, на которых руководитель возложил данное поручение. В этом случае работник должен тщательно изучить информацию о хронометраже.

Обратите внимание! Это возможно сделать даже самому сотруднику, однако при этом стоит учитывать также время на запись результатов.

Как проводится измерение времени

В целом процедура проходит через несколько этапов:

1. Подготовка к проведению замеров. Необходимо изучить операции, длительность которых будет измеряться, выбрать работников, чьи действия будут измеряться. Также важно рассчитать, сколько замеров нужно будет сделать.
2. Создание бланка для заполнения.
3. Предварительное информирование выбранных работников о том, что их трудовые действия будут регистрироваться.
4. Проведение самого измерения времени.
5. Анализ результатов. Разработка плана для внесения изменений в текущую ситуацию.

Сотрудников, чей труд будут изучать, отбирают в зависимости от цели хронометража. Если требуется установить стандарты времени, то выбор делается в пользу работников средней-высокой производительности. Если цель — установить стандарты несоблюдения плана, то выбирают работников, отстающих от графика. При установлении стандартов анализируют работу сотрудников с высокой квалификацией и хорошей производительностью.

Наблюдатель должен видеть весь процесс работы выбранного сотрудника. Выбор подходящего места нужно произвести еще на этапе подготовки к процедуре. Наблюдатель и работник не должны общаться во время измерений.

При проведении хронометража необходимо измерять время выполнения каждой операции, включая кратковременные перерывы. Делается несколько измерений, после чего длительность расчитывается путем нахождения среднего арифметического.

Обратите внимание! Для отсчета времени лучше всего использовать обычные электронные секундомеры. Идеально, если в них есть функция сохранения результатов, так можно будет легко перенести данные после завершения действий или серии измерений в соответствующий бланк.

Особенности измерений и расчетов

При проведении хронометража следует замерять время для каждого действия последовательно. Проводят несколько измерений, чтобы определить среднюю длительность каждой операции.

В таблице указано, сколько измерений необходимо провести в зависимости от характера работы и продолжительности каждого действия.

Натура работы	Количество измерений в зависимости от продолжительности операции, мин
	До 1	1-5	6-10	Более 10
Работа на автоматизированных станках и оборудовании	10-20	10-20	6	4
Работа на станках и оборудовании с применением ручного труда	15-30	15-30	10	6
Ручная	30	20-30	12	8

Также производят расчет коэффициента устойчивости хроноряда. Этот показатель необходим для проверки правильности проведенных измерений.

Расчет коэффициента осуществляется путем деления максимального значения операции на минимальное значение. Затем полученный результат сравнивают с установленными данными. Если значение коэффициента превышено, делается вывод о некорректном измерении. Следовательно, его необходимо повторить.

В приведенной таблице указаны коэффициенты устойчивости хроноряда в зависимости от вида работы и производства.

Вид изготовления	Коэффициент стабильности временных интервалов при операциях длительностью более 15 секунд
	Машина	Машина и руки	Только руки
Массовое	1,1	1,5	2
Партийное	1,1	1,3	1,7
Малосерийное	1,1	1,7	2,3

Анализ результатов

После того как заполнен бланк хронометража, начинают анализировать полученные данные. На основе статистики определяются оптимальные стандарты для каждого процесса. Также выявляются неэффективные действия сотрудников и принимается решение об их устранении. Возможны изменения в персонале, перестановки на рабочих местах, увеличение или уменьшение числа сотрудников. Если все соответствует нормам, то ничего не меняется.

Как правильно заполнить бланк хронометража

Стандартной формы такого документа не существует и каждая организация разрабатывает его самостоятельно. Заполнение бланка может производиться как вручную, так и на компьютере.

1. Название организации и подразделения.
2. Дата и номер наблюдения.
3. ФИО наблюдателя.
4. Операция, подвергающаяся наблюдению.
5. Должность, ФИО и опыт работы работника, который находится под наблюдением.
6. Используемое оборудование на рабочем месте.
7. Таблица с указанием названий операций, продолжительности их выполнения в секундах, среднего времени выполнения и коэффициента устойчивости хроноряда.

По завершении таблицы делается итог по времени выполнения каждого цикла работы. Подписываются наблюдатель и работник. Дата указывается.

Примеры и заполнение формы хронометража рабочего времени

Работа по хронометражу рабочего времени включает в себя следующие этапы:

• Этап подготовки к проведению хронометража рабочего времени.
• Этап проведения хронометражных наблюдений.
• Этап анализа полученных результатов.

Основным документом при проведении хронометража является карта учета рабочего времени, образец заполнения и пример которой приведены ниже.

Этап подготовки к учету рабочего времени

На этапе подготовки к учету рабочего времени необходимо выполнить следующие шаги:

• Выбор сотрудников, подлежащих наблюдению, в зависимости от целей учета рабочего времени.
• Формирование списка технологических операций, время выполнения которых будет измеряться во время наблюдений по учету рабочего времени.
• Расчет необходимого числа измерений.
• Подготовка чистых карточек учета рабочего времени, образец и пример которых приведены ниже.

Для разработки норм труда необходимо выбирать работников со средней производительностью. При выполнении физически тяжелой работы лучше выбирать исполнителей с хорошими физическими данными. Важно исключить новичков и слишком опытных работников из наблюдений.

Если целью хронометража является выявление причин несоблюдения норм труда, необходимо отобрать две группы исполнителей: тех, кто постоянно не справляется с нормами, и тех, кто их стабильно превышает. При этом психофизические данные и стаж работы не играют роли.

Если целью хронометража является увеличение производительности труда, стоит выбирать лучших работников, лидеров производства, в качестве образца для наблюдений.

Для установления состава технологических операций необходимо выполнить предварительный анализ перед началом хронометража во время фотофиксации рабочего процесса. Использование метода фиксации рабочего времени позволяет изучить различные варианты типичных рабочих операций и составить специальный перечень. Желательно, чтобы перечень рабочих операций был согласован с техническими и производственными службами предприятия.

Эффективность проведения замеров при хронометраже зависит от выбора точек наблюдения для каждой операции. Точки должны определять границы начала и конца операции и быть хорошо различимыми по внешним признакам, таким как движения рабочего, звуки инструмента или сигналы оборудования. Например, точками наблюдения могут быть: начало движения механизма, звук удара при выполнении определенной операции, переход рабочего на другую рабочую станцию и др.

Иллюстрация 1. Пример заполнения списка технологических операций для измерения рабочего времени.

Для подсчета необходимого числа наблюдений при измерениях рабочего времени используется показатель устойчивости временной шкалы. Применение данного показателя помогает стабилизировать выборку полученных значений путем исключения экстремальных (минимальных и максимальных) значений, которые считаются случайными. Выборка считается стабильной, если отношение минимального значения к максимальному не превышает нормативного уровня устойчивости временной шкалы. Для определения этого показателя можно воспользоваться следующей таблицей:

Иллюстрация 2. Пример определения необходимого числа измерений для измерения рабочего времени.

В данной таблице указано количество замеров, необходимых для каждой технологической операции, которое зависит от типа производства, характера работы и длительности операции. В скобках таблицы приведены коэффициенты устойчивости хроноряда, которые потребуются при обработке результатов наблюдений для исключения случайных значений.

Пример заполнения и оформления листа хронометража рабочего времени

Важным этапом подготовки является заполнение бланков листов хронометража рабочего времени.

Рис. 3. Пример заполнения карты хронометража рабочего времени

Заполнение примера карты хронометража рабочего времени:

• В строках перечислены последовательно технологические операции измеряемого вида работы (например, разгрузка автомобилей).
• Необходимое количество замеров для каждой операции определяется согласно таблице на рисунке 2.
• Фиксируем время операции в соответствующих ячейках строки, например, для операции «Подъем поддонов» проводится 19 замеров.
• Вычисляем коэффициент устойчивости хроноряда путем деления максимального времени операции на минимальное. Если полученное значение ниже нормативного (согласно рисунку 2), то сохраняем все проведенные замеры. Если фактический коэффициент выше нормы, исключаем крайние замеры до тех пор, пока он не станет приемлемым.
• Рассчитываем среднее аналитическое время (сумма всех замеров, деленная на их количество).
• После проведения замеров и расчетов для всех операций, определяем общее время на данный вид работ — это и будет временем оперативной работы, основной целью нашего исследования.

Пример проведения хронометража рабочего времени

Перед тем, как начать наблюдение, важно убедиться, что на рабочем месте созданы комфортные условия труда и подготовить работника к наблюдению — объяснить цель мероприятия и обсудить процедуру.

Для хронометража рабочего времени рекомендуется использовать стандартные электронные секундомеры, желательно с функцией сохранения результатов измерений в памяти, что упростит создание таблицы и ускорит работу специалиста по нормированию.

Существует несколько методов проведения учета рабочего времени. При непрерывном учете время отслеживается до достижения необходимого количества измерений. Этот метод применим на заводах с массовым производством, где циклы работ постоянно повторяются. В этом случае достаточно начальных точек фиксации, так как завершение одной операции совпадает с началом следующей.

Иногда организация труда не позволяет провести учет непрерывным образом, поэтому используется выборочный учет времени. Особенность заключается в возможности отдельного измерения каждой операции с фиксацией начальной и конечной точек.

Обработка данных учета рабочего времени

Анализ результатов хронометражей трудового времени заключается в изучении показателей стабильности хроноряда, вычислении средне-аналитического времени на каждую операцию и суммировании измерений.

После анализа реального времени рабочих операций устанавливается норма труда, разрабатываются предложения по увеличению производительности и скорости выполнения операций, проводится сравнение полученных норм с утвержденными и фактической производительностью.

Мой опыт создания таблицы для учета рабочего времени

Приходить и уходить можно, когда удобно, но в конце месяца обязан отработать общее количество часов, соответствующее стандартному восьмичасовому рабочему дню. В отделе кадров учитывается время присутствия на рабочем месте, когда сотрудник входит на территорию и сканирует магнитный пропуск, но информация о присутствии не доступна для самих сотрудников.

Используя таблицу, я могу оптимально планировать свое время в рамках гибкого графика работы, видя необходимость задержаться или, наоборот, возможность уйти раньше.

Начало пути

Все началось с обычной таблицы в программе «Excel», где я каждый день вносил время прихода и ухода. Мне было важно знать, сколько часов я отработал, или наоборот, как рано я могу уйти с работы, чтобы заняться своими делами. Позднее я решил, что будет удобнее хранить такую таблицу в облаке, чтобы в любой момент видеть свое рабочее время и гибко планировать свои дела.

После проведения длительного периода украшения таблицы, было выполнено множество изменений. Например, я устроил так, чтобы конкретные ячейки окрашивались в спектре от оттенков красного до зеленого в зависимости от величины недоделок или переработок, набранных по итогам рабочего дня. В то время, когда в Google Sheets еще не было функции условного форматирования с раскраской по градиенту, это было довольно интересной задачей. Однако позже Google добавил такую функцию.

Теперь таблица определяет, когда я пришел на рабочее место, и окрашивает ячейки разными цветами в зависимости от того, нужно мне поработать дополнительно:

• Ярко-красный указывает на то, что я работал недостаточно длительное время — более двух часов в месяц или один час в день;
• Спокойно-зеленый означает, что я превысил необходимое время на работу — более двух часов в месяц или один час в день.

Один из первых вариантов представления данных и текущий вид таблицы представлены ниже:

Позднее, облачное приложение было перенесено на смартфон, что позволило увеличить точность записи времени прихода-ухода. Это особенно важно на крупных предприятиях, где путь от входа до рабочего места может занимать несколько минут. Хотя такая точность не была обязательной, как перфекционисту, она приносила мне удовлетворение.

Затем я стал искать пути автоматизировать процесс. Приложение Google Таблицы на смартфоне оказалось не слишком удобным, а вводить данные зимой было не самым приятным занятием. Первые эксперименты были связаны с использованием встроенного приложения iPhone «Shortcuts» — в итоге я использовал скрипт Google, который запускался при нажатии на созданный ярлык, записывал текущее время и отправлял его в нужную ячейку таблицы.

Итак, как можно упростить жизнь с помощью Excel?

Урок, посвященный использованию таблиц для планирования бюджета, отслеживания расходов и систематизации бытовых дел, доступен для начала обучения.

Расчет конечного времени производился с использованием стандартных формул в гугл-таблице. Хотя на этом этапе можно было бы остановиться, автоматизация не была идеальной, и зимой все еще приходилось сталкиваться с неудобством в виде необходимости нажимать эту кнопку любыми частями тела. Снимать перчатки было не очень-то благородно, вы сами понимаете.

Далее, на сабреддите, посвященном приложению «Команды», я наткнулся на пост одного разработчика, предлагавшего протестировать его «прокачанную» версию приложения «Эпл». Именно здесь я нашел свое спасение.

Это приложение позволяло создавать события на основе местоположения, которые автоматически запускались в фоновом режиме без необходимости подтверждения от пользователя, в отличие от «Команд». Оно обновляет таблицу информацией, когда вы входите на определенную территорию и покидаете ее, с учетом определенных временных интервалов и задержки перед повторным запуском.

Условия срабатывания одного из событий

По моим наблюдениям, приложение получало данные о геолокации с помощью стандартных средств, не создавая собственных операций для определения местоположения, а лишь используя команды, которые выполнял сам смартфон в рамках своих функций. Это позволило сохранить расход батареи практически на том же уровне. Кроме того, для исключения лишних расходов, в триггер были добавлены дополнительные условия, связанные с рабочими днями недели и временным диапазоном прихода и ухода.

После небольшого периода отладки и выбора оптимального радиуса зоны триггера, вся эта схема уже более года работает без сбоев.

Как создать подобную таблицу

Для того чтобы создать аналогичную удивительную таблицу, вы можете использовать мой шаблон. Однако для автоматизации процесса понадобится немного усилий:

1. Написать скрипт для Google, который при активации будет записывать время прихода или ухода в определенные ячейки.
2. Привязать его к триггеру, который автоматически запускает скрипт при определенных условиях.

Для этого можно использовать различные приложения автоматизации на смартфоне, такие как IFTTT, Tasker, Automate для Android или Pushcut для iOS. Требования к триггеру:

1. Надежная фиксация времени нахождения на работе.
2. Исключение ложных срабатываний.
3. Минимальное воздействие на заряд батареи телефона, на котором он работает.

Поэтому, если вы хотите, чтобы все инструменты взаимодействовали, вам нужно не только скачать таблицу, но и отладить скрипт, настроить соответствующий триггер для взаимодействия с ним.

Результат работы скрипта

Создание этой таблицы не является необходимостью, но как ответственному человеку важно следовать определенным правилам. Таблица помогает мне следить за своим временем — позволяет уходить раньше, если есть необходимость, и не чувствовать себя виноватым позже. Несмотря на то, что у нас в офисе ценится результат работы, а не количество времени проведенного за рабочим столом, я все равно стараюсь быть дисциплинированным.

Повспоминать можно некоторые моменты, когда таблица реально помогала. Все демократические порядки имеют свои пределы, и если недоработка накапливается более 5—10 часов, то на это просто нельзя не обратить внимание. Особенно в случаях, когда эти цифры поступают руководству в конце месяца без дополнительных запросов. В таких ситуациях таблица помогала мне выяснить, в какие дни произошла «утечка» рабочего времени, определить причину этого и объясниться перед начальством.

После завершения работы с таблицей я нахожусь в катарсисе, как человек, который нуждается в автоматизации всех рутинных операций или в их максимальной оптимизации. Конечно, с удовольствием возглавил бы «крестовый поход» автоматизации в борьбе с рутиной по заказу, но пока еще не разработал, как организовать себе такое подспорье.