Руководство: как оформить акт на списание материальных запасов

Акт на списание материальных запасов — это специализированный документ для регистрации операций по выбытию материальных ценностей на предприятии. Законодатели разработали унифицированную форму М3.

Что включается в состав материальных запасов

Материальные запасы — это отдельная категория имущественных ценностей учреждения. К ним относятся четыре группы имущества:

1. Готовая продукция.
2. Товары для продажи.
3. Объекты, используемые для ведения хозяйственной деятельности организации, срок использования которых не превышает 12 месяцев.
4. Особые категории имущества, указанные в п. 99 Инструкции 157н, включаемые в состав МЗ, независимо от срока использования и стоимости актива.

В состав материальных запасов входят сырье, материалы, ГСМ, продукты питания, спецодежда, средства индивидуальной защиты, постельное белье и принадлежности, и прочее.

Причины списания материальных запасов

Инструкция по бухучету предусматривает несколько причин для списания материальных запасов:

• в производство, то есть сырье и материалы используются в производственном процессе;
• для хозяйственных нужд организации, например, на общехозяйственные управленческие цели;
• в силу их выбытия, например, продажи, безвозмездной передачи;
• в силу физического износа, порчи, естественной убыли;
• в связи с хищением;
• истечение срока годности, например, у медикаментов или продуктов питания;
• по недостачам, выявленным при инвентаризации запасов, и прочее.

Для оформления операции по выбытию материальных запасов необходим особый документ — акт. Но перед заполнением акта списания материальных запасов требуется оформить первичный документ. Например, это может быть требование-накладная на отпуск материалов, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск МЗ на сторону, ведомость о выдаче сырья и прочие документы.

Оформление и хранение

Для оформления операции по списанию подготовьте сразу два экземпляра акта на списание. Первый передается в бухгалтерский отдел для внесения соответствующих записей в бухгалтерский учет, а второй остается у материально ответственного лица, например, у заведующего складом.

Для составления и подписания акта в учреждении должна быть создана специальная комиссия. Состав и полномочия комиссии, а также её председатель, определяются отдельным распоряжением руководителя компании. Утвердить акт вправе только руководитель организации либо иное уполномоченное лицо, например, заместитель по доверенности.

Храните акты на списание МЗ не менее 5 лет после завершения отчетного периода (года). Эти рекомендации закреплены в ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Готовые образцы актов списания материалов для различных ситуаций

Ниже представлены образцы актов списания. Скачайте и распечатайте. Наши эксперты подготовили образцы документов с учетом последних изменений в законодательстве. Обращаем ваше внимание, что скачанные документы защищены авторским правом, поэтому для их загрузки необходимо зарегистрироваться на нашем сайте.

Бланк формы М-11 на списание строительных материалов Скачать

Образец заполнения формы М-11 Скачать

Образец для акта на списание материалов, пришедших в негодность Скачать

Образец акта на списание материалов в производство Скачать

Бланк формы № М-7. Акт о приемке материалов Скачать

Образец заполнения формы № М-7. Акт о приемке материалов Скачать

Форма акта на списание материалов Используется в ситуациях, когда материалы передаются из одного подразделения в другое без указания цели расходования. С помощью такого акта можно списать стоимость использованных материалов как в налоговом, так и в бухгалтерском учете.

Когда нужен акт списания материалов и правила его оформления

К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и другие материалы. Учет этих материалов ведется на счете 10.

Для списания материалов со счета 10 в производство или при выбытии по другим причинам требуется первичный документ, который будет основанием для отражения операции в бухгалтерском учете.

Кстати, образец акта на списание материалов может понадобиться даже небольшим офисам, не связанным с производством. Ведь канцелярские товары также являются материалами.

Форма акта свободная. Однако необходимо соблюдать требования, указанные в ч. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». К обязательным реквизитам первичной документации относятся:

• название документа;
• дата составления;
• наименование предприятия или ИП;
• перечень материалов с количественной и стоимостной оценкой;
• причина списания (это поможет бухгалтеру выбрать правильную проводку);
• должности и подписи ответственных лиц.

Иногда даже у опытного бухгалтера могут возникнуть трудности с, казалось бы, простыми вопросами. Например, одна из наших подписчиц вместе с производственниками разбиралась, в каких работах был ремонт, а в каких модернизация оборудования.

Акт на списание материалов или требование-накладная?

Часто можно обойтись без акта и оформить списание материалов типовой межотраслевой формой требования-накладной М-11 (код формы по ОКУД 0315006, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а).

Эта форма предназначена для передачи материально-производственных запасов между структурными подразделениями.

Однако иногда эта форма недостаточна или не подходит для отдельных операций списания материалов.

Обычно акт подтверждает не только передачу, но и использование материалов в производстве.

Проведение инвентаризации имущества и расчетов перед годовым балансом – ежегодная обязанность любой компании. Некоторые главные бухгалтеры игнорируют эту обязанность, утверждая, что штрафов за непроведенную инвентаризацию якобы нет. Но это ошибочное мнение. Схему действий по инвентаризации смотрите в статье.

Нужен ли акт на списание материалов обязательно

В предыдущем разделе мы упомянули, что альтернативой акту может служить требование-накладная М-11.

Но, например, для бюджетных организаций при отражении выбытия материалов в учете акт на списание материальных запасов обязателен, и для него утверждена специальная форма (ф. 0504230 или акт на списание мягкого и хозяйственного инвентаря по ф. 0504143).

Является ли акт на списание материалов первичным бухгалтерским документом

Да, акт на списание материалов фиксирует хозяйственную операцию при ведении деятельности предприятия. На его основании в бухгалтерском учете составляются проводки и определяется счет для списания материалов.

Многие бухгалтеры малого бизнеса считают, что не обязаны создавать резервы в бухгалтерском учете. Но это не так. Существуют резервы, которые обязательны даже для упрощенцев. Пройдите тест и проверьте свои знания.

Образец акта на списание строительных материалов

В бухгалтерском учете строительной деятельности действуют более строгие правила.

Передача материалов на стройплощадку оформляется в виде внутреннего перемещения с использованием требования-накладной по форме М-11 (допускается разработка собственной формы накладной).

Образец заполнения формы М-11 Скачать

Для списания материалов, использованных в строительстве, оформляется акт расхода материалов или другой документ, подтверждающий их фактическое использование. Форму данного документа также нужно разработать самостоятельно.

До 2021 года применялась типовая форма № М-29 «Отчет о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с расходом, определенным по производственным нормам», но с января 2021 года этот документ может использоваться только для сопоставления фактического расхода материалов с нормами. Списать стоимость материалов на основании этой формы невозможно.

Последние изменения в ф. 0504230

С 27 сентября 2020 года действуют новые формы и правила заполнения первичных документов и регистров учета. Поправки в Методические указания № 52н были утверждены приказом Минфина от 15.06.2020 № 103н.

В бланке ф. 0504230 был изменен реквизит «материально ответственное лицо». Теперь это «ответственное лицо».

ОКУД 0504230. Акт о списании материальных запасов Скачайте пустой бланк акта

Кто заполняет форму 0504230

Форма 0504230 заполняется бухгалтерией организации в следующих случаях:

• Выбытие материалов по различным причинам (утрата, невозможность дальнейшего использования и т.д.).
• Списание материалов в производство.
• Списание материалов, находящихся на особом учете.

Для списания материальных запасов формируется комиссия, которая утверждается приказом руководителя учреждения. Если списание проводится на основании первичных документов, то они должны быть приложены к акту.

Для списания материальных запасов формируется комиссия, утвержденная приказом руководителя учреждения. Если списание проводится на основании первичной документации, то она должна быть приложена к акту.