Правила оформления корпоративной почты

Правила наименования адресов корпоративной почты

Желая получить надежный, эстетически приятный и, самое главное, логичный адрес электронной почты, следует соблюдать определённые принципы и правила, касающиеся создания корпоративной почты. Особое внимание стоит уделить логичности выбора названия почтового ящика.

Клиенты и партнёры компании, получив письмо с адреса glavbuh@firma.ru или dostavka@firma.ru, сразу понимают, что это почта бухгалтерии или отдела доставки. В то время как адрес sergey@firma.ru не предоставляет подобной логической связи. Сергей может занимать разные должности, что затрудняет эффективное взаимодействие с контрагентами.

Этот принцип также упрощает жизнь руководителям компании, которые могут чётко определить владельца каждого адреса электронной почты.

Основные принципы формирования корпоративных адресов

Согласование с бизнес-процессами

Это ключевой принцип при создании корпоративной почты компании. Понимание внутренних процессов позволяет настроить почту так, чтобы облегчить коммуникации и контроль за перепиской. Важно учитывать структуру подразделений, смену сотрудников и необходимость мониторинга корреспонденции вышестоящим руководством.

Например, руководитель отдела может настроить пересылку писем сотрудников в свой почтовый ящик для удобства контроля. Эффективное создание и настройка корпоративной почты требует глубокого понимания бизнес-процессов компании.

Неименные должности

Этот принцип особенно важен для должностей, где роль «единичная» — таких как главный бухгалтер, начальник отдела или HR-специалист. Использование фамилии и имени может создать сложности при смене сотрудников:

• потеря преемственности — необходимость переадресации или предоставление доступа к старому ящику новому сотруднику;
• неудобство для контрагентов — изменение адреса может вызвать путаницу и привести к ошибкам в доставке корреспонденции;
• необходимость запоминания нового адреса.

Поэтому рекомендуется создавать адреса по должностям, а не по именам, что способствует ясности и легкости в общении. Например, для юриста логичным будет адрес lawyer@ (по правилам английского языка), но более понятным для российских клиентов будет yurist@. Также встречаются варианты buh@ и buhgalter@, несмотря на правила орфографии.

составить претензию и передать ее через почтовое обслуживание юридического адреса.

В зависимости от выбранного варианта будет зависеть и способ защиты своих прав.

• необходимо сразу обратиться в суд, так как досудебный порядок по делам о защите прав потребителей не является обязательным.

Пример пояснения

По уточнению Почты России в почтовый адрес входят:

• Улица.
• Дом, корпус.
• Квартира/офис.
• Населенный пункт.
• Район.
• Область (край, республика и т. д.).
• Страна (для международных отправлений).
• Абонентский ящик, если имеется.
• Почтовый индекс.

Пример правильного написания почтового адреса: ул. Серпуховская, д. 1, оф. 1, г. Серпухов, Московская обл., 142200.

Юридический и почтовый адреса – их отличия

Основное различие между юридическим и почтовым адресами заключается в их функциональном назначении.

Юридический адрес необходим для регистрации компании и указывается в государственных сервисах.

ООО часто использует юридический адрес как почтовый.

Почтовый адрес служит для получения корреспонденции.

Важно отметить, что правила написания юридического и почтового адресов различаются:

• пример юридического адреса;
• пример почтового адреса.

Юридический адрес не совпадает с почтовым

Если юридический и почтовый адреса компании различаются, это не нарушает законодательство, и за это не предусмотрены санкции. У многих организаций эти адреса различаются, что допустимо по закону.

Однако следует иметь в виду, что всю корреспонденцию от государственных органов компания получает только на юридический адрес. Поэтому рекомендуется организовать пересылку писем с юридического адреса на удобный для вас адрес, чтобы не пропустить важные документы от судов, налоговой и т. д. В противном случае компания рискует не получить важные уведомления (например, повестки в суд).

Выводы

• Для государственных органов юридический и почтовый адреса одинаковы, для других они могут различаться.
• В договорах с контрагентами можно указывать любой почтовый адрес.
• Покупатель может отправить претензию на юридический адрес, передать ее лично продавцу или обратиться в Роспотребнадзор.
• Адреса отличаются по назначению и формату написания.
• Различие между адресами не является неправильным и допустимо.

• Статья 54 Гражданского кодекса РФ о местонахождении организации.
• Комментарии Почты России о почтовом адресе.

Генеральный директор компании «Мегаполис Групп». Обладает двумя высшими образованиями: Московский институт мировой экономики и международных отношений; Институт экономики, управления и права.

Правила оформления корпоративной почты

Мы уже рассматривали, зачем нужна корпоративная почта в предыдущих статьях. Сегодня рассмотрим, какие принципы лежат в основе создания корпоративных почтовых ящиков. Необходимо учитывать, что их можно создавать по различным принципам, однако в рамках домена нашей компании почтовые ящики с адресами типа masha@lan-star.ru и lapo4ka@lan-star.ru могут вызывать:

• нед

Когда сотрудник вашей компании пишет письмо поставщику или клиенту, получатель, видя адрес отправителя, моментально распознает, как он сформирован в соответствии с правилами корпоративной почты (дополнительную информацию о необходимости корпоративной почты можно найти здесь). Например, адрес buh@lan-star.ru наверняка свидетельствует о том, что это адрес бухгалтера, в то время как masha@lan-star.ru не только трудно запомнить, но и сразу не даёт понять, кто именно отправитель (Маша может быть руководителем, менеджером, бухгалтером, юристом и т. д.). Если вы создаёте почтовые ящики с разными именами без логики (например, по должности, имени или фамилии), вы создаёте путаницу среди партнёров и усложняете коммуникацию.

С другой стороны, установка порядка и соблюдение правил корпоративной почты при создании ящиков также ценно для руководителей компаний. При приёме нового сотрудника вы всегда будете знать, что его почтовый ящик создан по его имени и фамилии или имеет определённый порядковый номер, либо же этот ящик был у предыдущего сотрудника, занимавшего эту должность.

Основные принципы создания корпоративной почты

Принцип 1. Подчинение бизнес-процессам компании

Этот принцип является важнейшим. Управление почтой — задача не из простых. В зависимости от наличия в компании отделов, отслеживаете ли вы как руководитель почту своих подчинённых, наличия «преемственных» должностей и прочего, можно настроить ряд параметров, упрощающих внутреннее общение, организующих контроль над корреспонденцией и многое другое.

Приведём пример. Руководитель отдела продаж хочет или уже контролирует всю корреспонденцию подчинённых. Для этого на его почту настраивается пересылка входящих и исходящих писем отдела таким образом, чтобы письма для каждого из сотрудников поступали в соответствующую папку.

Нюансов может быть множество, поэтому перед тем, как случайно создавать почтовые ящики, необходимо предварительно продумать, как проходят те или иные бизнес-процессы в компании.

Принцип 2. «Единичные» должности должны быть обезличены

Предположим, у вас в компании есть один основной бухгалтер. Конечно, вы можете создать для него почтовый ящик по его имени и фамилии, но в этом есть смысл? Приходит новый бухгалтер, и ему так

Ваша компания имеет юриста, и возникает вопрос о том, какое почтовое имя ему создать. Важно учитывать несколько аспектов. Например, если работа идет в России, имя типа lawyer@lan-star.ru, созданное на английском, может оказаться трудно запоминаемым. Лучше выбрать вариант вроде yurist@lan-star.ru. Однако если ваша компания работает с зарубежными партнерами, yurist@lan-star.ru может показаться менее профессиональным.

Принцип 3. Общие почтовые ящики

Существует несколько правил для создания корпоративных почтовых ящиков для групповых должностей, таких как менеджеры или логисты:

• ii@lan-star.ru или ivani@lan-star.ru (разные комбинации имени и фамилии);
• iivanov@lan-star.ru (имя и фамилия);
• manager01@lan-star.ru (должность и порядковый номер);
• 9266247337@lan-star.ru (номер телефона).

Выбор конкретного алгоритма создания зависит от вас. Однако использование единого шаблона для почтовых ящиков способствует порядку внутри компании и упрощает внешнюю и внутреннюю коммуникацию.

Внимание! Почтовые ящики из двух букв, должности и номера или телефона клиента уменьшают вероятность ошибки при отправке письма. Однако стоит учитывать, что такие почтовые адреса могут вызывать путаницу, если в компанию приходят сотрудники с похожими именами.

Принцип 4. Индивидуальные почтовые ящики для важных задач

Сегодня компании активно занимаются саморекламой в интернете и в реальной жизни через различные каналы. Почтовые адреса, указанные в разных источниках, помогают измерить эффективность таких мероприятий. Например:

• sale@lan-star.ru для продаж с сайта;
• torg@lan-star.ru для торговых площадок;
• vistavka@lan-star.ru для выставок и т.д.

Внимание! При создании таких почтовых адресов важно обеспечить их удобный мониторинг, чтобы не упустить важные сообщения. Рекомендуется использовать ящики-сборщики или настройку правил для упрощения работы с множеством ящиков.

Принцип 5. Не создавайте лишних почтовых ящиков

Иногда лучше организовать алиасы или внутренние рассылки, чем создавать множество ненужных почтовых адресов, которые могут быть трудны для мониторинга и ведения.

Алиас электронной почты представляет собой виртуальный адрес, который не связан с реальным пользователем. Это как бы параллельный мир реальной почты, не обязательно имеющий схожее название. При получении сообщений на алиас они автоматически пересылаются на основной адрес, указанный в настройках. Подробнее о понятии алиаса и его роли в бизнесе будет рассказано в следующих материалах.

Внутренняя рассылка – это объединение нескольких адресов электронной почты для массовой отправки сообщений (групповая почта). При отправке сообщения на такую почту оно получают все члены группы.

ВАЖНО: одному почтовому ящику можно присвоить несколько алиасов, при этом алиасы не являются самостоятельными ящиками. С другой стороны, одну групповую почту можно использовать для нескольких почтовых ящиков. Фактически, групповая почта существует лишь в виртуальной среде.

Более подробно о внутренней рассылке: что это такое, какие примеры использования существуют и как она реализована в различных почтовых системах, таких как Яндекс, Google и Mail – это будет рассмотрено в следующих наших статьях.

Наша компания предлагает тщательный анализ потребностей бизнеса клиента для оптимизации работы с почтовыми ящиками. На основе этого анализа разрабатывается техническое задание на создание корпоративной почты, включая настройку и поддержку структуры доменных почт в различных сценариях (например, прием новых сотрудников, увольнение, реорганизация и т.д.). Для получения дополнительной информации вы можете связаться с нами по телефону или оставить заявку на обратный звонок.

Реквизиты предприятия: что необходимо знать

Реквизиты организации представляют собой информацию, необходимую для идентификации бизнес-субъекта и взаимодействия с ним. Эти данные получаются при регистрации компании и используются органами власти, контрагентами и партнерами для оформления документов. Вот основные сведения, которые должны быть указаны:

• полное и сокращенное наименование;
• юридический адрес, включая почтовый индекс, местоположение, улицу и номер здания;
• контактная информация: телефон, факс, e-mail;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) – 13 символов;
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – 10 символов;

  Помимо этого, контрагенты и государственные органы могут запросить и другие данные юридического лица. Например, страховщики и банки всегда требуют информацию о наличии лицензии. Некоторые работодатели передают заинтересованным лицам регистрационный номер в ПФР. Компании также могут предоставлять, по своему усмотрению, а иногда и по обязательству закона, коды по ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления), ОКОГУ (Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления), ОКОПФ (Общероссийский классификатор организационно-правовых форм), ОКФС (Общероссийский классификатор форм собственности). В некоторых случаях также указывают ФИО руководителя и главного бухгалтера организации.

  Советуем ознакомиться:

  1. Реализация права: понятие, формы
  2. Досрочная пенсия при стаже 42 года
  3. Отсрочка или рассрочка исполнения судебного акта
  4. Возврат товара в Ламода: простые шаги и четкие инструкции
  5. Как оформить инвалидность при сахарном диабете в Химках
  6. Изменения в процедуре получения паспорта гражданина РФ