Цель: Составить письмо с просьбой о предоставлении скидки и добиться её получения.
Предположим, наша компания занимается организацией выставок. Основную часть расходов составляют типографские услуги. Буклеты, брошюры, пакеты, стенды, билборды, плакаты — все это заказывается в больших объемах и стоит немалых денег. В условиях кризиса возникает разумная идея — запросить у типографии скидку.
Необходимо написать руководителю типографии письмо с просьбой о скидке, которое:
- не отправят в корзину,
- прочитают до конца,
- обсудят внутри компании.
- согласятся на сотрудничество,
- предоставят скидку.
Как написать эффективное письмо-обращение с просьбой
Предприниматель, редактор, копирайтер, корректор. Рекомендует использовать аутсорсинг бухгалтерии и кадров Главбух Ассистент.
Чтобы попросить о переносе срока поставки товара, отсрочке платежа, скидке или дополнительном финансировании, нужно написать партнёру письмо-просьбу. Рассказываем, как написать обращение, которое не останется без внимания.
Поводом для написания письма-просьбы обычно становятся финансовые вопросы, например потребность в скидке, отсрочке платежа или дополнительном инвестировании. Основная задача письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям.
Как написать письмо-просьбу — образцы и примеры
От того, как будет составлено обращение, напрямую зависит конечный результат. Чтобы адресат прочитал письмо полностью и захотел ответить на него, важно удержать его внимание с первой строки.
Уделите внимание клиентам и поддержанию бизнеса на плаву. А эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент помогут оформить юридически грамотные письма, получить отсрочки по платежам и льготы по кредитам. Все услуги уже включены в тариф — доплачивать не придется.
Индивидуальное обращение
Любое письмо начинается с обращения. Выразите уважение к адресату, обратившись к нему лично, обязательно по имени и отчеству: «Уважаемый Петр Иванович!» Если письмо адресовано группе людей, коллективу, важно сделать обращение максимально персонализированным: не «Уважаемые сотрудники!», а «Уважаемые работники кадровой службы!».
Почему выбрали именно этого человека?
Получателю письма должно быть понятно, почему вы обратились именно к нему. Общие и шаблонные фразы не принесут успеха: нужно пояснить адресату, что вы осведомлены о его достижениях и успехах. Комплименты уместны, но использовать их нужно очень аккуратно, стараясь не перейти границу и не скатиться до грубой лести.
- «Вы являетесь одним из ведущих экспертов в сфере…».
- «Ваша компания внесла значительный вклад в развитие отрасли…».
- «Ваши проекты высоко оценены…».
Экспертный блог для бизнеса.
Свежие материалы:
- Налоговая реформа-2025: изменения по УСН и НДС
- Список опасных операций для ООО и ИП в 2024 году
- Изменения в законах для бизнеса с июня 2024 года
- Как компаниям и ИП безопасно переводить деньги физлицам
- «Выручку все равно найдут» или какие схемы по сокрытию доходов не работают
Вызовите интерес
Чтобы побудить человека к действию, нужно заинтересовать его. Четко обозначьте проблему и объясните адресату, какие преимущества сулит ее решение. Приводите аргументы, которые будут привлекательными для конкретного человека, акцентируясь на его интересах, особенно если речь не идет о материальной выгоде.
- «Во все времена благотворительность была уделом сильных и великодушных людей. Большинство меценатов оставили свой след в истории нашей страны, и Вы тоже можете войти в их число…».
- «Мы верим, что Вам, как успешному бизнесмену и отцу двух сыновей, не чужды проблемы маленьких пациентов нашего центра паллиативной помощи».
- «Из-за финансового кризиса спонсорская поддержка музея сократилась на 70%, и мы выражаем искреннюю надежду на то, что именно Вы захотите внести свой вклад в духовное развитие нашей страны…».
Изложите конкретную просьбу
Адресат должен понимать, чего вы от него хотите, поэтому в письме четко укажите, на что рассчитываете. Изложите просьбу максимально кратко и лаконично, с указанием точных цифр, если речь идет о материальной поддержке или скидке.
- «Просим снизить арендную плату на 15% до конца первого полугодия 2024 года».
- «Убедительно просим помочь в приобретении трех портативных аппаратов искусственной вентиляции легких для центра паллиативной помощи на общую сумму 678 600 рублей».
- «Просим выделить финансовые средства в размере 440 700 руб. на приобретение и установку новой противопожарной сигнализации».
Эксперты Главбух Ассистент помогут подобрать точные формулировки и наладить отношения с контрагентами. Аттестованные главбухи и юристы знают, как усилить договоры, получить банковские гарантии и обезопасить бизнес юридически, чтобы защитить ваши интересы и избежать неприятных встреч с контролирующими органами. Сократите расходы на бухгалтерию до 18 720 тысяч рублей в месяц.
Подведите итог
В завершение подведите итоги вашего обращения, выделив наиболее значимые моменты. Вы можете повторить просьбу и описание возможных выгод, немного видоизменив их.
- «Мы надеемся, что Вы пойдете нам навстречу и найдете возможность снизить арендную плату, чтобы наше сотрудничество продолжилось и далее».
- «Мы и наши пациенты рассчитываем на Ваше милосердие: приобретение необходимого оборудования позволит существенно повысить качество оказываемой помощи».
- «Коллектив нашего музея возлагает на Вас большие надежды: установка новой системы пожарной сигнализации снизит риск возгораний и поможет сохранить наши ценные музейные экспонаты».
В конце обращения обязательно укажите свои контактные данные, чтобы получатель мог легко с вами связаться.
Рассчитайте стоимость бухгалтерского аутсорсинга в компании Главбух Ассистент. Экономьте на бухгалтерских услугах и налогах.
Реальная цена бухгалтерского аутсорсинга в Главбух Ассистент начинается от 18 720 руб. в месяц. За эту сумму вместо одного бухгалтера вы получаете команду аттестованных специалистов, включая главного бухгалтера, кадровика и юриста. Надежная бухгалтерия под ключ включает:
- Правильный расчет налогов
- Своевременная подготовка и сдача отчетности
- Расчет зарплаты и налогов при любых выплатах сотрудникам
- Налоговая оптимизация для снижения налоговых выплат
- Ответы на требования и запросы налоговых органов и фондов
- Предотвращение проверок и помощь в их прохождении
- Контроль расчетов с контрагентами
- Составление и получение качественных первичных документов
- Консультации по сложным сделкам и операциям
- Обеспечение бесперебойного взаимодействия с банками
- Юридическая поддержка, проверка договоров и защита сделок
- Регистрация ООО и ИП для новых направлений бизнеса
Рассчитайте стоимость экспертной бухгалтерии для вашего бизнеса и экономию при переходе на аутсорсинг.
Основные правила и ошибки
Унифицированных бланков для письма-просьбы не существует, за образец можно взять любое аналогичное обращение. Главное — соблюдать основные правила составления письма:
- Сохраняйте теплый и уважительный тон на протяжении всего текста.
- Приводите четкие аргументы: просьба без мотивации, скорее всего, будет проигнорирована.
- Избегайте сложных конструкций. Чем короче и яснее письмо, тем выше вероятность, что на него откликнутся.
- Пишите грамотно: ошибки и опечатки демонстрируют неуважение к адресату.
Письмо-просьба – пример неудачного письма:
В связи со сложным финансовым положением просим предоставить скидку на аренду офисного помещения.
Уварова Л. Т., директор ООО «Бизнес».
«Уважаемый Сергей Геннадьевич!»
Согласно правилам деловой переписки, при личном обращении «Вы» пишется с большой буквы.
Слишком официальный и холодный тон
«Мы знаем, насколько Вы лояльны к своим бизнес-партнерам, и надеемся, что Вы пойдете нам навстречу».
Отсутствие убедительной аргументации просьбы
«Из-за ограничений, связанных с пандемией, мы потеряли более половины клиентов, в связи с чем наша прибыль существенно сократилась».
«Мы надеемся, что, учитывая наше сложное финансовое положение, Вы найдете возможным предоставить скидку на аренду помещения в размере 15% на период до ноября 2023 г.».
«Искренне надеемся на понимание и рассчитываем на дальнейшее плодотворное сотрудничество с Вами. Всегда готовы к продуктивному диалогу».
Обезопасить бизнес от недобросовестных партнеров и избежать проблем с контрагентами помогут юристы из команды Главбух Ассистент. Услуги аттестованных бухгалтеров, юристов и кадровиков включены в каждый тариф — рассчитайте оптимальный для вашего бизнеса.