Что нужно для оформления больничного листа: подробная инструкция 2025 | Поповкинский сельсовет Дмитриевского района

— сотрудники по трудовому договору, государственные и муниципальные служащие, священнослужители, члены производственного кооператива;

— лица, работающие по гражданско-правовому договору, за исключением ИП и самозанятых. Исполнители по договору ГПХ в 2023 году получают выплаты по больничному, если в 2022 году за них были внесены взносы на обязательное социальное страхование;

— адвокаты, индивидуальные предприниматели, занимающиеся частной практикой, главы крестьянских (фермерских) хозяйств, если они добровольно оплачивают за себя социальные взносы;

— безработные. Однако в этом случае необходимо выбирать между пособием по безработице и больничным.

Больничный можно оформить по следующим причинам:

— уход за больным членом семьи;

— протезирование по медицинским показаниям;

— лечение в санатории после стационара.

Электронный больничный лист в 2024 году: руководство для работодателя

Практически все российские работодатели обязаны работать с электронными листками нетрудоспособности (ЭЛН). Бумажные больничные листки продолжают выдавать только сотрудникам, связанным с государственной тайной. В статье представлена актуальная инструкция для работодателей по работе с электронными больничными листами в 2024 году.

Шаг №1. Настройте программное обеспечение для работы с ЭЛН

Для работы с электронными больничными листами в 2024 году можно использовать практически любое бухгалтерское ПО. Также можно воспользоваться специализированными сервисами и приложениями от операторов ЭДО или скачать бесплатную программу для работы с ЭЛН на официальном сайте СФР.

В 2024 году Социальный фонд России продолжает использовать СЭДО («Социальный электронный документооборот») для работы с электронными больничными листами. Этот сервис интегрирован во все программы для ведения бухгалтерии и операторов ЭДО, что значительно облегчает работу работодателям.

Чтобы подключиться к СЭДО, достаточно настроить доступ в используемой программной системе. Инструкции по работе в системе СФР можно получить у разработчиков используемого программного обеспечения.

Шаг №2. Получите электронную подпись

Для регистрации и работы в ЕИИС «Соцстрах» работодателю потребуется специализированная электронная подпись (ЭЦП), совместимая с сервисом Социального фонда.

Важно! Приобрести электронную подпись можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Найдите ближайший центр на сайте Минкомсвязи.

Если у работодателя уже есть ЭЦП для отправки электронной отчетности, стоит уточнить у оператора ЭДО, подходит ли она для работы в ЕИИС «СЭДО». В большинстве случаев текущая подпись подойдет, и приобретение новой не потребуется.

Шаг №3. Оформите электронный больничный лист

С помощью системы электронного документооборота (СЭДО) работодатель получит следующую информацию:

о начале больничного;
о продлении листка;
о закрытии больничного;
о аннулировании больничного листа;
о направлении сотрудника на медико-социальную экспертизу.

Эти сведения будут предоставлены СФР на основании обмена данными с медицинскими учреждениями и другими ведомствами.

Советуем прочитать: Приписное свидетельство: как оформить и что делать в случае утери

При получении уведомления о закрытии электронного больничного листа, в большинстве случаев работодатель получает предварительно заполненные данные от фонда. Эти сведения необходимы СФР для своевременного назначения и выплаты пособий. В случае нехватки информации сотрудники Социального фонда направят запрос на предоставление недостающих данных (п. 22 и 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).

Шаг №4. Соблюдайте сроки обмена данными с СФР по больничным листам

Для назначения пособий СФР необходимы данные о застрахованном лице. Эти сведения должен предоставить работник, после чего работодатель передает их в Социальный фонд. Важно соблюдать установленные сроки обмена информацией с Соцфондом, чтобы избежать возможной ответственности.

Работник предоставляет работодателю данные для начисления пособия.
Бухгалтер или другое ответственное лицо имеет три рабочих дня для передачи в фонд необходимых сведений и документов для выплаты пособий, а также данных о застрахованном лице.
Отсчет трехдневного срока начинается со дня получения документов и сведений от застрахованного сотрудника.
Если данных недостаточно, например, работодатель передал в СФР неполные сведения, представители фонда направят уведомление о необходимости предоставления недостающей информации.
Уведомление поступает страхователю в течение пяти рабочих дней.
Работодатель должен подтвердить получение уведомления в течение трех рабочих дней.
С момента получения уведомления у работодателя есть пять рабочих дней для предоставления информации в фонд.

Важно! Сведения о застрахованном лице являются обязательным документом, который потребуется СФР для назначения и выплаты пособий в 2024 году.

Обратите внимание, что на зарплатную карту можно получать пособие на погребение и по временной нетрудоспособности, кроме пособий пострадавшим от радиационных катастроф. Чтобы сократить время на объяснения работникам, распечатайте для них шпаргалку:

Скачать шпаргалку Скачать бесплатно

Шаг №5. Оплатите больничный лист

В 2024 году работодатели обязаны оплачивать:

первые три дня больничного, но только если это связано с травмой или заболеванием самого работника;
дополнительные выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом — эти дни можно накапливать в 2024 году. Если работник захочет использовать более четырех дней для ухода за ребенком-инвалидом, необходимо решить, какие дни предоставить, в каком порядке, когда и как оплатить этот период. Подробности читайте в журнале «Зарплата».
пособие на погребение. Как выплатить пособие — смотрите инструкции в экспертном материале журнала.

Важно! С 2025 года СФР планирует самостоятельно перечислять пособия на погребение. Как будет организована работа, пока неизвестно. Представители ведомства разрабатывают новый регламент.

Перечислите пособие по временной нетрудоспособности в ближайший день выплаты заработной платы или аванса, установленного в компании. Не забудьте удержать НДФЛ. Учтите, что в 2024 году действуют новые правила исчисления, удержания и перечисления подоходного налога в бюджет. О том, как с 2024 года платить НДФЛ по-новому — читайте в «Зарплате».

Советуем прочитать: Когда прекращается выплата алиментов на ребенка: ключевые моменты и сроки

Остальную часть пособия по больничным листам, как и прежде, оплатит Социальный фонд России. Деньги поступят на расчетный счет или карту сотрудника в течение 10 рабочих дней со дня представления страхователем сведений и документов. Об этом говорится в части 1 статьи 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Порядок расчета и выплаты пособий в зависимости от страхового случая читайте в Системе Главбух.

Теперь Соцстрах не требует распечатывать электронные больничные листы и хранить их наряду с бумажными листами нетрудоспособности. Об этом говорится в информации ФСС от 19.04.2022 года.

Образец листа нетрудоспособности: 2024 год

После закрытия больничного листа лечащий врач не выдает бумажный бланк работнику, а лишь сообщает номер листка нетрудоспособности, который работник должен передать работодателю. Внесите в ЛНА способы передачи информации о временной нетрудоспособности, так как ТК РФ оставляет это на усмотрение работодателя. Варианты включают:

отправить номер больничного на корпоративную почту;
переслать фото или скан талона с номером больничного, полученного в поликлинике;
предоставить в отдел кадров оригинал талона.

Процедура предоставления электронного листка нетрудоспособности: пример записи в ЛНА от экспертов «Кадрового дела»

Все эти способы равнозначны, поскольку работодателю важно знать номер листка нетрудоспособности для поиска больничного в электронной системе СФР. Работать с листком нетрудоспособности в системе СФР страхователь сможет только после того, как медучреждение присвоит ему статус «Закрыт».

Читайте в Системе Кадры: Как работать с электронными больничными

Как проверить больничный лист на сайте СФР

Одна из причин внедрения электронной системы листков нетрудоспособности — борьба с поддельными больничными. Главное преимущество системы — почти полное исключение риска злоупотреблений. СФР контролирует все действия с момента загрузки открытого больничного листа медорганизацией в систему. Введя номер листка нетрудоспособности, предоставленный сотрудником, в системе СФР, вы можете сразу убедиться в его подлинности.

Важно. Если у СФР будет недостаточно данных для оформления электронного больничного и выплаты пособия, он направит запрос работодателю. В запросе фонд укажет, какую дополнительную информацию о сотруднике нужно предоставить.

Если работодатель отправит в СФР неполные сведения, фонд направит извещение в течение пяти рабочих дней. Работодатель обязан подтвердить получение извещения в электронной форме в течение трех рабочих дней и предоставить недостающие сведения в течение пяти рабочих дней.

Читайте в Системе Кадры: Как передать недостающие сведения для больничного по запросу СФР

Коды больничных листов и их расшифровка

Код нетрудоспособности — одна из важнейших граф документа, которая следует сразу после информации о медицинском учреждении и данных больного. Код в больничном листе служит шифром, обозначающим реальную причину обращения пациента в медучреждение.

Советуем прочитать: Онлайн калькулятор пенсии: расчёт вашего будущего пенсионного дохода

Читайте в журнале «Кадровое дело»: Сотрудник на длительном больничном. Как платить пособие, оформлять и увольнять

Когда больничный лист оплачивает работодатель, а когда СФР

Правила выплаты пособия не изменились: работодатель оплачивает больничный лист за первые три дня нетрудоспособности, с четвертого дня пособие выплачивает СФР напрямую работнику.

Выплатите пособие по временной нетрудоспособности в ближайший день, установленный для выдачи зарплаты. Иначе работодателю придется платить компенсацию за задержку и возможно административное наказание по ч. 6 ст. 5.27 КоАП.

С первого дня пособие возмещает СФР, если больничный лист выдан по причине:

ухода за заболевшим членом семьи, в том числе ребенком;
несчастного случая на производстве или профзаболевания;
реабилитация сотрудника в санаторно-курортном учреждении на территории России сразу после госпитализации по направлению медицинского учреждения;
протезирование в специализированном стационарном учреждении;
карантин сотрудника, его ребенка до семи лет, посещающего дошкольное образовательное учреждение, либо другого недееспособного члена семьи сотрудника.

Электронный больничный лист будет оформлен медучреждением. Сведения о больничном листе поступят работодателю из СФР с предзаполненной информацией. Их следует проверить, при необходимости скорректировать и отправить обратно в фонд.

Одновременно с этим фонд может запросить дополнительные данные, которые необходимо предоставить в течение трех рабочих дней. В 2024 году список запросов от фонда был сокращен. Как взаимодействовать с СФР, смотрите на схеме от Системы Кадры.

Схема. Взаимодействие работодателя и СФР при оформлении пособия по временной нетрудоспособности

За несоблюдение сроков передачи данных предусмотрен штраф в размере 5000 рублей. За отсутствие документов компанию оштрафуют на 200 рублей за каждый документ, а за предоставление недостоверных сведений или за сокрытие данных — на 20% от суммы излишне выплаченного пособия, но не менее 1000 рублей и не более 5000 рублей.