Термины «приказ» и «распоряжение» часто воспринимаются как взаимозаменяемые в деловой практике. Однако между этими документами имеются существенные различия. Рассмотрим, в чем они заключаются и почему нельзя полагаться на то, что приказ и распоряжение идентичны в каждом случае.
Определения и различия
Приказы и распоряжения представляют собой распорядительные документы, которые используются руководством для управления персоналом и процессами в организации. Это локальные нормативные акты, где фиксируются управленческие решения. Несмотря на отсутствие четких определений в действующих нормативных актах, такие понятия как «приказ» и «распоряжение» впервые были введены в 1974 году в «Кратком словаре видов и разновидностей документов». Хотя многие определения из этого словаря, связанные с экономическими и организационными реалиями, устарели, их можно использовать как отправную точку для понимания сути этих понятий.
Приказ представляет собой локальный правовой акт, который издается единолично руководителем компании или его заместителем, исполняющим его функции на момент издания. Он направлен на решение вопросов, связанных с основной деятельностью или кадровыми вопросами. Распоряжение, в свою очередь, издается руководителем или его заместителями для оперативного управления организационными аспектами. Они касаются выполнения приказов, правил и других нормативных актов, регулирующих деятельность компании.
Применение документов
- Приказ остается в силе до отмены, в то время как распоряжение действует до фактического исполнения.
- Распоряжения часто переиздаются при необходимости, а изменения в приказ могут вноситься другим приказом. В текст изменяющего приказа обязательно включаются соответствующие изменения.
- При издании приказа обязательно указывается заголовок «Приказ», в то время как в распоряжении этот заголовок часто опускается. Также в тексте распоряжения начинается с формулы «Обязать, обязываю, распоряжаюсь», а в приказе – с «Приказываю».
Например, приказом может быть назначение на работу, а распоряжением временное поручение обязанностей в отсутствие основного сотрудника. В практике эти документы часто рассматриваются как равноценные и обладают одинаковой юридической силой в организации.
В большинстве компаний, особенно в малых, применяется только один вид распорядительного документа. Чаще всего это приказ, но могут быть исключения, когда издается только распоряжение. В случае структурированных подразделений распоряжения могут издаваться руководителями этих подразделений, а приказы – руководителем организации или исполняющим его обязанности.
С юридической точки зрения нет существенных различий между приказом и распоряжением, поэтому каждая организация самостоятельно определяет их применение. Разграничение между этими документами производится внутренними регламентами и другими нормативными актами, которые определяют ситуации, в которых необходимо использовать приказ или распоряжение.
В законе предусмотрены отдельные конкретные случаи. В уставе акционерного общества обычно указывается на полномочия руководителя издавать приказы (согласно статье 69-2 Федерального закона № 208 от 26 декабря 1995 года), что дает заместителям право на издание распоряжений.
Порядок формирования приказов и распоряжений
Процесс формирования приказов и распоряжений имеет сходные этапы создания, издания и контроля за исполнением:
- начальные действия, исходящие из причины, породившей необходимость в издании документа;
- сбор и анализ информации;
- разработка проекта приказа или распоряжения на основе проведенного анализа;
- учет замечаний и предложений заинтересованных сторон, их согласование;
- подписание документа;
- регистрация приказа или распоряжения;
- уведомление исполнителей.
Инициатива может исходить как от руководителя компании, так и от руководителей отделов (докладные записки, служебные записки, письма). Издание документа может быть и плановым и основано на нормативах предшествующих ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.
Согласование и корректировка, при необходимости, проводятся с учетом мнений сотрудников, профсоюза, низовых руководителей, а в определенных случаях также внешних организаций, привлеченных к решению проблемы, описанной в документе (вышестоящее руководство, эксперты). В других случаях этап корректировки приказа или распоряжения не требуется.
Работа проводится в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования которого распространяются на оформление приказов и распоряжений.
Распоряжение: процесс издания и принятия — полное руководство
2.7.1.1. Приказы и распоряжения используются для фиксации решений нормативного характера и решения оперативных, организационных, кадровых и прочих вопросов работы федерального органа исполнительной власти.
Проекты приказов (распоряжений) разрабатываются и представляются на основании заданий руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителя или по инициативе.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основе соответствующих представлений.
Ответственность за качественную подготовку проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, разрабатывающих и представляющих проекты.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ.
2.7.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним подписываются исполнителем и руководителем подразделения, представившим проект, руководителями подразделений, которые получают задания в проекте, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы (которые визируют проекты нормативных актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе согласования, отражаются в справке, прилагаемой к проекту.
Если в процессе согласования вносятся изменения принципиального характера, то документ требует перепечатки и повторного согласования.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подписание руководителю, визируются заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
2.7.1.3. Проекты приказов (распоряжений) оформляются на стандартных бланках установленной формы и при необходимости сопровождаются справкой, в которой кратко излагается суть приказа, его обоснование, а также информация о том, на основании каких данных подготовлен проект и кем было проведено согласование. Датой приказа считается дата его подписания.
Приказы нумеруются последовательно в пределах года; приказы, касающиеся основной деятельности, личного состава и распоряжения, имеют отдельные номерные ряды.
2.7.1.4. Копии указанных приказов (распоряжений) или их воспроизведенные экземпляры заверяются печатью организации и направляются адресатам в соответствии с распорядком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия также направляется исполнителю и в организацию.
2.7.1.5. Приказ (распоряжение) содержит следующие реквизиты:
Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование вида документа — приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым образом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа.
Заголовок должен коротко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок печатается полужирным шрифтом с интервалом между строками.
О принятии временной Инструкции по ведению дел
в центральном аппарате Федеральной налоговой службы
Заголовок документов, оформленных на бланках с продольным размещением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения обычно не имеют заголовка.
Текст отделен от заголовка двумя или тремя интервалами и напечатан шрифтом размером N 14 с интервалом 1,5 от левого края текстовой области и выровнен по обеим сторонам. Первая строка абзаца начинается с отступа в 1,25 см от левого края текстовой области.
Текст приказа может включать две части: констатирующую (преамбулу) и распорядительную.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, которые послужили основанием для издания приказа. Она может начинаться со слов «в целях», «во исполнение» и т. д. Если приказ выдается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается его наименование в родительном падеже, автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое напечатано прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечень предписанных действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может быть разделена на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однотипного характера могут быть указаны в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать информацию о подразделении или должностном лице, ответственном за контроль исполнения приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или его часть, то один из пунктов распорядительной части должен ссылаться на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст этого пункта начинается со слов «Признать утратившим силу.».
2.7.1.6. Совместные указания государственных органов оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
При составлении совместного указания:
наименования государственных органов располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — указание — центрируется;
дата совместного указания единая и соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, формируется из номеров регистрации каждой из этих организаций, разделенных косой чертой в порядке их перечисления в документе;
подписи руководителей государственных органов располагаются ниже текста на одном уровне.
Образцы оформления указаний и распоряжений приведены в Приложениях № 5 — 7.
Распоряжение руководителя: эффективное оформление поставленных задач
Распоряжение руководителя представляет собой документ, содержащий указания по оперативным вопросам управления и касающийся ограниченного круга подчиненных. В зависимости от важности и срочности поставленной задачи распоряжение может передаваться:
- устно;
- путем оформления письменного документа;
- в виде телефонограммы.
Распоряжение, не документированное должным образом, может касаться текущих задач средней и низкой важности. Обычно такие распоряжения выдается в коллективах с небольшим числом сотрудников.
Если вопрос требует особого внимания, устное распоряжение может быть дополнено письменным документом.
Как правильно поставить задачу
Чтобы распоряжение руководителя было максимально эффективным, оно должно быть четко и конкретно сформулировано. Размытое и неопределенное понимание задачи снижает эффективность выполнения указаний руководства сотрудниками.
Распоряжение руководителя как инструмент управления относится к категории организационно-распорядительных методов. В зависимости от способа воздействия на трудовой коллектив они могут быть классифицированы как:
- распоряжения, действующие в определенный период времени и по конкретному служебному вопросу;
- распоряжения продолжительного действия.
Если распоряжение предполагает выполнение определенного объема работ в определенный срок, необходимо указать дату завершения задания. Такой подход позволяет равномерно распределить усилия сотрудников в процессе выполнения задачи и обеспечить ее успешное выполнение.
Долгосрочные распоряжения должны включать цель, ради которой сотрудники должны выполнять определенные действия в соответствии с внутренними нормативными актами.
Неопределенность в распоряжении, изданном на предприятии, может подорвать дисциплину сотрудников, в то время как четко сформулированная цель может дополнительно мотивировать персонал.
В чем отличие распоряжения руководителя от приказа на предприятии
Приказ и распоряжение руководителя организации представляют собой аналогичные документы, выражающие волю единоличного исполнительного органа предприятия — его директора (генерального директора, президента).
Приказ по предприятию выпускается относительно разрешения вопросов, касающихся ключевых аспектов деятельности компании или ее персонала. Приказ является наиболее категоричной формой управленческого воздействия, в которой содержится требование обязательного исполнения принятых решений руководителем. Невыполнение указаний, содержащихся в приказе, может повлечь за собой санкции со стороны руководства.
Приказы, затрагивающие основную деятельность, могут охватывать различные аспекты:
- изменения в структуре компании (реорганизация, ликвидация);
- финансово-хозяйственные вопросы;
- материально-техническое обеспечение.
Приказы используются для оформления всех вопросов, связанных с персоналом организации: найм, перевод на другие должности или в структурные подразделения, увольнение, предоставление отпусков, дисциплинарные меры и поощрения сотрудников.
Распоряжение руководителя относится к более узким и специализированным аспектам работы организации. Оно может касаться оперативного управления и организации работ, связанных с выполнением основных приказов. В отличие от приказа, в распоряжении отсутствует категоричное требование на выполнение задачи.
В настоящее время нет четкого регламента и нормативных актов, регулирующих применение различных распорядительных документов. Выбор между приказом и распоряжением следует делать с учетом учредительных документов предприятия и инструкции по делопроизводству компании.
Структура распоряжения руководителя организации
Распоряжение или приказ составляются на специальном бланке, содержащем полное наименование предприятия и название документа.
Основные реквизиты распорядительного документа должны включать:
- регистрационный номер и дату составления, место его подготовки;
- заголовок основного текста (краткое содержание);
- содержание документа;
- подпись руководителя;
- отметки о согласовании и ознакомлении ответственных лиц, перечисленных в распоряжении.
Пример правильного оформления распоряжения руководителя предприятия, выполненного в соответствии с типовой Инструкцией по делопроизводству, доступен для скачивания здесь.
Правила составления распоряжений
Регистрационный номер распоряжения является последовательным номером документа данного типа, изданного с начала календарного года, с добавлением строчной буквы «р» (например, № 10р).
Заголовок распоряжения указывается в верхнем левом углу документа и содержит краткое содержание директивы, отвечая на вопрос «О чем?». Примеры заголовков ОРД – «О выполнении плана поставок продукции на 1 квартал», «Об утверждении бланков строгой отчетности».
Основной текст распоряжения условно делится на две части: констатирующую и распорядительную.
В констатирующем разделе распоряжения (преамбуле) обосновываются действия, предписываемые документом. Если основанием для распоряжения служит нормативный акт или предыдущий ОРД, преамбула должна начинаться с указания их номера и даты: «В соответствии с приказом №…», «На основании федерального закона №…».
Констатирующая часть распоряжения, составляемого по инициативе, включает цель и задачу действий, которые должны быть выполнены сотрудниками предприятия. Здесь могут указываться факты или события, обосновывающие необходимость издания конкретного ОРД. В случае, если действия сотрудников не требуют дополнительного объяснения, констатирующая часть может отсутствовать.
После утверждающей части распоряжения следует предложение о выполнении указанных действий с использованием фраз «Предлагаю» или «Обязываю». Далее следует распорядительная часть, где перечислены все действия и функции, поручаемые сотрудникам для выполнения распоряжения. Эта часть может включать несколько пунктов с указанием конкретных ответственных сотрудников и сроков выполнения указаний.
Если распоряжение отменяет ранее изданные распоряжения или их части, это также отражается в тексте документа. В таких случаях используются формулировки, начинающиеся со слов: «Во исполнение распоряжения №…», «Признать утратившим силу», «Внести изменения в …».
Последний пункт распоряжения содержит информацию о должности и фамилии сотрудника, ответственного за контроль исполнения всех указаний, содержащихся в документе.
Распоряжение руководителя организации может включать различные приложения, которые разъясняют или дополняют основное распоряжение. Это могут быть регламенты, перечни, положения, таблицы или графики. Все приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются последовательно.
Первоначально проект распоряжения составляется и подписывается лицами, ответственными за выполнение поставленных задач. При необходимости вносится дополнительная информация или возражения, которые включаются в проект.
Полное согласование проекта с руководителями подразделений происходит в течение пяти календарных дней. После этого проект подписывается руководителем и регистрируется.
Распоряжение доводится до исполнителей путем рассылки или тиражирования документа. Это может происходить через бумажные копии или электронную почту в случае автоматизированного документооборота.
Быстрое информирование исполнителей о поставленных задачах способствует их эффективному выполнению.
Согласно регламенту, все распоряжения руководителя должны храниться в архиве компании. Документы административно-хозяйственного характера сохраняются не менее пяти лет, а распоряжения, касающиеся основной деятельности, — до ликвидации организации, после чего передаются в архив.
Распоряжительные документы
Распоряжительная документация позволяет органу управления организацией обеспечить выполнение поставленных задач. К распоряжительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, постановления, решения.
Отличие распоряжений заключается в порядке принятия решений: коллегиальный или единоначалие.
Исполнительный орган представляет интересы организации и действует от ее имени. Он осуществляет текущую деятельность юридического лица и выполняет волю учредителей. Исполнительный орган может быть сформирован различными способами:
- единовластным, когда руководит организацией одно лицо, имеющее полномочия принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);
- коллегиальным, когда управление осуществляется группой лиц, обладающих одинаковыми обязанностями и правами при принятии решений, относящихся к компетенции данного органа (например, правление).
В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единовластным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (обычно указания выдаются органами государственного управления, однако руководители предприятий также имеют право на выдачу таких документов). Иногда, хотя и нечасто, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановления в основном издаются высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти. Постановления могут приниматься не только на уровне государственного управления, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.
Приказы, решения и постановления издаются в случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или предоставление других услуг, вопросы, связанные с финансированием, составлением отчетности предприятия, выполнением функции планирования, управления персоналом, развития научно-технической базы.
Распоряжения, указания выдаются по оперативным вопросам и для организации выполнения постановлений, решений и приказов. К оперативным вопросам относятся управление текущими событиями, такие как оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.
Рассмотрим более детально каждый из распорядительных документов.
Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного руководства для решения основных вопросов, стоящих перед организацией. Приказ является основным распорядительным документом организации.
Различают приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Приказы по основной деятельности могут издаваться как по собственной инициативе, так и в исполнение решений вышестоящих организаций.
Подготовка приказа включает следующие этапы:
— изучение сути вопроса и сбор необходимой информации;
— подготовка проекта приказа;
— согласование проекта документа;
— рассмотрение проекта приказа руководством и его подписание.
Приказы оформляются на бланке предприятия или на специальном бланке приказа. Формуляр приказа включает следующие реквизиты:
— наименование организации;
— наименование вида документа (ПРИКАЗ);
— дата документа;
— регистрационный номер (по календарному году);
— место составления документа;
— заголовок к тексту (начинается с предлога «О», «ОБ»);
— текст;
— подпись;
— визы согласования документа.
Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов ведется последовательно с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).
Текст приказа как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части, констатирующей, указываются основания для издания приказа. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слов «ПРИКАЗЫВАЮ:», указывают «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (описывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее выполнения).
В документации организации фиксируются права директора или правления и порядок утверждения документов, относящихся к их компетенции. Для разъяснения вопросов подписи приказов на предприятии необходимо изучить учредительные документы внимательно.
Копии и выписки приказов можно получить. Подлинники хранятся в ДОУ и не выдаются.
Распоряжение, указание — это правовые акты, издаваемые руководителями или их заместителями, главными специалистами для оперативного решения вопросов организации. Они обязательны для подразделений, которым адресованы.
Руководство предприятия может издать распоряжение по оперативным и текущим вопросам, чтобы решить конкретные задачи компании.
Распоряжение может касаться предоставления копий документов, согласования графика отпусков и других оперативных вопросов. Оно также может регулировать исполнение приказов и инструкций организации.
Указания обычно используются государственными органами, но и коммерческая организация может издать их. Их использование требует четкого разграничения в инструкции по делопроизводству.
В организациях часто применяются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Нормативы, регулирующие их использование, отсутствуют, поэтому инструкция должна предусматривать их применение, соблюдая учредительные документы организации.
Распоряжения и указания оформляются по тем же правилам, что и приказы, но начинаются с слов «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».
Постановление принимается высшими органами управления для решения ключевых задач, а решение — коллегиальными органами для важных вопросов их деятельности.
Текст решения также состоит из констатирующей и распорядительной частей, указывая наименование принимающего органа и слово «РЕШИЛ» на отдельной строке.
- Введение
- Реквизиты и бланки документов
- Видеолекция «Бланки организации»
- Требования к оформлению реквизитов документов
- Практическое задание 1
- Тест «Реквизиты и бланки»
- Практическое задание 2
- Видеолекция «Распорядительные документы»
- Практическое задание 3
- Материал «Организационные и распорядительные документы»
- Видеолекция «Информационные ресурсные документы»
- Задание №4 для практики
- Тест «Информационные ресурсные документы»
- Видеолекция «Деловая переписка»
- Задание №5 для практики
- Тест «Деловая переписка»
Основные аспекты приказа и распоряжения
Эксперт в области бухгалтерии и налогов, сертифицированный специалист. Специализируется на проверке контрагентов, льготах и государственной поддержке, а также на маркировке товаров. Рекомендует использование внешнего бухгалтера и кадрового агента в качестве ассистента главного бухгалтера.
В документации бизнеса термины «приказ» и «распоряжение» часто рассматриваются как взаимозаменяемые. Однако их различия в форме и содержании имеют своё значение.
Для понимания различий между приказом и распоряжением в организации важно знать, что оба этих документа относятся к ЛПА — локальным правовым актам, выпускаемым руководящим составом юридического лица, индивидуального предпринимателя, административного субъекта или государственного органа. Как приказ, так и распоряжение представляют собой документы, определяющие оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы компании.
Оба типа документов регулируются юрисдикцией хозяйствующего субъекта, который их подписывает. Приказ и распоряжение могут касаться отношений с другими хозяйствующими субъектами в пределах исполнения обязанностей сотрудников, ответственных за выполнение.
В делопроизводстве существуют определенные правила, помогающие установить ключевые различия между этими двумя видами документов. Основные критерии представлены в таблице:
Руководитель компании, филиала, отдела или подразделения
Получите бесплатную консультацию по юридическим вопросам с помощью приложения Главбух Ассистент.
Основные отличия приказа от распоряжения
Рассмотрим подробнее, в чем отличия приказа от распоряжения. Приказ представляет собой документ, который создает основу для правовых отношений и имеет длительный срок действия, не зависящий от конкретного события. Например, приказ о постоянном переводе сотрудника или о приеме на работу может служить примером такого документа. При необходимости его можно изменить или отменить другим приказом.
Распоряжение, в свою очередь, является документом оперативного характера, действующим до выполнения основанного на нем решения. Например, распоряжение о создании рабочей группы действует до момента решения по порученным вопросам. Соответственно, само распоряжение имеет ограниченный срок действия.
- Чек-лист: список обязательных приказов в компании
- Как составить приказ о назначении ответственных лиц
- Как оформить приказ на право подписи документов
- Как составить приказ о дисциплинарном взыскании
Издавать приказы может работодатель или руководитель организации, который имеет право подписывать документ или делегировать это полномочие временно исполняющему обязанности руководителя. Распоряжения, в свою очередь, могут выдавать руководители структурных подразделений, отделов или филиалов, что расширяет круг лиц, имеющих право подписи.
Экспертный блог для бизнеса.
Последние обновления:- Налоговая реформа-2025: изменения по УСН и НДС
- Список рискованных операций для ООО и ИП в 2024 году
- Изменения в законодательстве для бизнеса с июня 2024 года
- Как безопасно осуществлять переводы физическим лицам компаниям и ИП
- «Выручку все равно найдут» или схемы сокрытия доходов, которые не работают
Примеры различий между приказом и распоряжением
Обсудим особенности приказов и распоряжений, используя конкретные примеры, представленные в таблице:
Приказ о приеме на работу сотрудника
Распоряжение о временном возложении обязанностей на бухгалтера во время отпуска кассира
Приказ об утверждении учетной политики
Распоряжение о проведении инвентаризации
Приказ об утверждении типовой должностной инструкции слесаря
Распоряжение о включении изменений в должностные инструкции по причине смены наименования должности
Помимо указанных различий, существует еще одно значимое отличие. Подход к составлению этих документов различается. Распоряжение издается без заголовков и «шапки», его текст начинается с фразы «обязываю» или «распоряжаюсь». Приказ обязательно имеет заголовок и «шапку», и начинается со слова «Приказываю». В обоих случаях необходима подпись руководителя, ответственных лиц и сотрудников, ознакомленных с документом.
Хозяйствующие субъекты имеют право вносить изменения в типовые формы распоряжений и приказов, составлять документы по собственным образцам, утвержденным в организации. Важно учитывать, что в юридическом плане нет существенных различий между этими двумя видами документов. Основные отличия сформировались в процессе работы с документами и делопроизводством в целом.