Для предоставления учредительных документов в любую инстанцию или третьим лицам по запросу, необходимо копировать все страницы, включая оборотные, на которых есть текст и/или печати. Существует три вида заверенных документов:
ü заверенные печатью организации;
ü удостоверенные на месте (например, протоколы ООО во время собраний).
Для нотариального заверения копий документов необходимо заранее снять копии и обратиться к нотариусу, предоставив копии и оригиналы одновременно. Стоимость заверения различных документов отличается. Устав стоит 500 руб., независимо от количества страниц, другие документы — от 20 руб./стр. Но некоторые документы нотариус не заверяет, их нужно будет оформить самостоятельно (читайте ниже).
Копии документов, составленных в организации (протоколы, решения, приказы и пр.), обычно заверяются без нотариуса, печатью организации и удостоверительной подписью «копия верна» с подписью уполномоченного лица.
С сентября 2014 года появился новый вид копий документов, когда нотариус обязан присутствовать на собрании в организации и выполнять удостоверительную надпись на протоколе общего собрания. Кстати, эту процедуру можно избежать, если в Уставе будет соответствующий пункт, освобождающий от такой процедуры.
Получение копий
Копии документов организации можно запросить в том же регистрационном органе, где была зарегистрирована сама организация. Если прежний регистрационный орган ликвидирован или реорганизован, обратитесь к нам, мы вам поможем.
Для получения копий документов необходимо составить письмо установленного образца, указав данные об организации, ГРН, другую необходимую информацию и срок изготовления копий. Также необходимо оплатить госпошлину по реквизитам соответствующей государственной услуги.
Документы о собственности, регистрационные документы
ü для получения кредита, предоставления покупателю документов как информационных материалов, в ряде других случаев, достаточно простых копий, не заверенных.
ü при лицензировании, работе с контрагентами, в бухгалтерию встречной стороны по договору, в суд, Арбитраж — достаточно копий регистрационных документов, заверенных печатью организации.
ü При сделках с недвижимостью, открытии счетов в банках, подаче документов в МФЦ и другие государственные органы — требуются нотариально заверенные копии.
Получение копий регистрационных документов сложнее, чем учредительных документов организации. При потере некоторых оригиналов документов может потребоваться расследование УВД, и оригиналы будут выданы повторно только после получения соответствующей справки. Причем не во всех случаях.
Некоторые регистрационные документы вообще не предоставляются повторно. Например, свидетельство о регистрации права собственности на землю, выданное в 1992-1993 годах, невозможно получить повторно ни как копию, ни как дубликат. Для его восстановления нужна новая процедура легализации права собственности — регистрация в Росреестре и получение выписки из ЕГРН.
Для уточнения информации по копиям и оригиналам звоните нам.
Копии с поврежденных документов
На разорванных и ветхих документах, где информация частично неразборчива, нельзя сделать нотариальные копии или удостоверительные надписи должностными лицами организаций. Необходимо сначала получить новый документ, а затем снять с него копию.
Заявление о выдаче копий документов
Для различных государственных органов заявления составляются по разным формам, и оплата государственной пошлины производится по разным реквизитам и в разных размерах. Образцы заявлений можно получить в нашей организации.
Сроки выдачи копий документов:
ü МИ ФНС № 15 — 1,5 рабочих дней;
ü Росреестр — от 7 дней и дольше;
Выдача повторных документов
ü МИ ФНС № 15 — 5 рабочих дней и более;
ü Росреестр — выписки ЕГРН — около 5 рабочих дней
При требовании копий всегда указываются условия заверительных надписей: простая (с печатью организации), все подписи граждан (если это не юридическое лицо) или нотариальная.
Как заверять копии документов:
2. Если листов больше одного, сшить их с помощью иглы и белой нити, концы нити вывести на заднюю сторону и закрепить узлом. Затем на нить и узел наклеить небольшой листок бумаги, фиксирующий и закрывающий место узла.
3. Сделать надпись, содержащую слова «копия верна», должность, дату, «в документе прошито, пронумеровано (и скреплено печатью) ___ листов». Для ненотариальной формы — поставить печать организации.
4. При нотариальном заверении действия по пунктам 2-3 выполняет нотариус. Но копии лучше подготовить заранее, так как у нотариусов может не быть копировальной техники или желания копировать.
Копии документов, подтверждающих полномочия руководителя
Оригиналами документов обычно являются Протоколы общих собраний, Решения единственного участника или акционера общества, Приказы министерств или ведомств и т.д. При наличии документа о продлении полномочий руководителя, одновременно предоставляются оба документа — первичный документ о назначении и второй документ о продлении полномочий. Их копии должны быть надлежаще заверены.
Поделитесь страницей с друзьями
Что такое справка о трудовой деятельности и где ее взять
Сведения о трудовом стаже важны для расчета пенсии и других социальных выплат. Объясняем, как правильно заполнить форму для получения справки о трудовой деятельности и где получить этот документ.