Как оформить протокол заседания, если часть участников присутствует удаленно: отображение места проведения, идентификация участников, подписание протокола, учет изменений численности участников при потере связи. Примеры оформления протоколов для различных организаций.
корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»
Склонение фамилий с согласным окончанием
Как правильно склонять фамилию Рачёк? Владелец утверждает, что она не склоняется. Какие аргументы можно привести?
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор РАНХиГС при Президенте РФ
Организация дел с протоколами комиссии при отсутствии некоторых протоколов
Как упорядочить дела с протоколами комиссии, если некоторые отсутствуют, а у некоторых дублируются номера? Как отразить это в документах? Примеры оформления для дел с разными сроками хранения.
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор РАНХиГС при Президенте РФ
Правила составления протокола
Правильно составленный протокол обеспечивает юридическую силу принимаемым решениям. Объясняем, как правильно составить каждый раздел. Какие реквизиты обязательны, а какие необязательны. Приводим примеры. Этот процесс важен для всех, кто занимается делопроизводством.
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор РАНХиГС при Президенте РФ
Елена Игнатьева, член НАСПЭ и эксперт в области этикета, деловых коммуникаций и административного управления, а также преподаватель в проекте «Smart and Talented».
Секреты составления протокола совещаний по ГОСТу
Во время педсоветов и оперативных совещаний, запланированных на второй семестр, следует оформлять результаты в соответствии с новым ГОСТом. В этой статье вы найдете образцы протоколов с полезными рекомендациями.
Протокол придает юридическую силу принятым решениям на совещаниях и педсоветах, поэтому его составление имеет важное значение. Здесь вы узнаете, какую форму протокола выбрать для различных мероприятий, как правильно заполнять реквизиты, как регистрировать документ, а также найдете примеры протоколов и журнала регистрации.
Выбор типа протокола
Существует два вида протоколов: краткий и подробный. В кратком протоколе фиксируются участники и принятые решения по каждому вопросу, в подробном же описывается весь ход обсуждения. Тип протокола определяется председателем мероприятия.
При оперативных совещаниях рекомендуется вести краткий протокол, а для более детального фиксирования хода заседания используйте подробный протокол, например, при обсуждении конфликтных ситуаций.
Вводная часть
В начале протокола указываются председатель и секретарь. Затем перечисляются присутствующие участники, приглашенные лица и повестка дня. Повестка дня представляет собой перечень вопросов для обсуждения с указанием докладчика и времени на каждый вопрос.
- Новый секретарь школы утверждает, что указание повестки дня необязательно для протокола. Директор сомневается. Прав ли секретарь?
Узнать ответ >>
Да, в некоторых случаях указание повестки дня не требуется. Если она является очевидной из контекста или проводится оперативное совещание, то можно не указывать повестку дня. В противном случае включите её.
Основная часть
Важное замечание
При несогласии кого-либо из участников с принятым решением, после раздела «РЕШИЛИ» добавьте раздел «ОСОБОЕ МНЕНИЕ».
Основная часть протокола составляется в виде разделов, количество которых соответствует количеству вопросов повестки дня. Нумерация разделов должна соответствовать порядковому номеру вопроса. Каждый раздел содержит информацию о выступлениях и принятых решениях.
Приняли решение или определили. Сформулируйте решения и поручения по каждому вопросу повестки дня в виде указаний — «провести, организовать, представить…», укажите ответственного, срок выполнения и содержание. Пронумеруйте решения по каждому вопросу повестки дня, начиная с № 1. Решения по важным и принципиальным вопросам принимайте на основании голосования. Информацию о голосовании включите в протокол.
- Не удалось собрать кворум педсовета в школе. Принято решение об удаленном голосовании. Необходимо составить протокол?
Узнать ответ >>
Да, следует составить протокол. В дополнение к стандартной информации, укажите:
– количество членов педсовета, получивших вопросы повестки дня;
– количество членов педсовета, принявших участие в удаленном голосовании;
– информацию о наличии кворума;
– количество голосов «за», «против» и «воздержался» по каждому вопросу;
– решение педсовета по каждому вопросу, вынесенному на голосование;
– данные о лицах, подсчитавших голоса;
– данные о лицах, подписавших протокол.
Протоколы могут быть составлены на обычном листе бумаги или на специальном бланке. Бланк протокола, срок его подготовки и порядок работы с ним устанавливаются в Инструкции по делопроизводству.
Реквизиты протокола должны соответствовать ГОСТ Р 7.0.97–2016. Убедитесь, что в бланке протокола указаны все обязательные реквизиты: название школы, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок (вид мероприятия), текст, отметка о приложении (при наличии), подписи председателя и секретаря заседания.
- Учредитель запросил информацию о решении педсовета школы. Школа предоставила копию протокола. Это правильно?
Узнать решение >>
Школа поступила неверно. Следует предоставить выписку, содержащую точное копирование части подлинного протокола, чтобы учредитель был в курсе принятых решений на заседании. Выписка должна содержать все реквизиты бланка, введение, пункты повестки дня и текст, отражающий обсуждение и принятое решение. Выписку из протокола подписывает секретарь. При составлении выписки для другой организации подпись ставит руководитель.
Подготовка и регистрация протоколов
Доверьте составление протоколов секретарю заседания. Он может составлять их на основе стенограммы, аудиозаписи, своих записей, а также текстов выступлений, справок и проектов решений. Секретарем может быть секретарь руководителя или один из участников совещания.
Протокол подписывают председатель и секретарь. Копии распространяются среди участников совещания, могут быть отправлены по электронной почте. Согласование протокола с участниками не требуется.
Зарегистрируйте протокол в специальной форме. Укажите номер протокола, дату заседания, Ф. И. О. и должность председателя, дополнительные сведения в графе «Примечание». Образец журнала регистрации протоколов представлен в конце статьи.
Присваивайте номер протокола по порядку проведения заседаний. Нумерацию ведите в пределах учебного года.
Дата протокола совпадает с датой заседания. Если в вашей организации нет СЭД, добавьте в журнал регистрации графу «Исполнение поручений по протоколу». Каждому поручению в протоколе присваивайте номер: первая цифра — номер вопроса в повестке дня, вторая — номер поручения по этому вопросу.
Протоколы с разными сроками хранения регистрируйте в разных формах.
- Кто может быть председателем заседаний?
Узнать ответ >>
Ведущий – неотъемлемый участник каждого совещания, заседания или собрания. Обычно это генеральный директор, заведующий отделом, их заместители или руководитель структурного подразделения. Ведущий инициирует проведение совещания, определяет порядок дня и состав участников, анализирует их действия и ставит перед ними задачи.
Загрузка образцов
Перелистните образцы протоколов, кликая по стрелкам
Ваш отзыв важен для нас! Пожалуйста, оцените материал, выбрав один из пяти смайликов ниже (сервис доступен на веб-сайте ).