Руководство по оформлению льготной справки для Пенсионного фонда

Льготная справка для Пенсионного фонда — это документ, необходимый для получения права на досрочный выход на пенсию. В статье мы расскажем, как правильно её оформить, куда подать и где найти образец льготной справки для оформления пенсии.

Для чего нужна льготная справка

После реформы 2020 года, пенсионный возраст в России составляет (ч. 1 ст. 8 400-ФЗ):

• 65 лет для мужчин;
• 60 лет для женщин.

Тем не менее, некоторые категории граждан имеют право на досрочную пенсию. Перечни профессий и должностей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, изложены в Постановлении Кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991 (ред. от 02.10.1991). Эти списки используются согласно ст. 30 400-ФЗ.

Если гражданин работал на производстве или в должности, включённой в указанные списки, и имеет соответствующий стаж, он может оформить льготную справку и сопутствующие документы для подачи в Пенсионный фонд.

Какие документы требуются для льготной пенсии

Для оформления льготной пенсии необходимо предоставить следующие документы:

• льготную справку;
• паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС;
• трудовую книжку;
• справку от работодателя о средней заработной плате за 5 лет работы (заявитель может выбрать любой пятилетний период);
• документы, подтверждающие право на досрочную пенсию (подтверждающее письмо от работодателя, информация о трудовых условиях и т.д.).

Где можно получить справку для пенсии

Бланк справки и всю необходимую документацию должен предоставить работодатель. При наступлении срока для досрочной пенсии сотрудник должен обратиться к работодателю с просьбой оформить заявление в ПФР. Этим вопросом обычно занимается отдел кадров или сотрудник, ответственный за взаимодействие с ПФР.

Работодатель обязан предоставить сформированное и подписанное заявление в течение 3 дней после обращения сотрудника.

Если организация, где работал заявитель, была ликвидирована, необходимо обратиться в архив, куда переданы все документы после ликвидации.

Что должно быть в льготной справке

Справка может быть составлена в свободной форме на фирменном бланке работодателя, главное — предоставить достаточную доказательную базу, подтверждающую право на досрочную пенсию.

Хотя форма справки может быть произвольной, специалист должен учитывать методические рекомендации. Например, при расчёте льготного стажа, дающего право на досрочную пенсию, необходимо следовать правилам, установленным ПП РФ № 516 от 11.07.2002.

Пример льготной справки для Пенсионного фонда должен включать следующие данные:

1. Полное и краткое наименование работодателя, его реквизиты.
2. Фамилию, имя и отчество работника.
3. Должность работника, дающая право на льготу согласно ст. 30 400-ФЗ и утверждённым спискам.
4. Даты приёма на работу и увольнения (при наличии) с указанием реквизитов приказов.
5. Периоды, когда сотрудник повышал квалификацию, находился в ученическом отпуске, ухаживал за ребенком или был в отпусках без сохранения заработной платы.

В регистре необходимо указать его номер и дату, а также поставить угловой штамп учреждения. Документ подписывают руководитель учреждения, главный бухгалтер и, при наличии, начальник кадровой службы. Бланк также заверяется «живой» печатью.

В документации для ПФР не должно быть ошибок, исправлений и ложной информации. Территориальный фонд откажет в принятии неправильно оформленного документа, а ответственный специалист может быть оштрафован.

Какая справка подтверждает стаж работы для ПФР?

На практике справку для Пенсионного фонда, подтверждающую стаж работы, по образцу, установленному работодателем, предоставляют для получения социальных выплат, если нет других документов, подтверждающих стаж, или для решения споров в уполномоченных органах (например, в суде). Чтобы получить заверенную справку, сотрудники обращаются в отдел кадров компании, где они работали или работают в настоящее время.

Почему нужна справка ПФР?

Есть две основные ситуации, когда может потребоваться справка о стаже от работодателя. Первая – отсутствие документов, подтверждающих длительность работы, основным из которых является трудовая книжка. Если она испорчена, утеряна, содержит ошибки или нарушения, её не примут в ПФР. В качестве доказательства, что сотрудник действительно работал заявленное количество лет, используется официальная справка от работодателя.

Вторая причина – оформление пенсии по льготе для лиц, работавших в условиях Крайнего Севера, на вредных и опасных производствах и т.д. В стаж засчитываются все периоды, когда за сотрудника уплачивались страховые взносы. Для подтверждения их продолжительности используется справка от текущего работодателя.

Действующее законодательство не предлагает образцы справок в Пенсионный фонд с места работы для различных жизненных ситуаций. Они составляются по форме, выбранной работодателем. Для обеспечения единообразия рекомендуется разработать единый бланк и закрепить его локальными актами компании.

В какие сроки предоставляется справка?

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять документы, связанные с работой сотрудника, в трехдневный срок с момента получения запроса. Документы заверяются уполномоченным лицом компании и печатью. Взимать плату за их изготовление незаконно.

В ст. 62 указано, что основанием для подготовки справки в Пенсионный фонд о стаже работы по внутреннему образцу фирмы является письменное заявление работника. Закон не устанавливает унифицированный бланк такого документа. Его можно подготовить в произвольной форме, включив следующую информацию:

• данные о работодателе (название компании, ФИО и должность адресата);
• ФИО и должность автора заявления;
• наименование необходимой справки или описание требуемой информации;
• количество экземпляров;
• дата составления запроса.

Заявление заверяется подписью автора и подается в отдел кадров или бухгалтерию. На практике, в небольших коммерческих структурах справки часто выдаются без письменных запросов, на основании устных просьб работников.

В ст. 62 ТК РФ говорится, что справка в Пенсионный фонд с места работы по внутреннему образцу работодателя должна выдаваться лично сотруднику. Возможна её отправка ценным письмом с описью вложения, но только при наличии согласия сотрудника, например, если соответствующий пункт включен в письменное заявление.

Если справка подготовлена в течение 3 дней с момента получения запроса, но специалист не забирает ее и не дает согласия на отправку почтой, компания обязана направить письменное уведомление гражданину с просьбой забрать документ. Это подтверждает, что компания выполнила обязательства в установленный законом срок и избежала возможных проблем с трудовой инспекцией.

Нужно ли выдавать справки о страховом стаже по запросам бывших сотрудников? Закон не делает для них никаких исключений. Это означает, что администрация обязана предоставить справку уволенному работнику в трехдневный срок.

Как оформить справку о стаже?

Законодательство не предоставляет актуальный образец справки с места работы для пенсии. Организациям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формат документа и закреплять его внутренними положениями. Рекомендуется включить следующую информацию:

• Данные о нанимателе: название организации, ИНН, КПП, местоположение, контакты. Если наименование компании менялось, это должно быть указано в документе.
• Номер справки согласно внутренней нумерации компании.
• Дата и место составления документа.
• Основная часть, где указаны ФИО и должность специалиста, подразделение, в котором он работает, и точные даты работы в организации. Информация о переводах и совместительстве также должна быть включена.
• Ссылки на документы-основания (например, номера и даты приказов о приеме на работу и увольнении).

В стандартный образец справки о стаже работы в Пенсионный фонд можно включить дополнительную информацию, если это указано в запросе специалиста. Например, периоды отпусков и больничных, особые условия занятости (на вредном производстве, в Крайнем Севере).

Документ заверяется подписью генерального директора или уполномоченного лица и печатью компании. Информация о выданной справке регистрируется в специальном журнале.

Вы можете скачать образец справки о стаже для ПФР:

Сколько действует готовая справка?

Законодательство не устанавливает срок действия справки о стаже работы для Пенсионного фонда. Это означает, что документ не имеет «официального» срока годности. Если специалист уволился, данные в справке остаются актуальными. При увольнении гражданин может запросить несколько экземпляров справки. Компания обязана предоставить столько копий, сколько потребуется, без ограничений.

Как работнику получить документы о стаже работы

У работников, как текущих, так и бывших, может возникнуть необходимость подтвердить трудовую деятельность для реализации пенсионных или иных прав. Если личное дело работника передано в архив, подтвердить информацию может архивная справка.

Этот документ нужен, когда периоды работы не отражены в трудовой книжке или записи вызвали вопросы у ПФР.

Организация выдает архивную справку следующим образом:

1) работник пишет заявление или письмо-запрос на имя руководителя (пример 1);

2) письмо-запрос регистрируется и передается ответственному лицу для подготовки архивной справки;

3) ответственное лицо проверяет полноту и правильность всех данных в запросе;

4) заявителю предоставляют соответствующую архивную справку.

Архивные справки о трудовом стаже выдаются бесплатно, поскольку эта услуга социально значима.

Законодательство предусматривает 30 дней на подготовку архивной справки с момента получения запроса. Если этого срока недостаточно, архив информирует заявителя о продлении времени рассмотрения с указанием причин и нового срока ответа.

КАК СОСТАВИТЬ АРХИВНУЮ СПРАВКУ

Организация оформляет архивную справку на своем бланке по установленной форме, включая в нее информацию по запросу (пример 2).

В конце справки необходимо указать архивные шифры и номера листов документов, на основании которых она составлена. Ссылки на эти документы обязательны, так как без них архивная справка не имеет юридической силы.

Сведения о зарплате следует указывать отдельно по каждому месяцу начисления (не рассчитывать среднегодовой и среднемесячный доход). Не нужно учитывать инфляцию — вся информация должна быть предоставлена в ценах соответствующего периода, о чем можно упомянуть в тексте. Если данных о зарплате конкретного работника нет, используйте цифры из штатного расписания за интересующий период.

КАК ВЫДАТЬ ДОКУМЕНТЫ, СВЯЗАННЫЕ С РАБОТОЙ

Порядок выдачи работникам документов (их копий), связанных с работой (справок, выписок и т. д.), должен быть закреплен в приложениях к локальным нормативным актам или прописан в соответствующем положении (пример 3).

В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНО ДЕЛАТЬ ЗАПРОС В ПФР

Работодатели, включая архивы, не всегда имеют всю необходимую работнику информацию, поэтому они делают запросы в государственные органы, например в ПФР.

Чаще всего запрос оформляет работодатель, если работник не может сам представить справку о размере своего заработка, на основании которого ему должна быть начислена страховая выплата в случае профессионального заболевания или несчастного случая (ч. 7 ст. 12 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ (в ред. от 07.03.2018)).

Работник также может сам оформить запрос, например, если утеряна трудовая книжка и нужно восстановить стаж через ПФР. Информацию о стаже работник может получить в многофункциональных центрах «Мои документы».

Для направления запроса[*] (пример 4) необходимо письменное согласие работника на получение его персональных данных.

[*] Приказ Минтруда России от 29.02.2016 № 79н «Об утверждении формы заявления застрахованного о направлении запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о предоставлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, формы и порядка направления запроса, формы и порядка представления запрашиваемых сведений территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации».

И. И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 12, 2018.

Узнать больше:

• Оформляем и выдаем работникам справки
• Работник получает право на пенсию. Оформляем документы
• Какие документы может запросить работник

Подтвердить работу в компании можно трудовой книжкой

Если сведения о льготном стаже не учтены или учтены не полностью, работнику следует обратиться с трудовой книжкой в Социальный фонд России (СФР) для внесения изменений в индивидуальный лицевой счет.

Если трудовая книжка заполнена правильно, проблем с учетом стажа не возникнет: СФР внесет недостающие данные в свою систему.

Если трудовая книжка утеряна или записи в ней неверны, то для подтверждения стажа работодатель может предоставить:

• трудовой или гражданско-правовой договор;
• копии приказов или выписки из них;
• ведомости на выплату заработной платы.

В случае реорганизации компании, документы предоставляет правопреемник.

Если компания ликвидирована или ИП прекратил деятельность, работник сам должен запросить документы в архиве:

1. Сначала обратиться в управление по делам архивов региона, где он работал. Например, для подтверждения стажа в московской компании, запрос нужно направить в Главархив Москвы.
2. Если в региональном архиве нужных данных нет, можно обратиться в Росархив.

Многие архивы имеют электронные базы, поэтому личное посещение не требуется — запрос можно сделать удаленно. Услуга бесплатная.

Найденные документы нужно отправить в СФР. Фонд примет решение о внесении изменений в индивидуальный лицевой счет. В случае отказа СФР, работник может обратиться в суд.

Больше статей о работе с сотрудниками

• Две трети молодых россиян хотят получать на стажировке до 40 000 ₽
• Спрос на специалистов в сфере туризма вырос на треть за год
• Инхаус или аутсорсинг?
• Востребованность выпускников колледжей на рынке труда быстро растет
• Треть российских компаний разрешает сотрудникам работать удаленно

Проверка изменений на сайте СФР

Для проверки изменений на сайте СФР, работнику нужно запросить выписку из индивидуального лицевого счета:

• в электронном виде — через Госуслуги, личный кабинет на сайте СФР или банк, сотрудничающий с СФР;
• на бумаге — лично в МФЦ или отделении банка.

На первой странице документа указан общий стаж, учитываемый при назначении пенсии. Далее — льготный стаж, на основании которого начисляется досрочная пенсия по старости, его продолжительность и основания.

Эксперты ответят на ваши вопросы

Эксперты Тинькофф отвечают на вопросы по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим бизнес-проблемам. Пишите нам на secrets@tinkoff.ru для разбора вашей ситуации.