Информационное письмо – это, по сути, стандартное деловое послание. Оно не преследует определённую цель – информационные письма могут использоваться для уведомления партнёров о любых изменениях в вашей компании, для представления новых услуг и товаров, а также для напоминания контрагентам о выполнении договорных обязательств. В общем, это обычное деловое сообщение, написанное в свободной форме, но в рамках деловой переписки.
Образец письма клиенту: 10 готовых шаблонов для рассылки
По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг, приносит 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.
Как правильно написать письмо клиенту?
Вы постоянно думаете о клиентах, но это не всегда взаимно. Чтобы привлечь их внимание и обойти конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько полезных советов:
- Терпение и ещё раз терпение. Постепенно подводите потенциального покупателя к сделке, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
- Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
- Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами и ускорит работу с почтой.
CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывать все звонки и организовывать переписку с клиентом. Например, программа S2 CRM интегрируется с почтовым сервисом (можно подключить неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.
Чтобы отправить клиенту письмо через CRM, вам не нужно будет писать текст самостоятельно. С помощью конструктора документов вы сможете создать различные шаблоны писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам всего за два клика. S2 CRM автоматически подставит в письмо имя и другие данные клиента.
Письма клиентам: примеры и готовые шаблоны
Мы подготовили подборку деловых писем для клиентов, которые вы можете использовать в качестве образца. Вам останется только дополнить их необходимыми деталями.
Письма «холодным» клиентам
Первый раз пишете потенциальному клиенту? Персонализация и выгодное предложение помогут избежать попадания в спам.
1. Укажите на общее знакомство.
Тема письма: Пишу от [имя знакомого]
Мы успешно сотрудничаем с [общий знакомый] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и добились вместе отличных результатов. Подробности можно узнать здесь [ссылка на кейс/отзыв].
Будем рады, если вы присоединитесь к нам. Вот несколько вариантов, как мы можем помочь вам в решении ваших задач:
2. Упомяните книги, лекции или презентации клиента в письме.
Видел вашу презентацию на [мероприятие], очень впечатлило ваше выступление, особенно часть о [назвать аспект выступления]. Спасибо, что поделились своим опытом и осветили проблемные аспекты вашего бизнеса.
У нашей компании есть несколько решений, которые могут улучшить [проблему X]. Ознакомиться с ними можно здесь [ссылка/список с вариантами решений].
Напишите, если вас заинтересует наше предложение.
3. Если вы получили контакты потенциального клиента на деловом мероприятии, отправьте письмо-предложение такого типа:
Тема письма: Материалы по итогам (мероприятия Х)
Надеюсь, вам также понравилось [мероприятие], и хочу поблагодарить вас за интерес к [название компании].
Прилагаю более подробную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить все интересующие вас вопросы по телефону.
Письма после встречи
6. Напишите такое письмо клиенту, если при встрече вы обещали отправить дополнительную информацию:
Тема письма: Информация по вашему запросу
Хочу поблагодарить вас за встречу и ваше время. Как и обещал, присылаю дополнительные данные о [вопрос], они находятся в прикрепленном файле.
Готов ответить на любые ваши вопросы.
7. По завершении встречи с клиентом обязательно напомните ему о предстоящих этапах переговорного процесса.
Тема письма: План действий на ближайшее время
Спасибо, что уделили время — наша сегодняшняя встреча прошла весьма продуктивно.
Кратко напомню, как мы будем действовать дальше:
[Дата]: Я отправлю вам [договор/полный комплект документов].
[Дата]: Вы предоставите свои замечания и пожелания.
[Дата]: Мы внесем окончательные правки и подпишем соглашение. Если у вас возникнут вопросы до этой даты, пожалуйста, дайте мне знать.
Если клиент не отвечает
8. Если клиент не ответил на ваш звонок, используйте следующий шаблон письма:
Тема письма: Не удалось связаться с вами
Я хотел обсудить с вами [вопрос], но, возможно, вы были заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или сообщите удобное для вас время, чтобы я мог позвонить вам.
9. Если вы хотите ненавязчиво напомнить о себе, поделитесь с клиентом полезной информацией.
Тема письма: Полезная информация для вашего бизнеса
Я нашел информацию, которая, возможно, будет вам полезна.
[вставьте ссылку на сайт или отдельную статью, прикрепите необходимые документы или медиа-файлы]
Это может оказаться полезным для вас [объясните, почему].
10. Если клиент задерживает оплату, напомните ему об этом:
[Дата] я отправил вам счет по электронной почте. Оплата до сих пор не поступила, поэтому прошу вас проверить, получил ли ваш финансовый отдел наш счет. Если необходимо, я могу отправить его повторно. Прошу оплатить в течение недели.
Что представляет собой информационное письмо?
Прежде чем перейти к деталям, важно четко определить, что такое информационное письмо. Этот жанр письма направлен на предоставление читателям фактического и познавательного контента в структурированном и организованном виде. Оно включает в себя представление фактов, подкрепленных доказательствами и примерами, с использованием логической структуры для привлечения внимания и улучшения понимания читателя. Информационное письмо, от пояснительных эссе до отчетов и статей, обучает студентов создавать четко структурированные и информативные материалы.
Стратегии обучения информационному письму
- Введение и объяснение: Начните с разъяснения концепции информационного письма и его особенностей. Используйте информационную якорную диаграмму для визуализации ключевых элементов, таких как основная идея, поддерживающие детали и структурированные абзацы.
- Графические органайзеры и рабочие листы: Применяйте графические органайзеры и бесплатные информационные письменные задания как ценные инструменты, помогающие учащимся структурировать идеи и поддерживающие детали. Эти ресурсы предоставляют достаточно места для мозгового штурма, составления плана и создания письменных работ.
- Интересные темы: Поощряйте студентов выбирать интересные для них темы для информационных писем, что способствует энтузиазму и мотивации углубляться в предмет, что приводит к более убедительным работам.
- Процесс написания: Обучите учащихся пошаговому процессу написания информационного текста, включающему предварительное написание, черновик, проверку, редактирование и публикацию. Особое внимание уделите таким аспектам, как создание сильного вступления, разработка связных абзацев и использование плавных переходов.
- Заключение: помогите ученикам написать сильные выводы для информационного письма. Обучите их умению подытоживать ключевые моменты, подчеркивать важность темы и оставлять читателя под впечатлением.
Применение рабочих листов и примеров для информационного письма
Для улучшения навыков информационного письма учащихся полезно использовать бесплатные печатные рабочие листы, доступные в Интернете. Эти ресурсы предлагают структурированные шаблоны, наводящие на размышления подсказки и наглядные примеры, которые помогают учащимся понять и применить основные концепции. Используя эти рабочие листы, учащиеся могут лучше генерировать идеи, организовывать поддерживающие детали и совершенствовать свои навыки письма.
Рекомендации по созданию информационного рабочего листа
- Определите цель: Четко сформулируйте цели обучения и задачи рабочего листа, уделяя внимание практике информационного письма.
- Выберите тему: Выберите актуальную и интересную тему, подходящую для детей и соответствующую учебным целям.
- Предоставьте четкие инструкции: Точно укажите инструкции к заданию и желаемый формат информационного письма.
- Включите примеры: Вставьте аннотированные примеры информационного письма, чтобы студенты могли использовать их в качестве образцов.
- Используйте графический органайзер: Включите графический органайзер, чтобы помочь учащимся структурировать свои идеи.
- Руководствуйтесь введением, основной частью и заключением: Предоставьте подсказки и рекомендации для каждого раздела информационного письма, включая заключение.
- Создайте привлекательный макет: Сделайте рабочий лист визуально привлекательным и организованным для удобства чтения.
- Предоставьте достаточно места для записи: Оставьте достаточно пространства для учащихся, чтобы они могли записывать свои идеи, поддерживающие детали и финальные черновики.
- Предложите шаблон информационного письма: Дайте шаблон, описывающий структуру и формат информационного письма.
- Рассмотрите визуальные элементы: Включите соответствующие изображения или графические элементы для улучшения понимания и вовлечения.
Дополнительные ресурсы от StoryboardThat и бесплатные печатные материалы
- Шаблоны рабочих листов
- Рабочие листы для написания размышлений
- Исследовательские рабочие листы
- Создатель личных повествований
- Рабочий лист для создания связей
Как создать информационный рабочий лист
Выберите готовый шаблон
У нас есть множество шаблонов на выбор. Ознакомьтесь с нашим примером для вдохновения!