Проектирование изменений в численности персонала и улучшение организационной структуры — сложный процесс для любой компании. Визуализировать проект изменений в таблицах, детализировать отчетность и принять оптимальные решения в ограниченные сроки помогут поэтапные действия, подробно изложенные в данной статье.
СЦЕНАРИИ ОПТИМИЗАЦИИ
Перед началом оптимизации численности персонала проводят анализ опыта других компаний, изучают возможные варианты действий, строго соблюдают указания руководства, стратегию организации и действующее законодательство.
Варианты оптимизации, которые могут применять эксперты компании:
1) исправление недочетов в структуре организации и штатном расписании. Распространенные ошибки:
- повторение функций в разных отделах;
- выполнение задач, не относящихся к компетенции отделов;
- создание линейных отделов с небольшим числом сотрудников (2-3 человека). Эти отделы лучше объединить с близкими по профилю деятельности отделами;
2) централизация или децентрализация управленческих функций. В группах компаний часто централизуют следующие области деятельности:
- закупки и продажи;
- управление персоналом и финансами;
3) передача конкретных бизнес-процессов на аутсорсинг. Создание оптимального баланса между функциями, выполняемыми внутренними подразделениями, и услугами, закупаемыми у сторонних поставщиков;
4) объединение или пересмотр организационных структур, слияние должностей. Возможные варианты:
- слияние подразделений, если два подразделения выполняют один и тот же участок бизнес-процесса;
- перенос части подразделения в другое;
- создание нового подразделения, если в анализе структуры компании обнаруживается участок бизнес-процесса, за который никто не отвечает;
5) сокращение численности сотрудников, не приносящих прибыль компании;
6) использование всех доступных законных механизмов:
- совмещение должностей;
- повышение квалификации персонала;
- программы стажировок.
Необходимо учитывать, что выбор оптимизации зависит от отраслевой принадлежности компании, технологии производства, размеров и других факторов.
УЛУЧШЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ И КАДРОВОГО СОСТАВА
Предположим, руководство поставило задачу экономическому отделу провести оптимизацию организационной структуры и кадрового состава в кратчайшие сроки.
При необходимости проведения оптимизации в кратчайшие сроки специалисты вынуждены пропустить следующие ключевые этапы:
- опрос сотрудников;
- измерение времени выполнения работ, фотографирование рабочего дня и другие виды наблюдений;
- расчет необходимого количества сотрудников согласно нормативам отрасли и согласование с руководителями подразделений;
- внедрение автоматизации в технологические процессы, учет и отчётность;
- Внедрение пилотных проектов, способствующее проведению изменений в одном из подразделений компании и передаче успешного опыта на другие отрасли.
В таких ситуациях разработку проектов изменений поручают местным руководителям, действуя последовательно.
Шаг 1. Передача руководителям подразделений стратегии оптимизации и новых планово-экономических показателей, которые необходимо достичь. Это могут быть такие показатели:
- количество сокращаемых должностей;
- число закрываемых торговых точек (филиалов);
- уровень прибыли (маржи);
- оптимизированный размер оплаты труда;
- объем производства (предоставляемых услуг) с обязательной 100%-ной нормой выработки от сотрудников.
Шаг 2. Разрабатывается форма проекта изменений в программе Excel (таблица 1) и передается для оперативного заполнения в структурные отделы (отделы, департаменты, филиалы, компании группы). Одновременно устанавливается срок предоставления заполненной формы в электронном формате с подписью руководителя подразделения.
Важно помнить: форма проекта изменений в Excel должна быть представлена в виде плоской таблицы.
- простая однострочная шапка, где каждый столбец имеет свое уникальное название (название поля);
- без объединенных ячеек;
- без пропусков в виде пустых строк и столбцов;
- каждая строка — это завершенная операция (подразделение, должность, проект и так далее).
Это обеспечит удобную консолидацию данных по подразделениям с использованием Power Query на последующих этапах.
В соответствии с предложенными изменениями (см. таблицу 1) в Восточном филиале упраздняется должность кладовщика. Обязанности по выдаче инструмента и списанию комплектующих передадут на мастеров и бригадиров электроцеха. Учитывая, что все ставки уже заняты, выбор по урезанию штата сотрудников — либо сокращение с соблюдением всех законодательных норм, либо перевод на свободные ставки.
Перед оптимизацией штата сотрудников в филиале не хватало электромонтеров по ремонту и обслуживанию оборудования. В результате изменений планируется уменьшить количество дежурных электромонтеров и перевести рабочих на свободные ставки электромонтеров по ремонту и обслуживанию оборудования. Уровень квалификации позволяет это сделать.
Таким образом, сокращение штата электромонтеров касается только свободных ставок, а выполнение необходимого объема работы планируется за счет:
- изменение рабочего графика;
- оперативное управление заданиями и нарядами;
- профессиональное расстановка приоритетов в порядке работы.
Таблица 1. Проект изменений в Восточном филиале
Численность сотрудников до оптимизации
Численность сотрудников после оптимизации
Фактическое количество работников до оптимизации
Фактическое количество работников после оптимизации
Пояснение запланированных изменений
Решение по избыточному штату персонала
Откл., сотрудники, до/после (+/–)
Совмещение — что за кадровый процесс? Основные ошибки и документооборот
Недавно моя знакомая жаловалась на нехватку учителей в школе. В классе ее дочери часто отменяют уроки. Оставшимся учителям приходится брать на себя двойную нагрузку, классный руководитель ведет 6 предметов в их классе плюс 2 классных руководства, все это практически не оплачивается. Ситуация сложная, конечно. И у меня, как у специалиста по кадрам, возникает легитимный вопрос – на каких законных или, скорее, незаконных основаниях это происходит? Часто сотрудникам поручают дополнительную работу, загружают новыми обязанностями, «просят» заменить отсутствующих коллег. Иногда такие поручения совсем не добровольные. На самом деле, процедура дополнительной работы очень четко прописана в Трудовом кодексе. Статья 60.2 ТК РФ определяет дополнительную работу, как совмещение и объясняет, что это выполнение дополнительных объемов, функций, замен отсутствующих и т.д. Поскольку это описано в законе, то неисполнение его (или неправильное оформление) может создать риски для работодателя в соответствии со ст. 5.27 КоАП.
Закон распределяет разные типы дополнительной работы:
- одновременное исполнение различных должностей (дополнительная работа по другой должности). Например, секретарь выполняет не только свои обязанности, но и обязанности администратора (занимает две должности);
- практика различных профессий (дополнительная работа по другой профессии). Например, повар готовит блюда, а также выполняет обязанности кондитера (делает кулинарные изделия);
- увеличение объема работ (дополнительная работа по той же должности или профессии). Например, если один сотрудник отсутствует, другой может взять на себя его обязанности наряду со своими;
- расширение зоны обслуживания (дополнительная работа по той же должности или профессии). Применяется, если работа предполагает ясное разделение зон обслуживания. Например, охранник охраняет не только свою территорию, но и территорию соседнего объекта;
- Выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от своих собственных обязанностей.
Возможностей здесь предостаточно, и каждый день вам приходится сталкиваться с этой дополнительной нагрузкой.
При условии согласия сотрудника, которое необходимо получить и закрепить в дополнительном соглашении, дополнительная работа будет отражена в его заработной плате. Это будет стимулировать сотрудника.
Естественно, дополнительная нагрузка должна быть оплачена соответствующим образом. Об этом явно говорит статья 151 ТК РФ.
Доплата может быть установлена либо в фиксированной сумме, либо в процентах к заработной плате за совмещаемую работу или основную должность. При этом для коммерческих организаций нет ограничений для установления доплаты в размере, равном 100% от заработной платы за совмещаемую должность. Вопрос в том, успеет ли сотрудник работать за двоих в течение 8 часов.
Хочу подчеркнуть, что согласно п. 151 Трудового кодекса РФ надбавка за дополнительную работу ЯВЛЯЕТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНОЙ.
Конечно, я расскажу вам, как правильно оформить совмещение должностей и какие условия необходимо соблюсти:
1) при оформлении совмещения должностей должность должна быть предусмотрена в штатном расписании;
2) должность должна быть вакантной; *
* Это условие не прописано прямо в ТК, но часто учитывается судами и инспекцией. Иногда для совмещения в штатное расписание вводится новая должность.
Важно помнить, что временно не занятая должность не считается вакантной, то есть, если работник, замещающий ее, находится в отпуске, в том числе декретном. Для поручения дополнительной работы по временно не занятой должности используется формулировка «выполнение обязанностей временно отсутствующего работника».
В случае, если работнику будет предложена дополнительная работа, он должен дать на неё своё письменное согласие в соответствии с законом. Это согласие может быть выражено через заявление работника или по инициативе работодателя. В обоих случаях необходимо, чтобы стороны достигли взаимного согласия. Если работник подает заявление, то руководитель должен поставить свою подпись с поручением в кадровую службу, а если это инициатива работодателя – работник должен дать своё согласие.
После достижения взаимного согласия составляется Дополнительное соглашение к Трудовому договору, в котором определяются следующие условия:
- Тип дополнительной работы (совмещение должностей, исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника или зона обслуживания).
- Срок выполнения дополнительной работы.
- Дополнительные обязанности, включая дополнительные трудовые функции.
- Доплата за это.
Посвятим немного времени вопросу доплаты. Размер доплаты за выполнение дополнительной работы устанавливается по обоюдному согласию сторон трудового договора, учитывая содержание и объем дополнительных обязанностей.
Поскольку это именно доплата, а не просто заработная плата, ее размер не зависит от установленного минимального размера оплаты труда. Поэтому эта доплата не учитывается при сравнении заработной платы с минимальной оплатой труда.
Итак, уважаемые коллеги, СОВМЕЩЕНИЕ, как процесс управления персоналом, может стать эффективным мотивационным инструментом. Однако только при должном оформлении вы сможете контролировать дисциплину в выполнении дополнительных обязанностей и требовать от сотрудника как качественное, так и количественное выполнение работы.
И самое главное — при выявлении нарушений Трудового кодекса, предупреждайте работодателя о возможных рисках, штрафах и опасности неплановых проверок по жалобам со стороны сотрудников.