Построение структуры архива в компании (часть первая)

Изучайте всю коллекцию материалов сайта, начиная с 2010 года, в зависимости от вашего профиля.
Для этого подпишитесь на полугодовую или годовую комплексную подписку на выбранный журнал:

• Вы будете получать свежий номер каждый месяц по почте в печатном виде;
• Все публикации на сайте этой тематики с 2010 года будут доступны в течение срока действия вашей подписки.

Удобная навигация на сайте поможет вам быстро находить ответы на ваши рабочие вопросы. Повышайте свой профессиональный уровень, статус и зарплату при нашей поддержке!

Рекомендуем для вас

Организация архива в компании (часть 2)

Какова мера ответственности за нарушение архивного законодательства и кто несет ответственность за подобные прегрешения? В статье рассматривается значительное различие в размерах штрафов для разных организаций и должностных лиц.

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Опросный лист для исследования документального фонда организации

Сложности российского архивного дела и эффективность государственного контроля обсуждаются в статье. Особое внимание уделяется федеральному уровню проверок и ответственности за нарушение архивного законодательства.

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Организация архива в компании (часть 2)

Целью исследования документального фонда организации является составление перечня документов и определение сроков их хранения для структурных подразделений. Статья описывает этапы создания номенклатуры дел и необходимость правильной организации архивного помещения.

Организация архивного помещения на предприятии. Что нужно учесть

Если у вас нет помещения с полками для хранения документации, рекомендуем воспользоваться услугами фирмы, специализирующейся на хранении архивов. Независимо от вида хранилища (офисное, цифровое или стороннее), документооборот должен соответствовать Приказу Росархив

Комиссия, сформированная по решению руководства, определяет дела для уничтожения после проведения экспертизы их ценности. Подробности этой процедуры были описаны в предыдущей публикации.

Руководство по эффективной архивации бумажных документов

1 этап – Организация документов по временным рамкам.

2 этап – Составление полного списка всех документов.

3 этап – Разделение документов по папкам и создание обложек:

— указание названия компании и структурного подразделения,

— номер дела, тома (или части, если таковые имеются),

— количество листов в каждом томе и даты начала и окончания,

4 этап – Удаление неактуальных страниц (без ценности, не требующих хранения).

5 этап – Соединение документов в один архив.

6 этап – Распределение дел в соответствии с выбранным методом (хронологически, алфавитно и т. д.).

7 этап – Выпуск приказа о назначении сотрудников с доступом к архиву.

8 этап – Ведение учета поступающих экземпляров документов.

Поддержание порядка значительно ускоряет поиск нужного документа в архиве. Если требования к организации архива не соблюдаются, документы передаются в хранилище компании, занимающейся архивированием.

Что такое архивация документов и зачем это необходимо

Архив предприятия — это способ систематизации хранения документов для эффективной работы и быстрого доступа к информации. Архивирование — важная процедура как с точки зрения законодательства, так и практической необходимости. В течение жизненного цикла юридического лица накапливается большое количество документов, без должного порядка среди которых ориентироваться становится сложно. Существует различные типы архивов, такие как научно-технические, аудиовизуальные и прочие. В данном случае рассматривается управленческий архив, но основные принципы архивирования применимы ко всем видам.

Ведение учета всей документации и поддержание порядка — сложная задача, выполнение которой требует полного понимания всех аспектов процесса. Соблюдение всех требований к архиву обеспечивает беспроблемное ведение дел, поэтому этому вопросу следует подходить ответственно.

Какие документы подлежат архивации

Прежде чем перейти к основным правилам, необходимо определить, какие

• документы на сертификацию ключей проверки электронных подписей;
• паспорта сделок;
• каталоги продукции, товаров и услуг, предоставляемых компанией, включая прайс-листы;
• акты об утрате и уничтожении дел.

Бумаги, имеющие пометку «до минования надобности», хранятся столько времени, сколько они остаются актуальными, а затем уничтожаются в течение короткого времени, обычно до 1 года.

Более подробные сроки хранения, установленные законодательством, прописаны в приказе Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков их хранения». Начинать ведение архива документов в организации стоит с изучения этого законодательного акта.

Пошаговая инструкция по архивированию документов в бумажном виде

Подготовка бумажных документов к архивному хранению включает следующие этапы:

1. Сначала нужно разделить все документы на категории в зависимости от сроков хранения (об этом было рассказано ранее) и разработать номенклатуру.
2. Если описей на документы еще нет, их следует составить.
3. Разложить документы по папкам, обязательно указав на обложке название, срок хранения, отделение, индексацию и т.д. Все неактуальные документы следует уничтожить, чтобы избежать путаницы.
4. Затем произвести подшивку документов в архивные папки. Для этого могут понадобиться специальные шпагаты, нити и иглы. Инструкцию о том, как правильно выполнить подшивку, можно найти здесь: Как правильно прошивать документы ниткой по ГОСТу. Документы удобно хранить в специальных папках или коробках, предназначенных как для небольших, так и для крупных архивов крупных компаний.
5. Расставить папки по стеллажам, руководствуясь принципом «чем реже документ нужно извлекать, тем дальше его следует поместить, освобождая места для часто используемых бумаг».
6. Составить и утвердить приказ о том, какие сотрудники имеют доступ к архиву.
7. Продолжать вести учетный журнал и готовить новые документы к передаче в архив.

Построение структуры архива в компании (часть первая) Читайте все материалы сайта, начиная с 2010 года, в зависимости от вашего профиля. Для этого подпишитесь на полугодовой или годовой доступ к выбранному журналу.

Построение структуры архива в компании (часть первая)

Изучайте всю коллекцию материалов сайта, начиная с 2010 года, в зависимости от вашего профиля.
Для этого подпишитесь на полугодовую или годовую комплексную подписку на выбранный журнал:

• Вы будете получать свежий номер каждый месяц по почте в печатном виде;
• Все публикации на сайте этой тематики с 2010 года будут доступны в течение срока действия вашей подписки.

Удобная навигация на сайте поможет вам быстро находить ответы на ваши рабочие вопросы. Повышайте свой профессиональный уровень, статус и зарплату при нашей поддержке!

Рекомендуем для вас

Организация архива в компании (часть 2)

Какова мера ответственности за нарушение архивного законодательства и кто несет ответственность за подобные прегрешения? В статье рассматривается значительное различие в размерах штрафов для разных организаций и должностных лиц.

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Опросный лист для исследования документального фонда организации

Сложности российского архивного дела и эффективность государственного контроля обсуждаются в статье. Особое внимание уделяется федеральному уровню проверок и ответственности за нарушение архивного законодательства.

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Организация архива в компании (часть 2)

Целью исследования документального фонда организации является составление перечня документов и определение сроков их хранения для структурных подразделений. Статья описывает этапы создания номенклатуры дел и необходимость правильной организации архивного помещения.

Организация архивного помещения на предприятии. Что нужно учесть

Если у вас нет помещения с полками для хранения документации, рекомендуем воспользоваться услугами фирмы, специализирующейся на хранении архивов. Независимо от вида хранилища (офисное, цифровое или стороннее), документооборот должен соответствовать Приказу Росархив

Комиссия, сформированная по решению руководства, определяет дела для уничтожения после проведения экспертизы их ценности. Подробности этой процедуры были описаны в предыдущей публикации.

Руководство по эффективной архивации бумажных документов

1 этап – Организация документов по временным рамкам.

2 этап – Составление полного списка всех документов.

3 этап – Разделение документов по папкам и создание обложек:

— указание названия компании и структурного подразделения,

— номер дела, тома (или части, если таковые имеются),

— количество листов в каждом томе и даты начала и окончания,

4 этап – Удаление неактуальных страниц (без ценности, не требующих хранения).

5 этап – Соединение документов в один архив.

6 этап – Распределение дел в соответствии с выбранным методом (хронологически, алфавитно и т. д.).

7 этап – Выпуск приказа о назначении сотрудников с доступом к архиву.

8 этап – Ведение учета поступающих экземпляров документов.

Поддержание порядка значительно ускоряет поиск нужного документа в архиве. Если требования к организации архива не соблюдаются, документы передаются в хранилище компании, занимающейся архивированием.

Что такое архивация документов и зачем это необходимо

Архив предприятия — это способ систематизации хранения документов для эффективной работы и быстрого доступа к информации. Архивирование — важная процедура как с точки зрения законодательства, так и практической необходимости. В течение жизненного цикла юридического лица накапливается большое количество документов, без должного порядка среди которых ориентироваться становится сложно. Существует различные типы архивов, такие как научно-технические, аудиовизуальные и прочие. В данном случае рассматривается управленческий архив, но основные принципы архивирования применимы ко всем видам.

Ведение учета всей документации и поддержание порядка — сложная задача, выполнение которой требует полного понимания всех аспектов процесса. Соблюдение всех требований к архиву обеспечивает беспроблемное ведение дел, поэтому этому вопросу следует подходить ответственно.

Какие документы подлежат архивации

Прежде чем перейти к основным правилам, необходимо определить, какие

• документы на сертификацию ключей проверки электронных подписей;
• паспорта сделок;
• каталоги продукции, товаров и услуг, предоставляемых компанией, включая прайс-листы;
• акты об утрате и уничтожении дел.

Бумаги, имеющие пометку «до минования надобности», хранятся столько времени, сколько они остаются актуальными, а затем уничтожаются в течение короткого времени, обычно до 1 года.

Более подробные сроки хранения, установленные законодательством, прописаны в приказе Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков их хранения». Начинать ведение архива документов в организации стоит с изучения этого законодательного акта.

Пошаговая инструкция по архивированию документов в бумажном виде

Подготовка бумажных документов к архивному хранению включает следующие этапы: