62 статья Трудового кодекса Российской Федерации даёт работникам право запрашивать у работодателя документы, относящиеся к их работе. Это могут быть трудовая книжка, информация о трудовой деятельности, справка о доходах, расчётный лист или справка с места работы.
Работодатель обязан предоставить запрашиваемые документы в течение трёх рабочих дней. Запрос может исходить как от текущего работника, так и от бывшего. В жизни могут возникнуть различные ситуации, требующие предоставления информации с предыдущих мест работы. Отдел кадров обязан хранить документацию о бывших сотрудниках в течение тридцати лет с момента их увольнения. Таким образом, если организация всё ещё существует юридически и фактически, получить данные можно.
Несоблюдение трёхдневного срока на подготовку и выдачу документов является административным правонарушением и ущемляет трудовые права гражданина. Работник, чьи права были нарушены, может подать жалобу в трудовую инспекцию, уведомить о ситуации и попросить вмешательства должностных лиц.
Как составить заявление
Заявление на справку с места работы должно быть оформлено в соответствии с правилами делового документооборота: деловой стиль языка, нейтральный тон, конкретная структура. Разберёмся, как избежать распространённых ошибок при оформлении.
Начнём с шапки документа. В правом верхнем углу листа указываем, кому адресовано заявление и от кого. Пишем ФИО начальника отдела кадров, полное наименование компании и её организационно-правовую форму. Затем указываем ФИО заявителя и его должность. Контактные телефоны и паспортные данные не требуются, так как заявление имеет внутренний характер, и вся информация о сотрудниках доступна работодателю. При необходимости кадровик может обратиться к личному делу заявителя.
Далее обращаемся к начальнику отдела кадров с просьбой подготовить и выдать справку с места работы с конкретным содержанием. Важно чётко сформулировать запрос, чтобы избежать недоразумений.
Готовая справка должна быть заверена фирменным штампом организации и подписью кадровика. Это придаст документу юридическую силу и позволит предъявить его по месту требования.
В конце документа указываем дату его составления и заверяем подписью с расшифровкой. Как уже отмечалось, срок подготовки справки с места работы не должен превышать трёх рабочих дней. Не путайте рабочие дни с календарными: если впереди выходные или праздники, придётся подождать.
Как запросить справку сотруднику
Справка с места работы выдаётся по письменному заявлению сотрудника. В заявлении нужно указать:
- какую информацию о трудовой деятельности должен подтвердить работодатель;
- цель получения документа — достаточно указать «по месту требования».
Срок действия справки с места работы
Срок действия справки устанавливается по месту её предъявления. Обычно он составляет две недели, реже — месяц.
Если справка с места работы отражает текущие доходы сотрудника, то она становится неактуальной с началом нового календарного месяца. Например, вы запрашиваете у работодателя справку о доходах за май, июнь и июль. Если готовую справку не предоставить по месту требования в августе, то в сентябре документ уже будет недействительным. Придется получать новый документ, в котором будут указаны доходы за июнь, июль и август.
Кто отвечает за оформление
Обычно отдел кадров подтверждает сведения о должности и условиях труда, а бухгалтерия — финансовую информацию.
Если организация небольшая, то справку с места работы может оформить делопроизводитель или сам руководитель.
Важно! Независимо от того, кто составил справку, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченное им лицо.
Доверьте кадровые задачи экспертам Главбух Ассистент. Квалифицированные специалисты займутся оформлением всех необходимых документов и помогут сократить расходы в кризис: отправят сотрудников на вынужденный простой или в неоплачиваемый отпуск, переведут на сокращенный рабочий день, снизят размер окладов и премий.
Рассчитайте стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент и сэкономьте на бухгалтере и налогах.
Реальная цена аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент — от 18 720 руб. в месяц. За эти деньги вместо одного бухгалтера вы получаете команду квалифицированных специалистов, включая главбуха, кадровика и юриста. И — надежную бухгалтерию под ключ:
- Точный расчет налогов
- Своевременная подготовка и сдача отчетности
- Расчет зарплаты и налогов с любых выплат
- Налоговая оптимизация для уменьшения налоговых платежей
- Ответы на запросы ИФНС и фондов
- Предотвращение риска назначения проверки и помощь в ее прохождении
- Контроль расчетов с контрагентами
- Составление и получение качественной первичной документации
- Консультации по сложным сделкам и операциям
- Обеспечение бесперебойной работы с банками
- Юридическая поддержка, проверка договоров и защита сделок
- Регистрация ООО и ИП для новых направлений бизнеса
Посчитайте стоимость экспертной бухгалтерии для вашего бизнеса и узнайте, сколько вы сэкономите, перейдя на аутсорсинг.
Зачем и как оформить справку с места работы
Сотрудники могут запрашивать у работодателя различные справки. Мы расскажем, как оформляется справка с места работы и где можно скачать ее образец.
В большинстве случаев не существует стандартных бланков справок и указаний по их оформлению. Однако есть строгий трехдневный срок, в течение которого работодатель должен оформить и выдать справку.
Справка с места работы >>> Скачайте образец
Кто оформляет справку
Справку может оформить лично руководитель или ответственный сотрудник. Например, справку о стаже обычно оформляет отдел кадров, а о доходах — бухгалтерия.
Подписать справку может руководитель предприятия или уполномоченное лицо. В последнем случае подпись уполномоченного лица ставится на основании доверенности или приказа о предоставлении права подписи.
Форма справки с места работы
В большинстве случаев у работодателя нет унифицированного бланка для оформления справки. Форма справки определяется следующим образом:
- Сначала необходимо проверить, нет ли стандартного бланка. Например, справка о доходах и суммах НДФЛ (замена 2-НДФЛ) имеет форму, утвержденную приказом ФНС.
- Если типового бланка нет, нужно уточнить у работника, нет ли у него формы справки. Например, при оформлении кредита банк требует справку о доходах по своей форме. Ее можно скачать с сайта банка или получить у кредитного специалиста.
- Если отсутствуют типовая форма или бланк получателя, следует оформить справку в произвольном виде.
Как оформить справку с места работы
Для составления справки необходимо использовать официальный бланк организации. Если такой бланк отсутствует, в тексте справки следует указать наименование, ИНН, КПП и другие реквизиты компании. К обязательным реквизитам справки относятся:
- название документа,
- дата и место оформления,
- реквизиты компании,
- данные работника,
- текстовая часть,
- подпись ответственного лица,
- расшифровка подписи,
- печать компании.
Номер справки не является обязательным реквизитом и указывается, если в организации ведется нумерация исходящих справок. В справку можно включать дополнительные данные, например, сведения об исполнителе или получателе.
Срок действия справки с места работы
Справка подтверждает определенный факт на дату ее выдачи. По сути, документ не имеет срока действия, так как он актуален на момент выдачи.
Однако многие получатели устанавливают свои временные рамки. Например, банк может потребовать справку о доходах, выданную не более 10 дней назад на момент предъявления.
Новые статьи в журнале «Зарплата в учреждении»:
Справка с места работы по запросу сотрудника: образец
Если сотрудник обратился с просьбой выдать справку с места работы по месту требования, работодатель обязан предоставить документ в течение трех рабочих дней со дня обращения. Справку с места работы оформляют для подтверждения факта работы сотрудника у работодателя, а также условий, на которых он трудится. Типовой формы справки нет, поэтому её можно составить в произвольной форме.
Справка работнику с места работы: образец
Содержание справки может варьироваться в зависимости от места её представления. Обычно данные, которые необходимо указать в справке с основного места работы, сотрудник сам указывает в заявлении. В то же время требования к содержанию справки для представления в определенные ведомства могут регулироваться нормативно-правовыми актами. Например, для справки в суд по заявлению об усыновлении согласно п. 5 ч. 1 ст. 271 ГПК требуется указание не только должности, но и зарплаты сотрудника. Справка для иностранного сотрудника для представления в территориальное отделение МВД в связи с получением ВНЖ также должна обязательно содержать сведения о заработке.
Из статьи вы узнаете, какие нюансы нужно учитывать при составлении и выдаче работнику справки о работе в компании. Эксперты подготовили для вас несколько образцов справок, которые вы сможете использовать в работе.
Что нужно для получения справки с места работы
Цель выдачи любой справки с места работы — подтвердить определенные факты о трудовой деятельности сотрудника. Например, размер заработной платы, должность, период работы и т.д. Обычно их требуют представить в ФНС, СФР, суде или банке. Как правило, за справкой с места работы обращаются текущие сотрудники организации, но она может потребоваться и бывшему сотруднику, например, для постановки на учет в центре занятости. Для получения справки сотрудник может устно или письменно попросить работодателя — написать заявление о выдаче документа. Компания, в свою очередь, обязана предоставить справку в течение трех рабочих дней с момента обращения работника.
Заявление работника с просьбой выдать справку с места работы Образец от эксперта
Иногда сотрудники просят забрать справку с места работы, подтверждающую их трудовую деятельность, для родственников или знакомых. Однако не стоит торопиться с выдачей. Такие документы содержат личную информацию, и работодатель не имеет права передавать их третьим лицам без письменного согласия работника и доверенности на получение. Исключения возможны только в случаях, предусмотренных законом, например, по запросу от прокурора, следственных органов, правоохранительных органов, военкомата, суда, государственного инспектора труда и т. д. В таких ситуациях согласие сотрудника не требуется.
Важно. С гражданско-правовым договором трудовые отношения не возникают, поэтому справку о работе в организации им выдавать не нужно. Однако по запросу исполнителя сотрудники бухгалтерии обязаны предоставить образец справки о зарплате, то есть выписку из персонифицированных сведений о физических лицах. Форма этих сведений утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. В отчете содержатся персональные данные и информация о суммах выплат за отчетный месяц.
Читайте в Системе Кадры: Как выдать справки с места работы исполнителю по договору ГПХ
Семь образцов документов, которые могут запросить сотрудники
Не все документы, которые могут запросить сотрудники, имеют унифицированные формы. Мы подготовили семь образцов таких документов, которые вы сможете использовать в своей работе.
Все изменения в работе бухгалтера с 2025 года >> Скачать бесплатно >>
Образец 1. Справка с места работы
Образец 2. Справка о среднем заработке для суда (фрагмент)
Образец 3. Справка о среднем заработке для визы (фрагмент)
Справка обычно оформляется на фирменном бланке компании и подписывается руководителем и главным бухгалтером, поскольку она содержит данные о зарплате работника. Подписи заверяются печатью компании, если она используется (образец 1).
Образец 4. Справка о стаже работы
Если работник просит справку о подтверждении общего трудового стажа, укажите его продолжительность на момент выдачи документа. Подпишите справку у директора и начальника отдела кадров (образец 5).
Образец 5. Справка о подтверждении общего трудового стажа работника (фрагмент)
При работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других регионах с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, работнику может понадобиться справка о стаже работы в этих условиях. Такая справка необходима, например, для расчета процентной надбавки работающим в районах Крайнего Севера при увольнении и последующем трудоустройстве в этих районах.
Работник не обязан предоставлять справки с предыдущего места работы о выплачиваемой ему там процентной надбавке для подтверждения стажа работы в районах Крайнего Севера. Но если он обратился к вам с письменным заявлением о выдаче такой справки, вы обязаны ее выдать не позднее трех рабочих дней с момента подачи этого заявления (ч. 1 ст. 62 ТК).
В справке укажите Ф. И. О. работника, должность, период его работы в вашей компании, сведения о северной надбавке (образец 6).
Образец 6. Справка о стаже работы в районах Крайнего Севера (фрагмент)
Справка об условиях труда
Сотрудник может запросить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Этот документ может понадобиться, если он устраивается совместителем на работу с вредными или опасными условиями труда.
По закону работать во вредных условиях одновременно по основному месту работы и по совместительству нельзя (ч. 5 ст. 282 ТК). Поэтому работодатель по совместительству может потребовать у работника такую справку (ст. 283 ТК). Как ее составить, смотрите в образце 7.
Образец 7. Справка о характере и условиях труда на основном месте работы
Совет от Ольги Сергеевой, главного редактора Актион Бухгалтерии
При увольнении сотрудник может запросить у работодателя справку для службы занятости, чтобы ему назначили пособие по безработице. Работодатель обязан выдать такую справку сотруднику в течение трех рабочих дней с момента получения заявления. Это регламентируется статьей 62 ТК. Справку о заработке физическое лицо может запросить и после увольнения. Срок подачи такого запроса законодательством не ограничен. Подробности читайте в Системе Главбух, которая является частью Актион Бухгалтерии.