Приказы по основной деятельности представляют собой распорядительные документы, регулирующие деятельность организации. Рассмотрим цель, разнообразие и правила составления этих приказов и предоставим примеры таких распоряжений предприятия.
Правила составления приказов: пошаговая инструкция
Чтобы разобраться в процессе оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — пример приказа об утверждении штатного расписания.
Все приказы составляются по единому алгоритму и имеют схожую структуру.
Последовательность шагов по составлению распорядительных документов включает в себя:
- Использование фирменного бланка организации с указанием полного (краткого) наименования учреждения, эмблемы и товарного знака (при наличии) в верхней части документа.
- Указание наименования документа — приказ, места его составления (город или другой населенный пункт), а также его реквизитов (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности является сквозной, начиная с начала нового года и заканчивая последним рабочим днем года.
- Заголовок, отражающий тему распорядительного документа.
- Преамбула — вступительный текст, в котором указываются причины издания приказа и ссылка на нормативные акты, на которые опирается руководство. Вводная часть завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда прописными буквами).
- Перечисление заданий, указание сроков их выполнения, определение ответственных и контролирующих лиц.
- Подпись руководителя или уполномоченного лица с указанием должности, подписи и расшифровки. При наличии — печать.
- Окончание документа разделом, где ставятся подписи всех упомянутых в тексте лиц, подтверждающих свое ознакомление с содержанием приказа. Обязательно подписывается разработчик данного документа.
При необходимости указываются приложения, которые являются неотъемлемой частью приказа. Они нумеруются и подписываются руководителем, если они приложены к документу.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, при составлении распорядительного документа на нескольких страницах необходимо нумеровать вторую и последующие страницы, указывая номер страницы посередине верхнего поля документа с расстоянием не менее 10 мм от верхнего края листа.
Новые стандарты позволяют оформлять распорядительные документы на лицевой и оборотной сторонах листа с одинаковой шириной левого поля на лицевой и правого поля на оборотной стороне.
Пример: приказ об утверждении штатного расписания
Журнал регистрации приказов: цель и заполнение
Все приказы, выдаваемые организацией, регистрируются в специальном журнале — регистре, который ведется для учета распорядительных документов по основной деятельности. Управление форматом регистрации может быть выбрано самостоятельно: приобретение специализированного бланка (регистрационная книга формата A-4) или разработка собственного варианта в зависимости от потребностей организации.
В реестре также введена порядковая нумерация. Специалист обязан тщательно заполнять журнал (особенно ячейки с датой и наименованием), поскольку ошибки и погрешности в регистрации допустимы. Важно отметить, что полное название указа можно сократить, но оно должно оставаться понятным и читаемым.
Следовательно, сразу после выдачи распорядительного документа его необходимо зарегистрировать в специальном журнале, так как в соответствии с законодательством указ считается недействительным до официальной регистрации его создания (согласно ГОСТ Р 51141-98).
Также, как и сами распорядительные документы, ежегодно заводится новый реестр регистрации, который ведется в течение года. По окончании отчетного периода создается новая канцелярская книга с наименованием «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр архивируется вместе с распорядительными документами за данный период.
Образец журнала, в котором регистрируется список приказов по основной деятельности, доступен для бесплатного скачивания.
Приказы по личному составу: виды и образец заполнения
Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отображают действия и события, связанные с сотрудниками компании.
Обсудим, в каких случаях необходимы такие приказы, как их составляют и хранят. Также расскажем о правилах оформления приказов и приведем примеры заполнения.
Порядок составления и оформления приказов по личному составу
Для любого приказа по личному составу должно быть обоснование.
Например, если сотрудник выходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если требуется наложить взыскание за опоздание или прогул, основанием могут служить докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте или объяснительная записка сотрудника.
Ранее работодатели обязаны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 года. Теперь такое требование отсутствует, но многие все еще предпочитают использовать готовые формы из этого приказа, поскольку это удобно.
В то же время ничто не мешает работодателям разрабатывать собственные формы приказов. Главное условие — наличие в них обязательных элементов:
- наименование документа;
- номер;
- дата;
- название организации;
- содержание;
- Ф.И.О. сотрудника, на которого распространяется приказ;
- основание;
- отметка ознакомления сотрудника с документом;
- подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица.
При этом следует помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, так как служат основанием для начислений. Поэтому они должны содержать обязательные реквизиты для «первички»: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и т.д.
Можно составить обобщенный приказ для группы сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.
Если компания использует не унифицированные приказы, а разработанные самостоятельно бланки или измененные унифицированные, их необходимо утвердить руководителем и внести в ЛНА компании, например, в инструкцию по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются первичными, должны быть закреплены в учетной политике.
Образец приказа по личному составу:
Важно, чтобы формулировки соответствовали Трудовому кодексу РФ. Например, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание, как строгий выговор. Однако в действующей редакции Трудового кодекса предусмотрены только замечание и выговор. За неправильную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. Кроме того, такой приказ не может служить основанием для увольнения.
Зачем важно, чтобы занимались кадровыми вопросами специалисты, хорошо разбирающиеся в трудовом законодательстве, а не случайные работники, на которых возложена дополнительная нагрузка (бухгалтеры, секретари и т. д.)?
Основные положения ГОСТ Р 7.0.97-2016
С 1 июля 2018 года действует стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который внес изменения в оформление приказов. Какие реквизиты обязательны, а какие – необязательны? Как их следует оформлять?
Перечень реквизитов
- Герб Российской Федерации, Герб субъекта Российской Федерации, эмблема или товарный знак всегда центрируются относительно реквизита «Наименование организации – автора документа».
- Полное и сокращенное наименование организации-автора, соответствующие учредительным документам. Вышестоящая организация указывается над полным наименованием.
- Наименование вида документа «ПРИКАЗ», написанное прописными буквами.
- Дата подписания приказа, указанная в формате день.месяц.год или словесно-цифровом виде (1 февраля 2019 г.).
- Регистрационный номер документа, включая индексы.
- Место составления документа, приводимое в соответствии с административно-территориальным делением, если оно не указано в наименовании компании.
- Заголовок к тексту, начинающийся с предлога «О» («Об») и размещаемый слева под реквизитами бланка приказа.
- Текст организационно-распорядительного документа.
• Подпись включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и расшифровку подписи.
Дополнительно в бланке могут быть указаны реквизиты:
• Отметка о направлении документа в дело.
Обратите внимание
Отметка об ознакомлении не считается реквизитом, но может быть добавлена в шаблон приказа.
Общие требования к оформлению приказов
- Параметры полей:
▪ левое – 20 мм (для документов с хранением более 10 лет левое поле увеличивается до 30 мм!);
▪ правое – 10 мм;
▪ верхнее – 20 мм;
▪ нижнее – 20 мм. - Предпочтительные размеры шрифтов: № 12, 13, 14. Использование более мелких шрифтов допускается для оформления таблиц.
- Отступ первой строки – 1,25 см.
- Заголовки разделов и подразделов печатаются с отступом или центрируются.
- Текст документа выравнивается по ширине страницы (по границам левого и правого полей).
- Многострочные реквизиты печатаются с одним интервалом между строками, составные части разделяются дополнительным интервалом.
- Текст документа печатается с интервалом между строками 1–1,5 и выравнивается по ширине страницы. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении не должна превышать 7,5 см, при продольном – 12 см.
- Интервал между буквами в словах – стандартный.
- Интервал между словами – один пробел.
- Допускается выделение реквизитов «Заголовок к тексту», «Подпись» и отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
Информация представлена в сокращенном виде. Полный текст доступен в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2019.
Дополнительные ресурсы:
- Категории уведомлений
- Как составить текст уведомления по основной деятельности
Современные требования к цифровизации процесса утверждения актов
В настоящее время в условиях активного развития информационных технологий и перехода к электронному документообороту важно уделить особое внимание цифровизации процессов утверждения документов, включая акты и распоряжения.
Электронизация административных процедур становится неотъемлемой частью современной организационной культуры, что требует соответствующего подхода к формированию и утверждению документов. Технологические инновации не только ускоряют процессы утверждения, но и повышают уровень защиты информации, снижая вероятность ошибок и сокращая бюрократические издержки.
Основными требованиями к цифровизации утверждения актов являются юридическая валидность электронных подписей, безопасность передачи данных, а также прозрачность процесса. Современные системы должны соответствовать нормативным актам и обеспечивать надежность передачи и хранения документации.
Для эффективной реализации цифровизации необходимо учитывать как юридические аспекты, связанные с законодательством о цифровой подписи и электронных документах, так и технические характеристики систем, обеспечивающих утверждение актов. Важно также учитывать интерфейсные решения, способствующие удобству пользователей и минимизации времени на выполнение процедур.
Настоящее время открывает широкие возможности для разработки и внедрения новых цифровых технологий, которые могут значительно упростить управление организацией и повысить её оперативность, что делает вопросы цифровизации особенно актуальными в современном делопроизводстве.
Анализ распространенных ошибок при составлении актов и методы их устранения
При создании документов, регулирующих официальные действия в рамках юридической практики, нередко возникают определенные проблемы, связанные с правильностью их составления. Ошибки в актах могут привести к недоразумениям или даже юридическим последствиям, поэтому важно научиться распознавать и устранять их заблаговременно.
Одной из распространенных ошибок является неправильное использование юридических терминов или терминов, имеющих специфический юридический смысл. Например, некорректное употребление термина «заявление» вместо «обращение» может привести к недоразумениям в интерпретации смысла документа.
Еще одним частым недостатком является неполнота информации или несоответствие требованиям, установленным для данного вида документа. Например, пропуск важных деталей в тексте или отсутствие ссылок на необходимые нормативные акты могут сделать документ недействительным или неполностью исполнимым.
Для предотвращения подобных ошибок рекомендуется применять проверенные методы контроля качества документации, такие как использование чек-листов для проверки правильности заполнения каждого раздела. Также полезно предусмотреть обязательное двойное согласование текста документа с юридическими специалистами перед его утверждением.
Важным аспектом является также постоянное обновление знаний сотрудников о требованиях к оформлению документов и изменениях в законодательстве. Организация регулярных тренингов и семинаров по правовым вопросам помогает повысить квалификацию персонала и уменьшить вероятность возникновения ошибок в документообороте.
Цифровое оформление актов
Современная документооборотная практика требует не только точности и своевременности, но и использования современных технологий для упрощения процессов утверждения и внесения изменений в организационно-распорядительные документы.
Одним из ключевых направлений в этой сфере является цифровое оформление актов. Это подход, основанный на применении электронной подписи и электронных документов для формализации и утверждения документооборота. Введение цифрового оформления позволяет значительно сократить время на подписание и согласование документов, уменьшить вероятность ошибок в процессе передачи и обработки информации.
Основные преимущества цифрового оформления актов включают не только повышение оперативности документооборота, но и улучшение его безопасности. За счет использования современных криптографических методов и алгоритмов электронная подпись обеспечивает защиту от подделок и несанкционированного доступа к документам, что является критически важным аспектом в корпоративной среде.
Важным элементом успешной реализации цифрового оформления актов является соответствие утвержденным нормативным требованиям и законодательству, что обеспечивает правовую значимость и обратимость электронных документов. Таким образом, организации могут не только оптимизировать процессы, но и уверенно применять цифровые технологии в повседневной деятельности.
Цифровизация процесса утверждения документов: современные требования и практическое внедрение
Современные организации не могут игнорировать влияние цифровизации на управление документооборотом. Процесс утверждения документов, включая официальные акты, такие как указы и решения, требует интеграции с современными цифровыми технологиями для обеспечения эффективности и юридической обоснованности.
В современных условиях ключевым аспектом является внедрение электронной подписи, которая не только обеспечивает правовую значимость документа, но и упрощает его обработку и передачу в рамках организационных процессов. Электронная подпись представляет собой юридически признанный механизм, который существенно снижает время на утверждение и распространение документов.
Технологические требования к системам утверждения включают в себя не только адаптацию к нормативным актам, регулирующим электронные документы, но и обеспечение безопасности и надежности передаваемой информации. Современные решения должны соответствовать высоким стандартам защиты данных и предотвращения несанкционированного доступа.
Интеграция цифровизации процесса утверждения документов требует не только технических возможностей, но и соответствующих изменений в корпоративной культуре и внутренних процедурах. Обучение сотрудников новым технологиям и внедрение стандартов использования электронных подписей являются неотъемлемой частью успешного перехода к цифровому документообороту.