Протокол необходим для документирования работы коллегиальных органов, таких как комиссии, президиумы, профсоюзы. Он составляется на конференциях и совещаниях секретарем, ответственным за точность фиксации информации. Срок его подготовки – 5 дней с момента заседания.
Основная цель протокола – четкое отражение принятых решений, установленных сроков и ответственных лиц. Это необходимо для предотвращения разночтений среди участников и будущих толкований. Протокол закрепляет все важные моменты, облегчая урегулирование конфликтов и обеспечивая исполнение поставленных задач.
Он также служит основанием для контроля за выполнением требований к исполнителям и актуальным состоянием дел в компании.
Кто составляет протоколы?
Протоколы обычно составляются секретарем коллегиальных органов. Однако для качественного оформления иногда требуются специалисты определенного профиля.
Виды протоколов
Протоколы бывают краткими, полными и стенографическими, в зависимости от характера обсуждаемых вопросов.
Выписки из протокола
Из протоколов часто делаются выписки, содержащие основные сведения и важные положения для заинтересованных лиц.
- Протокол урегулирования разногласий к протоколу разногласий 39408
- Протокол согласования договорной цены 43533
- Протокол испытаний 49537
- Протокол разногласий 93237
Процесс составления протокола
Принятые решения и протоколы должны быть оформлены в соответствии с текущими правилами и требованиями законодательства. В документе обязательно должны быть отражены следующие данные:
- Дата, время и место проведения;
- Сведения о всех участниках;
- Результаты голосования по каждому вопросу собрания;
- Информация о лице (лицах), ответственном за подсчет голосов;
- Выбор председателя и секретаря собрания.
Также необходимо указать информацию о лицах, выразивших противоположное мнение и потребовавших включения этой информации в протокол.
Если общество состоит из одного человека, результаты голосования могут отсутствовать в документе, однако должно быть ясно, когда и каким образом было принято решение.
Корректное указание информации о альтернативном подходе в Уставе
Перед принятием решения необходимо выбрать наиболее удобный способ для будущего применения. В большинстве случаев выбирают подписание документа всеми участниками. При таком выборе, помимо подписей председателя и секретаря, добавляются подписи всех участников собрания. В случае отсутствия на собрании некоторых участников, можно выбрать вариант подписания только присутствующими.
Если учредители только планируют создание общества, можно заранее внести в устав информацию о таком подходе, который будет использован при регистрации общества.
Пример такой формулировки может быть следующим: «Принятие решений подтверждается подписями всех участников. Нотариальное заверение не требуется».
Для обществ, созданных одним учредителем, можно внести в устав следующее положение: «Решение учредителя подтверждается его подписью. Нотариальное заверение не требуется».
Если общество уже действует, возможно внести изменения в устав или дополнить его аналогичными формулировками. Для этого необходимо подать заявление формы Р13014 и уплатить государственную пошлину.
Если нет необходимости изменять или дополнять устав, решение о применении альтернативного подхода можно принять на собрании, но следует учитывать, что такое решение должно быть нотариально заверено.