Каждому из нас наверняка хотя бы раз в жизни почтальон клал в почтовый ящик небольшой листок с штрихкодом и фамилией получателя. С этим листком вы шли в ближайшее отделение Почты России, где сотрудники просили заполнить обратную сторону листка, затем проверяли документ, удостоверяющий личность, и выдавали либо письмо, либо посылку, либо другое почтовое отправление, адресованное вам. В данной статье узнаем, что это за листок, как правильно он называется, как выглядит, как его правильно заполнять и зачем он нужен.
Что опускают почтальоны в ваш почтовый ящик
Этот листок называется извещением формы 22, или просто извещением Почты России. Таким образом Почта России уведомляет о том, что на ваше имя поступило отправление, которое нужно получить. Давайте рассмотрим его подробнее.
Подробное описание лицевой части бланка извещения
Как видно, на лицевой стороне извещения содержится много информации. Обычно клиенты почтовых отделений не придают ей особого значения. Однако бланк извещения Почты России содержит почти всю важную информацию об отправителе и самом отправлении. Рассмотрим бланк извещения детально.
Изучаем таинственный штрихкод
Штрихкод в верхней части бланка содержит трек-код отправления. Сам трек-код расположен чуть ниже. С помощью этих номеров сотрудники и программное обеспечение Почты России отслеживают извещения. Ведь этот трек-код присваивается отправлению в самом начале его пути и регистрируется на каждом сортировочном этапе по пути к адресату.
О чем расскажут буквы и цифры
Чуть ниже, под трек- и штрихкодами, находится набор букв и цифр, иногда указанных через дробь. Эта информация нужна сотруднику для быстрого нахождения вашего отправления. Обычно буквы в начале – это код категории отправления:
- у мелких пакетов указывается МР-;
- у посылок PS-;
- у заказных писем и бандеролей ZK-;
- у ценных писем и бандеролей ST-;
- у отправлений с неопределенной категорией (из-за сбоев в программе) NO-.
После букв через тире следует номер. Это внутренний входящий номер отправления. По сути, это порядковый номер посылки, бандероли или письма в конкретном отделении связи. Например, посылка поступила в почтовое отделение 1 июня. Сотрудник взял её для оформления. Программа присвоила ей номер PS-52. Это означает, что данная посылка является пятьдесят второй обработанной посылкой в июне в данном отделении. Этот номер записывают на посылке на видном месте, чтобы потом, когда клиент принесет извещение, увидеть этот номер и быстро найти.
Рядом с внутренним номером отправления через дробь могут быть указаны несколько цифр. Обычно это встречается у посылок и мелких пакетов. Эти цифры обозначают место хранения отправления. В отделениях Почты России установлено много стеллажей, и каждая полка имеет уникальный номер, что позволяет сотрудникам легко находить отправления. Этот номер указывается через дробь с входящим номером в извещениях формы 22. Благодаря этому сотрудник, получив ваше извещение, точно знает, где искать отправление. Поэтому возникают сложности при выдаче отправлений, если вы распечатали извещение самостоятельно на сайте Почты России. Дело в том, что у каждого отделения почты своя база входящих номеров и мест хранения, и эта информация не передается на официальный сайт. Соответственно, распечатанное извещение не содержит данных о номере и месте хранения отправления. Сотрудник вынужден зайти во внутреннюю базу и отсканировать трек-код с извещения, чтобы найти посылку.
Какие могут возникнуть проблемы с информацией в извещении
На бланке извещения Почты России также указываются Ф. И. О. получателя и его адрес. Эти данные вводятся сотрудниками на основании информации с упаковки отправления. Если ваша фамилия, например, Мышкина, а на посылке она будет написана неразборчиво или неправильно, вы можете получить извещение с фамилией, например, Мошкина. Клиенты часто недовольны неправильным написанием своей фамилии, но стоит учитывать, что сотрудники могут ошибиться из-за неразборчивого почерка отправителя или усталости. В любом случае, несмотря на опечатку, вы получите своё отправление, так как сотрудники сверяют фамилию, имя и отчество с данными на адресном ярлыке отправления, и если там ошибок нет, клиенту его выдают.
Ниже в извещении содержится информация о самом отправлении: фактический вес пакета при поступлении в отделение почтовой связи, страна отправления (для международных посылок), сумма объявленной ценности и наложенного платежа (если они имеются), и срок его хранения в данном отделении. Рекомендуется не откладывать визит на почту, так как по истечении указанного срока отправление будет оформлено как неврученное и возвращено с пометкой «истек срок хранения».
В правом углу указывается номер отделения Почты России, откуда пришло извещение, его адрес, телефон и график работы.
На этом заканчивается рассмотрение лицевой стороны бланка. Перевернем его и посмотрим, что находится на оборотной стороне извещения.
Как правильно заполнять извещение Почты России
На оборотной стороне располагаются поля для заполнения паспортных данных получателем. Рекомендуется заполнить все необходимые поля заранее, чтобы сэкономить время на оформление в отделении. Справа внизу указывается дата получения отправления и ставится подпись получателя. В самом низу расписывается сотрудник, который выдал отправление.
После получения отправления, бланк извещения формы 22 остается в отделении и не возвращается клиенту. В отделениях почтовой связи ведется строгий учет всех бланков, их пересчитывают каждый вечер перед закрытием, записывают количество выданных отправлений каждого типа и подшивают. Извещения хранятся в отделении в течение года, а затем отправляются в архив для дальнейшего хранения.
Зачем Почта России забирает извещения?
Зачем сотрудникам нужны бланки извещений с подписями клиентов? Всё просто. Некоторые клиенты получают огромное количество корреспонденции. Бывает, что клиенту трудно отследить каждое отправление, и он может запутаться в том, что уже получил, а что еще нет. В таких случаях он обращается в свое отделение Почты России с просьбой проверить имеющиеся у него трек-коды на предмет получения. Иногда клиент не помнит, когда получил то или иное отправление. Тогда оператор проверяет во внутренней базе его посылки и бандероли, фиксирует даты получения и идет в специальное место в отделении, где хранятся подшивки с бланками извещений Почты России. Там он выбирает нужный период, находит оформленный бланк, с которым клиент приходил, и предоставляет его клиенту как подтверждение того, что отправление было получено ранее. Также вышестоящие органы могут подать запрос в отделения Почты России с требованием выслать им скан-копию извещения на какую-либо посылку или бандероль. Суды тоже запрашивают бланки, чтобы удостовериться, что их письма были получены.
Указывать или не указывать?
В отделениях нередко возникают конфликты между сотрудниками и клиентами из-за того, что клиенты отказываются указывать свои паспортные данные на бланке извещения. Учтите: вы имеете полное право их не указывать, и сотрудники Почты России обязаны выдать отправление. Нет такого закона, который обязывал бы вас заполнять бланки извещений формы 22. Если вы не хотите указывать свои данные, необходимо будет поставить только дату получения и свою подпись.
Теперь вы знаете, как правильно заполнять извещение Почты России и зачем оно нужно. Надеемся, что наша статья ответит на многие вопросы и поможет избежать недоразумений с сотрудниками почтовых отделений. А у вас случались казусы с извещениями?
Как отправить заказное письмо
Отправить заказное письмо можно в любом отделении Почты России. Это несложно, дополнительных бланков заполнять не нужно.
- Обратитесь в операционное окно в отделении почты и приобретите конверт нужного размера. Максимальный размер конверта 229х324 мм, что немного больше листа формата А4.
- На конверте укажите индекс и адрес отправителя и получателя.
- Сообщите оператору о желании отправить заказное письмо, и всё. После оплаты услуги вы получите чек с трек-номером, с помощью которого можно отслеживать движение отправления вплоть до его получения.
Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении
Процесс отправки письменной корреспонденции с уведомлением о вручении аналогичен предыдущему случаю. Единственное отличие в том, что кроме заполнения адресной информации на конверте, вам потребуется дополнительно заполнить бланк «Уведомление о вручении» (форма 119). Этот бланк можно бесплатно получить в отделении почты.
Пример заполнения данной формы приведен на картинке ниже. Для наглядности информация, которую необходимо указать отправителю, выделена красным цветом:
На лицевой стороне формы «Уведомления о вручении» указывайте свои данные (имя, адрес, индекс), так как получателем этого уведомления будете вы, а не адресат вашего письма.
Как отправить ценное письмо с описью вложения
Отправка ценного письма с описью вложения осуществляется так же, как и отправка обычной заказной корреспонденции. Отличие в том, что дополнительно нужно будет заполнить бланк «Опись вложения» (форма 107). Эта форма выдается бесплатно в отделении почты по запросу отправителя. Опись вложения — это дополнительная услуга, которой можно воспользоваться по необходимости.
Чтобы отправить ценное письмо с описью вложения, необходимо указать все данные на конверте и заполнить две формы с описью вложения. Один бланк останется у отправителя, а другой будет передан получателю. На основе этого документа адресат сможет проверить содержимое отправления.
Пример заполнения формы ф.107 можно увидеть на изображении:
При отправке ценной корреспонденции с описью вложения необходимо предоставить конверт оператору в открытом виде. Оператор проверит соответствие содержимого описи.
Заказное письмо: сроки доставки и стоимость
Сроки доставки заказных писем сопоставимы со сроками пересылки других почтовых отправлений, таких как посылки и бандероли. Почта России придерживается контрольных сроков, о которых можно узнать подробнее в статье о пересылке посылок наложенным платежом. Если вы хотите ускорить доставку письменной корреспонденции, отправляйте её 1 классом. Этот способ особенно актуален для отправлений между населенными пунктами, связанными авиасообщением. В пределах одного города или области этот способ не так эффективен.
Стоимость отправки заказного письма зависит от различных факторов: веса, наличия уведомления, описи вложения и других. Подробности можно найти на официальном сайте Почты России.
* Вес простого письма может превышать 20 г, но не должен превышать 100 г. За каждые последующие полные или неполные 20 г взимается дополнительная плата.