Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате: правила и инструкции | Поповкинский сельсовет Дмитриевского района

Апелляционное определение Свердловского областного суда от 23.05.2023 по делу № 33-6419/2023
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) Взыскание задолженности по заработной плате; 2) Взыскание компенсации за несвоевременную выплату заработной платы; 3) Взыскание компенсации морального вреда.
Обстоятельства: Истец указал, что при увольнении с ним не был произведен окончательный расчет.
Решение: 1) Удовлетворено частично; 2) Удовлетворено частично; 3) Удовлетворено.
Процессуальные вопросы: Возмещение расходов на оплату услуг представителя — удовлетворено. Судебная коллегия не видит причин не согласиться с выводами суда, полагая, что надлежащее оформление документов, связанных с работой, и их выдача работнику являются обязанностью работодателя. Работодатель не опроверг доводы истца о том, что при увольнении ему был выдан незаверенный расчетный листок за ноябрь 2020 года, который указывал на наличие задолженности по заработной плате. Недостоверность расчетного листка, представленного истцом, ввиду отсутствия подписей и печати работодателя не была подтверждена ответчиком. Трудовым законодательством порядок заверения расчетных листков не предусмотрен.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Путеводитель по кадровым вопросам. Заработная плата. Ответственность за невыплату заработной платы. Порядок выдачи расчетных листков законодательством не регламентирован, поэтому его можно определить в локальном нормативном акте организации. Согласно мнению Минтруда России, на практике при применении систем оплаты труда, где работникам устанавливаются оклады или месячные тарифные ставки, выдаются расчетные листки с указанием начисленной месячной зарплаты (Письма Минтруда России от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459, от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375).

Научно-практический комментарий к разделу VI Трудового кодекса Российской Федерации (главы 20 — 22) «Оплата и нормирование труда»
(постатейный)
(под ред. Т.Ю. Коршуновой)
(«ИЗиСП», «КОНТРАКТ», 2020) Суды также исходят из того, что установленный работодателем порядок выдачи расчетных листков может предусматривать их выдачу как в бумажном формате, так и в электронном виде, отправляемом на указанный работником адрес электронной почты. В одном из дел о взыскании невыплаченной заработной платы работнице было отказано в иске из-за пропуска срока исковой давности. Истица ошибочно полагала, что срок обращения в суд начинается с момента ее увольнения, тогда как из полученных на руки расчетных листков за весь период работы она узнала о невыплате отдельных сумм заработной платы. В судебном заседании было установлено, что истица могла узнавать о составе своей заработной платы из расчетных листков, которые получала на электронную почту в соответствии с установленным у работодателя порядком, следовательно, она могла обнаружить нарушение своих прав раньше, чем на момент увольнения.

Нормативные акты

«Методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат труда и его оплаты в сельскохозяйственных организациях»
(утв. Минсельхозом РФ 22.10.2008) Работодатель обязан выдавать каждому работнику расчетный листок, содержащий вышеуказанную информацию. Форма такого листка утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа.

Правила оформления и выдачи расчетных листков по зарплате

Расчетный листок представляет собой уведомление о начисленной и подлежащей выплате заработной плате. Законодательно форма этого документа не установлена, и разработкой формы занимается само предприятие. Многие компании используют формы, предлагаемые специализированными программами для бухгалтерского учета, но организации с небольшой численностью иногда вынуждены разрабатывать бланк самостоятельно.

Когда выдается расчетный листок по заработной плате

Расчетный листок должен выдаваться работодателем ежемесячно каждому работнику после начисления и перед выплатой заработной платы. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять сотруднику информацию о видах начислений, их размерах, видах и суммах удержаний, а также о сумме, подлежащей выплате, в письменной форме. Обычно ответственность за выдачу такой информации возлагается на бухгалтерию.

Бланк и содержащаяся в нем информация должны быть представлены так, чтобы было ясно, за что произведены начисления (оклад, премия), какое время оплачено работнику, а какое нет. Должны быть указаны дни простоев, отсутствия на работе по любой причине (отпуск, болезнь, прогулы), какие произведены удержания и какую сумму сотрудник в итоге получит на руки.

Советуем прочитать: Передача показаний приборов учета через ЕРКЦ

Приказ об утверждении формы расчетного листка (образец)

Трудовой кодекс не ограничивает способы уведомления работника о начислениях и удержаниях. Информация может быть передана не только в бумажном, но и в электронном виде. Недавно это подтвердило Министерство труда в письме № 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017. Для использования электронной формы уведомления эта возможность должна быть прописана в локальном акте компании.

Разработать утверждаемый образец формы расчетного листка предприятие должно самостоятельно (или можно скачать образец из открытых источников). Образец обязательно должен включать следующие разделы:

начислено;
удержано;
выплачено;
к выплате (либо задолженность работодателя/работника).

Образец расчетного листка

При необходимости, форму можно дополнить, указав количество отработанных часов при почасовой оплате или сведения о тарифной ставке.

Подоходный налог (НДФЛ)

Сотруднику обязательно должна быть предоставлена информация о сумме удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из заработной платы. Налоговая ставка составляет 13% от облагаемого дохода.

Часто у сотрудников возникают вопросы относительно порядка удержания налога из заработной платы. Непосвященным бывает сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.

Общий облагаемый доход в расчетном листке можно вычислить, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат те суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К часто встречающимся из них относятся:

пособие по беременности и родам;
выходное пособие;
командировочные расходы (кроме суточных свыше 700 руб. в пределах страны и 2500 руб. за рубежом);
материальная помощь (частично).

Вопреки распространенному мнению, налог на доходы удерживается из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемой при увольнении.

Если у вас есть дети в возрасте до 18 лет или до 24 лет, обучающиеся на дневной форме обучения в аккредитованных образовательных учреждениях, вам положен стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, который уменьшит облагаемый налогом доход. На первого и второго ребенка вы получите вычет в размере 1400 рублей, а на третьего и каждого последующего — 3000 рублей.

Для получения вычета работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка и справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).

В заключение напомним о важности разработки простого и понятного порядка информирования работников об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально, чтобы избежать множества вопросов и конфликтных ситуаций.

Что такое расчетный лист и кому его выдавать

Расчетный лист — это документ, содержащий детальную информацию о составляющих заработной платы конкретного работника:

произведенные начисления;
размер удержаний и их основания;
сумма заработной платы к выплате на руки.

Обязательно ли работодателю выдавать расчетные листки по заработной плате, смотрите в отдельной статье.

Расчетный листок на выплату зарплаты сотруднику Скачать бесплатно

Приказ об утверждении формы расчетного листка Скачать бесплатно

Журнал учета выдачи расчетных листков Скачать бесплатно

Памятка для сотрудников: расчетный лист с расшифровкой полей Скачать бесплатно

Работодатель обязан предоставлять такую форму извещения каждому работнику, с которым заключен трудовой договор, включая совместителей и дистанционных сотрудников (ч. 1 ст. 136 ТК). Обязанность по выдаче расчеток по зарплате не распространяется на тех, с кем заключен договор ГПХ.

Необходимо также информировать о размере и составе ежемесячных выплат сотрудников, получающих средний заработок. Например, тех, кого работодатель отправил на учебу с отрывом от производства. Работникам, которые оформлены по ученическому договору, расчетки не выдаются, так как им выплачивается не средний заработок, а стипендия.

Какие сведения должны быть в расчетном листке

Обычно расчетный лист оформляется в виде таблицы, а основные требования касаются содержания. В документе должны быть такие разделы:

1. Общие сведения — название компании, подразделение, ФИО работника и его должность, период, за который отражены начисления, тарифная ставка.

2. Информация о начислениях — сумма оплаты за рабочий период, размер и сумма премии, компенсации, доплаты за вредность и т.д. Для каждой составляющей начислений необходимо указать период (количество дней или часов), за который начислена конкретная сумма.

3. Сведения об удержаниях (если таковые имеются) — алименты, выплаты в ПФР, НДФЛ, удержания по исполнительному листу и т.д. Обязательно указывать сумму и период, за который произведено удержание.

4. Данные о уже выплаченных суммах, таких как авансы, а также окончательная сумма выплаты, то есть, сколько сотрудник получит «на руки».

Как отправить расчетный листок

В Трудовом кодексе нет прямого указания о формате передачи расчетного листка сотруднику. Документ может быть оформлен как в бумажном, так и в электронном виде. Основное условие — согласовать форму документа с представителями профсоюзной организации и закрепить выбор в положении об оплате труда или другом локальном нормативном акте.

Бумажная форма расчетного листа по зарплате — более традиционный вариант, обычно документ выдают вместе с зарплатой. Если расчетные листки выдаются в бумажном виде, необходимо вести специальный журнал, где сотрудники подтверждают получение расчетных листков своей подписью. Как вести такой журнал и как его составить, читайте в статье.

Советуем прочитать: Какие работы доступны для несовершеннолетних?

Но все чаще компании выбирают электронный аналог. При использовании электронной версии расчетного листка работодатель обязан соблюсти ряд правил:

обеспечить сохранность персональных данных, содержащихся в документе, чтобы третьи лица не могли получить к ним доступ (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152-ФЗ);
указать порядок предоставления электронных расчетных листков в трудовом договоре или локальном нормативном акте;
получить письменное согласие от каждого сотрудника на получение расчетного листка в электронном формате.

Электронную версию можно оформить в любом общедоступном формате — doc, pdf, xls. Чтобы сотрудники могли ознакомиться с расчетным листком, документ отправляют по электронной почте или выкладывают в специальной программе с предоставлением доступа каждому работнику. Порядок уведомления также следует закрепить в локальном акте.

Расчетный листок по зарплате выдают ежемесячно при окончательном расчете по зарплате. По желанию работодатель может оформлять уведомление при каждой выплате, включая аванс.

Выдача расчетных листков: спорные моменты

ГИТ часто проверяет, выдаёт ли работодатель расчетные листки сотрудникам. Один из самых спорных вопросов — нужна ли подпись сотрудника на расчетном листке. Разберёмся с проблемными моментами в статье.

Содержание:
Как утвердить форму расчетного листка
Что включать в расчетный листок
Как выдавать расчетные листки
Как упорядочить вручение расчетных листков
Какие санкции грозят работодателю, не выдающему расчетные листки
Рассчитать зарплату онлайн

Инспектор проверит, утверждена ли форма этого документа приказом и содержится ли в ней вся необходимая по закону информация. Также проверяющий уточнит, как часто вы выдаёте расчетные листки работникам. И наконец, один из самых спорных вопросов — нужна ли подпись сотрудника на расчетном листке и можно ли заменить бумажные листки электронными.

Пример. Приказ об утверждении формы расчетного листка

Пример. Расчетный листок

К иным начисленным суммам относятся проценты за задержку заработной платы, отпускные, компенсация отпуска при увольнении, пособия по уходу за ребенком, больничные пособия, оплата питания, оплата проезда в соответствии с локальными актами и т.д. В числе удержанных сумм отражаются НДФЛ, алименты, выплаты по исполнительным листам, авансы за командировки и прочее.

Если в расчетном листке не указать информацию, требуемую статьей 136 Трудового кодекса, ГИТ может выдать работодателю предписание или оштрафовать его. К примеру, если в расчетном листке содержится только общая сумма к выплате и удержания, это будет считаться нарушением (апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015).

Способы выдачи расчетных листков

Закон не определяет, каким образом работодателю подтвердить, что сотрудник получил расчетный листок. Поэтому организация решает это самостоятельно (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015). Способы выдачи расчетных листков можно разделить на две категории: когда листки вручают под подпись и когда подпись не получают.

Расчетные листки вручаются работникам под подпись. Это означает, что выдачу расчетных листков фиксируют документально. Например, работодатель может:

предусмотреть в форме листка отрывную часть (корешок), где работники расписываются при его получении;
разработать журнал выдачи расчетных листков, в котором работники ставят подпись при их получении;
внести отдельный столбец в платежную (форма № Т-53) или расчетно-платежную (форма № Т-49) ведомость, либо в самостоятельно разработанную форму, где работники будут расписываться при получении листка.

Если подпись работника на расчетном листке не получают, документальный учет выдачи расчетных листков не ведется. Например, работодатель может:

сообщить работникам, где и как можно получить расчетные листки, и сотрудники будут приходить за ними при необходимости;
отправлять расчетные листки по электронной почте;
размещать листки на электронном ресурсе, например, в личном кабинете на корпоративном сайте;
уведомлять работников СМС-сообщением о возможности получения расчетного листка в электронном виде по ссылке и т. д.

Способы первой категории однозначно подтверждают, что работодатель выполнил требования закона, но их использование может быть неудобным, так как вручать расчетные листки всем работникам под подпись довольно трудоемко. Закон прямо не запрещает применять способы второй категории, однако это более рискованно. Минтруд России подтвердил право работодателя направлять сотрудникам расчетные листки в электронной форме (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560). Однако реакция конкретного инспектора может быть непредсказуемой. Судебная практика по применению таких способов не обширна, но есть отдельные решения в пользу работодателей. Например, в одном деле суд признал законным порядок, при котором расчетные листы хранились в бухгалтерии и выдавались по запросу работников (решение Пугачевского районного суда от 22 июня 2015 г. по делу № 2-585(1)/2015).

Советуем прочитать: Оформление и оплата больничных: новые правила и пошаговая инструкция

Организация выдачи расчетных листков

Установите на локальном уровне порядок выдачи расчетных листков. Этот порядок включает способ и периодичность их выдачи работникам, а также назначение ответственных лиц. Эту информацию нужно закрепить в локальном акте, например, в правилах внутреннего трудового распорядка или в приказе (образец ниже).

Пример. Приказ о порядке выдачи расчетных листков работникам

Сотрудникам можно выдавать один расчетный листок при окончательном расчете за месяц (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). НДФЛ с заработной платы за месяц нельзя исчислить до его окончания. Поэтому из первой части зарплаты налог не удерживается (п. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 21 июня 2016 г. № 03-04-06/36092). Следовательно, при выплате первой части зарплаты в расчетном листке нельзя указать всю необходимую информацию, в частности, размер и основания удержания НДФЛ.

Желательно уведомлять работников о составе заработной платы в день её получения. Это позволит снизить вероятность обращений сотрудников в ГИТ с жалобами на нарушение сроков выдачи расчетных листков. Ответственным за выдачу расчетных листков чаще всего назначают бухгалтера, но эту задачу могут выполнять и сотрудники кадровых служб или непосредственные руководители.

Что грозит работодателю, который не выдает расчетные листки

Если работодатель не выдает сотрудникам расчетные листки, ГИТ может привлечь его к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При первом нарушении должностному лицу грозит штраф от 1000 до 5000 рублей, а организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

Судебная практика подтверждает, что работодатель может быть привлечен к ответственности за невыдачу расчетных листков или за их несвоевременную выдачу (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 6 октября 2016 г. по делу № 33-25964/2016). Также нарушение имеет место, если работодатель не утвердил форму расчетного листка или не включил в неё все необходимые сведения (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 27 сентября 2016 г. по делу № 33-3846/2016).

Если работодатель не выдавал расчетные листки, суд по заявлению сотрудника может взыскать с компании компенсацию морального вреда. Сумма компенсации на практике может составлять несколько тысяч рублей (ст. 237 ТК РФ, решение Центрального районного суда города Омска от 14 июля 2016 г. по делу № 2-4030/2016).

Треть работодателей уже интересуют навыки бухгалтера в Excel

Пройдите тест, чтобы узнать, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.

Извлечение

из письма Минтруда России от 16.07.2019 № 14-2/ООГ-5284

В Кодексе прямо не указана необходимость выдавать расчетные листки под роспись. Однако, чтобы избежать спорных ситуаций и возможного привлечения к административной ответственности, работодателю нужно будет подтвердить выдачу расчетных листков, поэтому полагаем, что можно выдавать расчетные листки под роспись.

В случае, если в день расторжения трудового договора работник не работал, работодатель может заранее уведомить его о составе заработной платы или при выдаче трудовой книжки.

Таким образом, работодателю необходимо иметь подтверждение того, что работники получали расчетные листки. Для этого можно использовать следующие способы:

• Выдавать расчетные листки под роспись в специальном журнале (например, журнал учета выдачи расчетных листков), который работодатель может вести в свободной форме (пример 2).

• В журнале указываются фамилия, имя и отчество работника, сведения о должности и подразделении, где он трудится, и графы для подписей и дат получения расчетных листков.

• Предусмотреть в расчетно-платежной или платежной ведомости специальную графу для подписи работников о получении расчетного листка.

Для этого нужно внести в унифицированные формы № Т-51 или № Т-49 отдельную графу, например, «Расчетный листок получен, дата, подпись работника».

Напоминаем, что в унифицированные формы можно вносить изменения (например, добавлять графы и строки), которые должны быть утверждены приказом или распоряжением руководителя организации или уполномоченного лица.

Этот метод применяется исключительно в случаях, когда зарплата выплачивается наличными через кассу, поскольку указанные формы ведомостей предназначены для наличных расчетов с сотрудниками. В случае безналичной выплаты заработной платы на банковские карты работников, данные платежные ведомости не используются.

[1] Письмо Минтруда России от 31.05.2018 № 14-1/ООГ-4574; письмо Роструда от 23.07.2018 № ПГ/23734-6-1.

[3] Утверждено Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

[4] Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20.

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 11, 2020.