Сборник наиболее важных материалов по теме Ограничение на хранение копий документов в личных делах (нормативно-правовые акты, образцы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Личное дело сотрудника:
- Образец акта приема передачи личного дела муниципального служащего
- Акт приема-передачи личного дела госслужащего
- Внутренняя опись личного дела
- Дополнение к личному листку учета кадров
- Журнал учета личных дел
- Показать все
- Личное дело сотрудника:
- Образец акта приема передачи личного дела муниципального служащего
- Акт приема-передачи личного дела госслужащего
- Внутренняя опись личного дела
- Дополнение к личному листку учета кадров
- Журнал учета личных дел
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персональными данными в личном деле сотрудника?
(«Практическая бухгалтерия», 2023, № 9) Почему работодатель не может хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и других документов с персональными данными?
Нормативные акты
«Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации» от 08.01.1997 г. N 1-ФЗ
(ред. от 24.06.2023)
(с изменениями и дополнениями, вступающими в силу с 11.12.2023 г.) 4. Для получения юридической помощи осужденные имеют право на свидания с адвокатами и другими лицами, предоставляющими юридическую помощь, нотариусами без ограничений по времени до четырех часов. Свидания с адвокатами или указанными лицами предоставляются наедине, без возможности прослушивания третьими лицами и без использования технических средств наблюдения. Адвокатам и указанным лицам запрещено вносить в исправительное учреждение технические средства связи, а также устройства для кино-, аудио- и видеозаписи. Они могут пронести в учреждение только копировальную технику и фотоаппаратуру для копирования материалов личного дела осужденного, и использовать их только в отдельном помещении, определенном администрацией учреждения. В случае попытки ввоза осужденным запрещенных предметов или продуктов питания свидание немедленно прекращается. Нотариусы имеют право вносить в учреждение предметы и документы, необходимые для удостоверения доверенностей, включая технические устройства для печати и копирования документов, и использовать их в отдельном помещении, определенном администрацией учреждения.
Правовые ресурсы
- Актуальные документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты законов и законодательная работа
- Другие обзоры
- Календари
- Образцы документов
- Полезные советы
Роскомнадзор вынес предписание организации, указав на избыточность хранения копий личных документов сотрудников при обработке их персональных данных.
По нашему мнению, сохранение копий паспорта и прочих документов с персональными данными в личных делах сотрудников не нарушает закон, если работодатель соблюдает следующие условия:
- Получено согласие сотрудника на обработку его персональных данных, указанных в копиях документов, для целей, не требующих согласия субъекта персональных данных на их обработку в соответствии с законом.
- Заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов сотрудников, не противоречащие законодательству.
- Объем персональных данных в копиях документов не превышает необходимого для достижения заявленных целей обработки.
Несоблюдение этих условий (например, хранение копий личных документов без законной необходимости) может противоречить законодательству.
Согласно статье 86 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право обрабатывать персональные данные работника лишь в целях соблюдения законодательства, обеспечения безопасности и других целей, указанных в законодательных актах.
В заключение, для законного хранения копий паспорта и других документов с персональными данными работника работодатель должен соблюдать установленные требования законодательства, чтобы избежать возможных претензий контролирующих органов.
Ответ был подготовлен экспертом службы Правового консалтинга компании ГАРАНТ, Павлом Ерином.
Ответ успешно прошел проверку качества контроля.
Материал составлен на основе индивидуальной письменной консультации, предоставленной в рамках услуги Правового консалтинга.
Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
04.08.2023 — На основании чего работодатель не может хранить копии паспорта, ИНН, военного билета и других документов, содержащих личную информацию и персональные данные?
Хотя законодательством прямо не запрещено хранение работодателем копий документов сотрудника, это может быть сделано только при наличии конкретной законной цели.
Важно отметить, что даже с согласия сотрудника хранение копий документов не допускается без соответствующей законной цели.
Необходимо иметь в виду, что действия по копированию и хранению копий указанных документов подпадают под определение «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона № 152‑ФЗ).
Таким образом, наличие у работодателя копий документов сотрудников не нарушает закон № 152‑ФЗ, если соблюдаются требования законодательства к сбору и хранению персональных данных сотрудников.
Согласно общему правилу, обработка персональных данных возможна только с согласия субъекта данных, за исключением случаев, установленных федеральным законом (ч. 1 ст. 9 Закона № 152‑ФЗ).
Например, для обработки особых категорий персональных данных требуется письменное согласие, включая данные о расовой или национальной принадлежности, политических убеждениях, религиозных убеждениях и других аспектах (ч. 4 ст. 9 Закона № 152‑ФЗ).
Подчеркнем, что согласие может быть дано в различных формах, включая устное согласие, аудиозапись или включение соответствующего пункта в договоре или анкете, при условии соблюдения требований к содержанию письменного согласия (см. разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012 (rkn.gov.ru/news/rsoc/news17877/)).
Исключения, когда оператор может обрабатывать персональные данные без согласия субъекта данных, определены в п. 2–11 ч. 1 ст. 6 Закона № 152‑ФЗ. Например, это может быть необходимо для выполнения законных обязательств, возложенных на оператора (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152‑ФЗ).
Также хранение информации о заявлениях сотрудников на налоговый вычет и получение денежных средств соответствует требованиям налогового и бухгалтерского законодательства.
Пункт 8 статьи 1.23 Налогового кодекса Российской Федерации требует от налогоплательщиков сохранять данные бухгалтерского и налогового учета, а также другие необходимые документы в течение пяти лет для исчисления и уплаты налогов. Эти документы включают в себя подтверждения доходов, расходов и уплаты (удержания) налогов.
Согласно частям 1 и 2 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, бухгалтерская (финансовая) отчетность, а также аудиторские заключения должны храниться экономическим субъектом в установленные сроки, но не менее пяти лет после отчетного периода в соответствии с правилами государственного архивного дела.
Следовательно, организация обязана обеспечить хранение указанных документов в пределах установленных сроков без необходимости получения согласия работников. Важным условием для хранения копий документов работников является соответствие согласия работника или одного из обстоятельств, предусмотренных пунктами 2–11 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ.
Однако выполнение этого условия само по себе не достаточно. Закон № 152-ФЗ устанавливает принципы обработки персональных данных, требующие от организации формулировки конкретных, заранее определенных и законных целей такой обработки.
Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям. При этом данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям (части 2 и 5 статьи 5 Закона № 152-ФЗ). Если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия работника, такое согласие должно содержать информацию о целях обработки персональных данных (там же). Статья 86 Трудового кодекса Российской Федерации предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях соблюдения законодательства, поддержки работников в трудоустройстве, получения образования и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности и контроля за качеством работы и сохранностью имущества.
Таким образом, отсутствие формулировки цели хранения копий документов работников или избыточное хранение данных, необходимых для достижения заявленных целей, исключает законность такой обработки персональных данных.
Не упустите возможность получить подарки при подписке на электронный журнал! Подпишитесь на «Практическую бухгалтерию» со скидкой 25%. Вас ждут подарки: 3 месяца доступа к журналу + 3 месяца доступа к «Алгоритмам для бухгалтера» + доступ к сайту Buhgod.ru. Подписаться на журнал
Некоторые судебные решения признали незаконным хранение копий документов работников, таких как паспортные данные, военный билет, свидетельство о рождении, свидетельство о браке и другие, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 № А53-12557/2013, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № Ф08-480/14 по делу № А53-10287/2013).
Хранение копий документов сотрудников и защита персональных данных
В организациях ведется ведение личных дел сотрудников, включающее сбор копий документов при приеме на работу. Но соответствует ли это законодательству о защите персональных данных? Рассмотрим, как необходимо обращаться с документами и личной информацией сотрудников, чтобы избежать административной ответственности со стороны Роскомнадзора.
О ведении личных дел
Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование существует для органов исполнительной власти. В компаниях, которые не подпадают под такие акты, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по собственной инициативе. В этом случае они самостоятельно составляют перечень документов, которые должны быть включены в личное дело. Важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.
Итак, по той или иной причине в компании принято решение формировать личные дела работников. Сначала нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В документе следует отразить все нормы оформления личных дел и состав документов.
Главное правило: не следует собирать лишнюю информацию о сотруднике — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.
Защита личных сведений
О работнике можно собирать только ту информацию, которая отвечает определенным целям обработки персональных данных. В противном случае организация может быть оштрафована по статье 13.11 КоАП на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Должностное лицо может получить штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а гражданин — в сумме 1-3 тыс. рублей.
Как же правильно поступать с документами сотрудника? Обратимся к статье 65 Трудового кодекса. В ней указано, что документы предъявляются физическим лицом при приеме на работу. Иными словами, документы должны быть представлены работодателю, после чего возвращаются сотруднику. В ТК РФ не говорится о том, что работодатель вправе снимать с них копии.
Таким образом, без согласия работника кадровый специалист может лишь взять документы сотрудника и внести информацию из них в его личную карточку Т-2.
На практике работодатели часто собирают различную информацию о своих сотрудниках и хранят копии их дипломов, СНИЛС, паспортов. Однако все эти документы содержат персональные данные работников, которые защищены законом. Собирать личную информацию можно только в случае соответствия законной цели, которая должна быть вполне конкретной. Например, нельзя хранить персональные данные сотрудника на случай запроса прокуратуры или Службы судебных приставов. Пока такого запроса нет, эта информация работодателю не нужна. Соответственно, если он заранее ее собрал и хранит, тем самым нарушает закон о защите персональных данных.
Важно! Обработка персональных данных гражданина допустима, если это необходимо для исполнения договора, стороной которого он является. Это указано в части 1 статьи 6 закона о персональных данных от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.
Если работник дал согласие
Казалось бы, проблема решается просто — можно взять с работника документ о том, что он разрешает обработку своей информации. Но на самом деле этого недостаточно. Даже если сотрудник согласился, это не значит, что появилась законная конкретная цель для обработки данных.
Важно! Работодатели должны запомнить простое правило: если нет цели, то нет и права хранить копии личных документов сотрудника.
В законе определены принципы защиты персональных данных. Суть заключается в следующем:
- Должны быть установлены конкретные, заранее определенные цели, в соответствии с которыми собираются личные данные человека. Как только эти цели достигнуты, обработка его персональных данных должна прекращаться.
- Нельзя собирать информацию, которая не соответствует указанным целям.
- Обработке подлежат только те сведения, которые соответствуют указанным целям.
- Содержание и объем обрабатываемых данных должны соответствовать цели обработки.
Обязательства по обработке персональных данных содержатся в статье 9 закона. Важно указать цель обработки и список возможных действий с этими данными.
Следовательно, сохранять копии документов о сотрудниках в кадровом делопроизводстве можно только при необходимости для конкретных целей.
Например, личные данные могут собираться для размещения на сайте работодателя (раздел «Наши сотрудники») или для оформления добровольного медицинского страхования. Пример излишней цели — хранение личных данных для возможного запроса от государственных органов.
О копиях паспортов
Копия паспорта содержит не только имя и дату рождения, но и может включать биометрические данные, такие как фотография и особенности внешности человека. Эта информация защищена законом. Следовательно, хранение копий паспортов сотрудников допустимо лишь в случае наличия законных целей и получения на это согласия.
Итоги
Если работодатель планирует вести личные дела сотрудников, просто включение копий документов в них недопустимо. Это требует:
- наличия законного основания (правового акта или внутреннего документа);
- определенной, законной и адекватной цели обработки информации;
- письменного согласия работника на обработку его персональных данных;
- указания цели обработки в согласии.
Эти выводы подтверждаются судебной практикой, в частности, решениями Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013 и ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013.
Избавьтесь от этих документов из личных дел сотрудников до того, как вы получите штраф
Из статьи вы узнаете, какие документы можно хранить в личных делах сотрудников, а какие следует уничтожить немедленно. Закон не регулирует порядок ведения личных дел работников. Эксперт аутсорсинга Главбух Ассистент объясняет, как правильно оформить личное дело.
При передаче личных дел в архив на хранение на срок до 75 лет все копии документов с персональными данными работников должны быть уничтожены.
Как оформить личные дела, чтобы упростить их поиск
Срок хранения личных дел работников, завершенных до 01.01.2003 года, составляет 75 лет, а после этой даты — 50 лет.
Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов компания может установить самостоятельно. Как правило, это отдельная папка, где хранятся документы, связанные с работником. В личные дела не включаются документы, срок хранения которых составляет менее пяти лет, такие как заявления и приказы на годовой оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д. Какие документы следует включить в личное дело работника, смотрите в таблице 1.
Таблица 1. Что
Документы, которые сотрудник предоставляет при приеме на работу 1. Заявление о приеме на работу 2. Трудовой договор 3. Приказ о приеме на работу (если выдан работодателем) 4. Договор о материальной ответственности (для лиц с материальной ответственностью) 5. Личная карточка по унифицированной форме № Т-2 или разработанная форма 6. Анкета работника 7. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны, подписанное работником 8. Согласие на обработку персональных данных Документы, относящиеся к трудовой деятельности работника 1. Дополнительные соглашения к трудовому договору 2. Приказы работодателя, связанные с трудовой деятельностью работника 3. Документы о профессиональных, деловых и личных качествах работника — отзывы, представления, документы о повышении квалификации и другие Документы при увольнении работника 1. Заявление об увольнении 2. Приказ об увольнении работника К каждому документу личного дела составляйте внутреннюю опись, добавляя их в хронологическом порядке.
Необходимость ведения кадрового и бухгалтерского учета может быть передана на аутсорсинг. Специалисты сервиса Главбух Ассистент помогут рассчитать выплаты, оформить необходимые документы и вести налоговый учет. Подберите наиболее выгодный тариф обслуживания для вашей организации.
Документы, требующие согласия работника для хранения
Некоторые документы можно включать в личное дело работника только после получения его согласия на обработку персональных данных (п. 1 и 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Это касается, например, копий личных документов — паспорта, СНИЛС, трудовой книжки, если сотрудник дал письменное согласие на обработку своих персональных данных. См. таблицу 2 для полного списка документов, которые могут быть включены в личное дело работника при его согласии.
Таблица 2. Документы, включаемые в личное дело работника при его согласии
Документы, которые можно включать в личное дело работника только при согласии на обработку его персональных данных 1. Медицинская книжка на бумаге 2. Копии документов об образовании 3. Аттестационные листы и документы о повышении квалификации 4. Справки об отсутствии или наличии судимости 5. Характеристики или рекомендательные письма из образовательных учреждений и предыдущих мест работы Согласие на обработку персональных данных должно храниться в течение трех лет после окончания срока его действия
Не рекомендуется хранить в личном деле работника следующие документы, даже при наличии согласия на их обработку: 1. Копия паспорта 2. Копия СНИЛС 3. Копия свидетельства о присвоении ИНН 4. Копия свидетельства о браке 5. Копия свидетельства о рождении ребенка 6. Копия военного билета Хранение лишних личных документов в личном деле сотрудника может быть расценено проверяющими как нарушение законодательства о персональных данных. Это может повлечь штрафы для компании в размере от 60 тыс. до 100 тыс. рублей, а для её руководителя — от 10 тыс. до 20 тыс. рублей (ч. 1, 1.1 ст. 13.11 КоАП). При повторном нарушении размеры штрафов увеличиваются: до 300 тыс. рублей для компании и до 50 тыс. рублей для руководителя.
Для эффективного ведения кадровых дел и обеспечения порядка в бухгалтерии рекомендуем обратиться к специалистам компании «Главбух Ассистент», специализирующимся на аутсорсинге. Они окажут необходимую поддержку, особенно если у вас нет штатных специалистов или времени самостоятельно вести дела компании. Выберите подходящий тариф для вашего предприятия.
Как правильно оформить личные дела для удобства их поиска
Обложку личного дела сотрудника следует оформить в соответствии с утвержденной формой из приложения № 28 к приказу Минкультуры от 31.03.2015 № 526 или разработать свою собственную. На обложке указать данные, которые помогут быстро найти и идентифицировать сотрудника.
Обложку заполните от руки чернилами. Полное наименование компании укажите в именительном падеже. При наличии сокращенного наименования, укажите его в скобках после полного. При изменении наименования добавьте новое, а старое заключите в скобки.
Укажите дату начала ведения личного дела — дата заключения трудового договора или приказа о приеме на работу. Дату окончания — дату издания приказа об увольнении (ч. 1 ст. 68 ТК). Номер дела возьмите из журнала регистрации личных дел сотрудников. На корешке папки личного дела обозначьте индекс и номер дела.