Инструкция представляет собой документ, который содержит подробные указания, рекомендации или правила, касающиеся выполнения определенных действий, процессов, процедур или задач. Она создается с целью обеспечения ясности, последовательности и эффективности в выполнении конкретных задач или операций.
Инструкции могут применяться в различных сферах и иметь разные цели, включая:
- Производственная область: В данном контексте инструкции могут включать указания по безопасности и охране труда, правила использования оборудования, технологические процессы производства и другие аспекты.
- Медицинская сфера: Руководства по медицине могут содержать рекомендации о методах лечения, применении лекарств, процедурах и методах диагностики.
- Информационная технология: Инструкции по программному обеспечению и компьютерным системам могут включать описание последовательности действий по установке, настройке и использованию программного обеспечения или устройств.
- Образовательная сфера: Учебные руководства могут давать учащимся или обучаемым четкие указания о выполнении учебных заданий или экзаменационных работ.
- Административная и офисная работа: В офисной среде инструкции могут включать процедуры работы с документами, правила оформления отчетов и другие регламенты.
Виды инструкций
Ниже перечислены различные виды инструкций:
- Инструкция по использованию — это описание товара и правил его использования.
- Инструкции по охране труда — это комплекс норм, направленных на обеспечение безопасности и здоровья работников.
- Должностная инструкция — документ, определяющий полномочия и обязанности сотрудника на производстве.
- Инструкция по применению лекарств — официальный документ, содержащий информацию о применении лекарств для безопасного и эффективного лечения.
Нашли ошибку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter
Подписывайтесь на наши социальные сети
Мы публикуем статьи сразу после их выхода. Также информируем об важных изменениях в законодательстве.
Мы регулярно присылаем статьи несколько раз в месяц. При подписке на нашу рассылку, вы автоматически соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности.
Основные виды организационно-распорядительных документов: инструкции
Инструкция — это нормативный правовой документ, который устанавливает правила и регулирует организационные, технические и иные особенности деятельности организации, ее структурных подразделений и сотрудников.
Инструкция как тип документа
Инструкции создаются в соответствии с разными областями и сферами деятельности организации. Однако, в управленческой практике обычно выделяют две категории инструкций: организационные и технические. Вторая категория включает инструкции, которые поясняют правила использования различных устройств. Такие инструкции служат в качестве руководств по эксплуатации или эксплуатационным инструкциям.
Написание инструкции по охране труда организации основывается на межотраслевой или отраслевой инструкции по охране труда, либо на межотраслевых или отраслевых правилах охраны труда.
Эффективность документооборота напрямую зависит от правильности и рациональности его организации, а также от скорости доставки документов к исполнителям, руководителям и заинтересованным лицам.
Инструкции отличаются от правил, положений и регламентов тем, что они устанавливают порядок выполнения конкретных видов работ. В инструкциях выделяются отдельные операции, которые должны быть связаны в рамках одного процесса или нескольких взаимосвязанных процессов. Инструкции используются работниками регулярно и ежедневно, поэтому они должны быть понятными, ясными и четкими, а также кратко изложенными, чтобы исключить возможность различных толкований. Правила и требования, установленные в инструкциях, являются обязательными. Контроль за выполнением инструкций осуществляется руководством структурного подразделения (службы) и руководством организации.
Работники, поступающие на работу, должны подписать ознакомление с инструкциями, так как они устанавливают порядок выполнения работ. Ознакомление проводится каждый раз после переработки или утверждения новых инструкций, заменяющих предыдущие. Кроме того, инструкции, которых может быть множество в организации, должны быть доступны для работников. Для этого они размещаются на сайте организации вместе с другими нормативными документами.
Обычно за разработку инструкций отвечает подразделение или специалисты, ответственные за выполнение определенных видов работы, деятельности или процессов, порядок выполнения которых определяется инструкцией.
Например, служба ДОУ несет ответственность за разработку инструкции по делопроизводству.
В процессе разработки инструкции выделены несколько этапов:
- подготовка проекта инструкции;
- согласование проекта инструкции с заинтересованными подразделениями и лицами;
- проведение экспертизы проекта инструкции заинтересованными организациями или лицами, если необходимо;
- утверждение инструкции руководителем организации;
- ознакомление работников с инструкцией и внедрение ее в деятельность организации.
Текст инструкции можно найти в №4 2013 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера».
Автор В.Ф. Янковая, кандидат исторических наук, доцент, заместитель директора ВНИИДАД.
Гипермаркет профессиональной информации.
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» — ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, ассистентов руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.
В сервисе Кадры представлены шаблоны наиболее востребованных писем с подсказками от профессионалов в области делопроизводства:
Разновидности инструкций, применяемых в бизнесе
Наиболее часто бизнес создает должностные инструкции, инструкции по охране труда и бюджетному учету.
Должностная. С помощью должностной инструкции можно устанавливать ответственность и рабочие обязанности сотрудника: в ней указывается, чем он будет заниматься, какой объем работы ему предстоит сделать и какие задачи он должен выполнить.
Более того, инструкция включает квалификационные требования для определенной должности — образование, опыт работы, наличие специальной подготовки. Например, на должность генерального директора может быть назначен человек с высшим образованием, который отработал на подобной должности не менее пяти лет.
Каждый работодатель, независимо от вида деятельности своего бизнеса, должен иметь подобный документ — будь то производство металлоконструкций или предоставление туристических услуг.
Этот документ посвящен бюджетному учету. Он помогает организовать и вести бухгалтерский учет: собирать и анализировать информацию о расходах и доходах предприятия, его долгах, займах, хозяйственных операциях и состоянии имущества.
Инструкция утверждается на законодательном уровне и применяется в бюджетных организациях и государственных учреждениях.
Основные аспекты работы с персоналом
- Подробная инструкция для ИП: как оформить сотрудника на постоянную работу.
- Правильное оформление и оплата отпуска сотрудника.
- Выбор подходящего типа трудового договора для обеспечения безопасности компании.
- Работа с электронными трудовыми книжками.
- Как осуществить сокращение сотрудника: пошаговая инструкция для работодателя.
Как написать инструкцию
Для составления инструкции обычно используется стандартный шаблон, который утверждается руководителем компании.
На первом листе документа необходимо разместить печать утверждения — специальный штамп, на котором указывают должность ответственного лица и дату подписи, ссылки на документ с распоряжением, его дату и номер. Здесь также указываются необходимые организационные мероприятия и исполнители.
Стандартная инструкция состоит из четырех частей.
Заголовок. Заголовок должен четко отражать основное содержание и назначение документа. Например, «Инструкция по обязанностям менеджера по продажам» или «Инструкция по использованию электрических ранцевых опрыскивателей моделей ОЭ-12, ОЭ-15».
Основные положения. Это первый раздел документа, который содержит информацию о цели, области применения и порядке использования инструкции. Данная информация представлена от лица третьего лица или в безличной форме. Например:
Основной текст. Также в этом разделе указывается основная информация, представленная от лица третьего лица или в безличной форме. Например: «Исполнитель должен предоставить отчет не позднее 25-го числа текущего месяца» или «Для открытия люка необходимо нажать на клавишу, расположенную на ручке люка, и потянуть его к себе».
Приложение. В данном разделе указаны законодательные акты, на основе которых разработана инструкция, а также представлены сертификаты качества продукции и другие необходимые документы.
Важные моменты
- Инструкция — это документ, который помогает понять, кто, что и как должен делать. Ее составляют для сотрудников организаций и потребителей.
- Инструкцию по работе с документами в организации должен утвердить руководитель предприятия или подразделения, для которого она разработана.
Телеграм-канал насчитывает 59 808 подписчиков
Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей
АО «Тинькофф Банк», имеющий лицензию №2673
Пример руководства по делопроизводству в организации
Чем более четко определены процессы работы с документами, тем меньше ошибок допускают сотрудники отдела кадров и делопроизводители. Узнайте, как составить эффективное и удобное в использовании руководство по работе с документацией, учитывая особенности вашей компании и изменения в системе стандартизации.
- Пример инструкции по делопроизводству в организации
- Цель и обязательность инструкции по делопроизводству
- Как правильно составить инструкцию по делопроизводству?
- Какие принципы следует учитывать при разработке инструкции по делопроизводству?
Зачем нужна инструкция по делопроизводству и когда она является обязательной
Инструкция по делопроизводству – это локальный документ, который разрабатывается в соответствии со стандартами России. Она содержит подробные инструкции о технологическом процессе обработки документации, специфичном для каждой организации. Такой подход позволяет учесть особенности документооборота компании и одновременно соблюдать общие правила оформления документов, обеспечивая их эффективный обмен.
Данный внутренний правовой акт не обладает обязательной силой в соответствии с Трудовым Кодексом РФ, поэтому несущественно, как он будет называться — Положением или Инструкцией о делопроизводстве. Его наличие принудительно только для государственных организаций и учреждений, однако компании, которые стремятся унифицировать технологические процессы, также разрабатывают подобные местные акты.
Прочитайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Немедленно обновите инструкцию о делопроизводстве: почему это необходимо и почему нельзя откладывать
Читайте материалы на тему делопроизводства в Системе Кадры:
- Способы закрепления электронного документооборота в инструкции по делопроизводству
- Какие документы необходимо оформить для обновления инструкции по делопроизводству
- Изменения, которые необходимо внести в инструкцию по делопроизводству. Новые требования от Росархива
Основные принципы разработки инструкции по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству в организации является внутренним стандартом, который определяет общие правила, приемы и технологии создания и обработки документов компании. Поэтому, даже если вы решили скачать образец инструкции по делопроизводству из интернета, вам придется адаптировать его к своим условиям и технологическим процессам.
Перед тем, как приступить к созданию документа, пожалуйста, ознакомьтесь с терминами, используемыми в делопроизводстве. Это поможет вам составить юридически грамотный текст. Рекомендуется внимательно изучить документ ГОСТ Р 7.0.8-2013, в котором содержатся все термины и определения, используемые в делопроизводстве.
Ниже приведены основные нормативные акты, которые следует использовать в качестве образцов:
- Росархив: примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года№44
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти, именуемые Методические рекомендации, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 года №199.
Для составления инструкции по делопроизводству вы можете использовать типовые инструкции по делопроизводству, которые используются различными государственными ведомствами.
Методические рекомендации по созданию инструкций по делопроизводству: новый документ
Оформление инструкции по делопроизводству выполняется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Как оформлять кадровые документы в соответствии с новым ГОСТом
- Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству
- Как организовать документооборот в кадровой службе
- Из каких разделов может состоять Инструкция по кадровому делопроизводству
- Какие приложения можно приложить к Инструкции по кадровому делопроизводству
При разработке инструкции по делопроизводству рекомендуется использовать алгоритм, состоящий из шести шагов.
Шаг 1. Необходимо выдать приказ о разработке должностной инструкции. Назначение ответственного разработчика и установление срока исполнения поручения должны быть осуществлены руководителем организации. В большинстве случаев начальник службы делопроизводства является ответственным разработчиком, однако в малой компании задача может быть поручена кадровику или секретарю.
Пример приказа о разработке инструкции по документообороту и делопроизводству
Шаг 2. Необходимо составить список действующих нормативных актов и стандартов, регулирующих делопроизводство и устанавливающих требования к оформлению документов. Познакомьтесь с отобранными материалами. Проанализируйте организационную структуру предприятия, его внутренние и внешние документопотоки, составьте график документооборота.
Следующий шаг: Подготовьте проект инструкции организации в области делопроизводства.
Последующий шаг: Согласуйте проект инструкции с руководителями подразделений и служб, которые участвуют в документообороте организации. Тщательно изучите замечания и исправьте их.
Следующий шаг: Передайте документ на подпись и утверждение руководителю. Издайте приказ об утверждении инструкции.
Пример приказа об утверждении инструкции о делопроизводстве
Следующий шаг: Введите инструкцию в действие, разошлите документ по подразделениям и попросите сотрудников ознакомиться с ним и поставить свою подпись.
Следующий шаг: Введите инструкцию в действие, разошлите документ по подразделениям и попросите сотрудников ознакомиться с ним и поставить свою подпись.